Сфера event-менеджмента настолько обширна и многогранна, что предлагает огромное количество форматов. Это свадьбы и корпоративы, студенческие вечеринки и фуршеты, кинопоказы и выставки, пресс-туры и концерты. Каждое из подобных мероприятий требует структурированной работы, чёткого разделения обязанностей и дисциплины. Но с чего начать, если ты хочешь заниматься организацией мероприятий? Мы расскажем на примере организации вечеринок IN TEAM.
Для начала нужно выделить структуру отделов, работающих над каждым проектом IN TEAM EVENTS:
- Отдел финансовой аналитики и бухгалтерия
- PR-отдел
- Креативная группа
- СММ и Копирайтинг
- Дизайн и оформление
- Отдел закупок и логистики
- Бартендеры
- Фото- и видео- контент-мейкеры
Расскажем про каждый отдел подробнее:
Отдел финансовой аналитики и бухгалтерия:
Любое мероприятие, будь то благотворительный вечер или «Типичная вечеринка с бассейном» требует денежных вложений. Финансовый отдел первые включаются в работу, принимая решение, берёмся мы за проект или нет. Они ведут контроль за расходами, закупками, разрабатывают финансовую модель и курируют иные необходимые подсчеты.
Больше всего мне нравится придумывать финансовую стратегию для компании: как мы будем продавать билеты и по какой цене. Такое планирование хоть и является самой интересной для меня частью процесса, сложнее, чем кажется на первый взгляд.
Эвелина Каушик - финансовый аналитик IN TEAM
Что делают и для чего нужны?
- Поиск средств и оценка рентабельности вложений
- Решение кризисных ситуаций
- Ведение отчётности по каждому мероприятию
- Оценка эффективности инвестиций в отдельный проект
- Распределение заработной платы
PR-отдел
На этапе препродакшена PR-отдел также осуществляет аналитику, но не финансовую, а медийную. Оценивает эффективность и результативность постов в каждой социальной сети IN TEAM, а после делает вывод: какие публикации были наиболее популярными и выигрышными, а какие остались незамеченными. Что повышало охваты, что выводило наши посты в ленту рекомендаций, какие реакции вызывали те или иные публикации. Все это помогает делать наши социальные сети наиболее актуальными и интересными для читателей и потенциальных гостей.
Я учусь на менеджменте и мне хотелось попробовать применить то, чему я учусь в университете на практике, так я попала в команду. Мы многому научились вместе, а работа по поиску спонсоров мне особенно понравилась.
София Соломянюк - PR-manager IN TEAM
Что делают и для чего нужны?
- Оценка целевой аудитории и ее вовлеченности в публикуемый контент
- Составление отчёта по показателям социальных сетей
- Ведение деловой переписки со спонсорами
- Составление предложений по сотрудничеству
- Работа службы поддержки клиентов
- Поиск площадок и пространств для каждого мероприятия
- Ведение переписки с заказчиками и подрядчиками, приглашенными спикерами и диджеями
Креативная группа:
Каждый проект несёт свою ценность ещё и с точки зрения творчества. Отдельное мероприятие несёт особую ценность, требует корректировок по сравнению с проведёнными ранее, и мы стараемся каждый раз смотреть на наши проекты под разными углами, создавать им новый сеттинг и программу. Именно поэтому для каждого мероприятия создается креативная группа, которая продумывает все фишки, активности и конкурсы.
Самое тяжёлое и одновременно интересное - придумать такой проект, чтобы он был востребованным и желанным как для гостей, так и для команды.
Александра Эйрамджанц - креативный продюсер IN TEAM
Что делают и для чего нужны?
- Подготовка брендбука, то есть принципов, ценностей, которые несёт организация
- Разработка концепции мероприятия
- Наполнение мероприятия развлечениями
- Оформление и декор пространства
- Сценарии, продакшн промороликов, тизеров и иного видеоконтента
- Разработка удобного и рабочего контент-плана
СММ и копирайтинг
Статья, которую ты видишь сейчас, посты, которые ты видишь в наших социальных сетях — это результат работы наших СММ-менеджеров. Они каждый день кропотливо пишут понятные, информативные, наполненные публикации. Мы знакомимся с тобой, помогаем понять, кто мы, чем мы интересуемся и что транслируем.
Я работаю в IN TEAM с самого его зарождения, и за все время совместного творчества было большое количество приятных моментов. Любимым моим занятием была стилизация промо-ролика для вечеринки в стиле Барби, и, хотя сама съемка была нелегкой, было круто видеть, как на нашей СММщице Даше раскрывались мои идеи. Должность автора постов радует тем, что я могу поделиться каждой частицей волнующего процесса организации мероприятий. Это даже помогает мне вымещать эмоции!
Юлия Трофимова - автор IN TEAM, ведущий стилист
Ознакомиться с промо-роликом ты можешь здесь!
Что делают и для чего нужны?
- Написание статей для Дзена
- Написание постов для ВКонтакте, Telegram, Instagram*
- Публикация материалов на все ресурсы IN TEAM
Дизайн и оформление
Безусловно, красивый вид социальных сетей, наполненность изображениями и создание общего впечатления от мероприятий это неотъемлемая часть любой PR-кампании по привлечению гостей на мероприятие. Этим занимаются наши дизайнеры, путём разработки цветовой гаммы, выбора шрифтов, атрибутов, смайликов и прочего прочего, за что будет цепляться твой взгляд.
Заниматься дизайном - это как из огромного количества музыки выбирать то, что отражает тебя в определённый момент. Иногда это рандомный мешап, иногда песня, кидающая в романтический вечер, иногда известный только тебе исполнитель, но главное, что каждый сможет, по итогу, прочувствовать и услышать что-то своё.
Катерина Бочанова - ведущий дизайнер-оформитель IN TEAM
Что делают и для чего нужны?
- Подготовка гайдлайна (использование корпоративных цветов, шрифтов, смайликов)
- Создание сопутствующего публикациям визуального контента
- Общение с СММ-менеджерами и копирайтерами для создания наиболее подходящего контента по тематике публикации
- Разработка и дизайн печатной продукции (постеры, игровая валюта, барные карты)
Отдел закупок и логистики
Конечно, на каждое мероприятие требуется огромное количество закупок, мониторинг цен, оформление доставок и личное посещение супермаркетов и оптовых рынков. В ходе работы создается отдельная группа занимающаяся подсчетами необходимых товаров на закупку, решающая вопросы по доставке всего необходимого на площадку.
Это крайне сложный процесс. Ты около двенадцати часов сидишь перед экраном и сравниваешь цены во всех магазинах Москвы, оформляешь доставки, а день в день тебе звонит служба доставки и говорит, что у них на складе нет, допустим, мяты. Ты резко бежишь в ближайший магазин и буквально в руках везешь мяту, чтобы бартендеры могли порадовать гостей заявленными в барной карте напитками
Ксения Саушкина - руководитель PR-отдела и отдела закупок
Что делают и для чего нужны?
- Составление сравнительной таблицы цен на отдельные позиции в меню
- Оценка преполагаемых продаж
- Подсчет себестоимости бара
- Оформление и прием доставок на площадку
- Личные посещения супермаркетов и оптовых рынков
- Связь с оптовыми поставщиками
Бартендеры
И вот, когда весь предпродакшн окончен, ты приходишь на вечеринку, а тем временем на сцену выходят бармены. Работа с шейкером и порой, казалось бы, несочетающимися ингредиентами - настоящее искусство. Красивая подача, быстрота исполнения и эстетика. На плечах барменов лежит нелегкая задача задать ритм, настроение всей вечеринки. Именно от качественного бара при соотношении цена-качество зависит большинство отзывов и впечатлений гостей.
Самое интересное в работе бармена на мой взгляд - взаимодействие с гостями. Столько интересных, веселых, иногда грустных историй не услышать ни на одной другой работе. И конечно, приправлять беседу вкусным коктейлем** - всегда приятно. Самое сложное - это конечно, соблюдать спокойствие в любой ситуации. Будь то множество заказов, или отсутствие чего-либо под рукой. Однако, навыки, вырабатываемые в такой работе, однозначно, помогают как в повседневной жизни, так и в будущих профессиях.
Максим Шин - бартендер IN TEAM
Фото- и видео- контент-мейкеры
Эти люди создают воспоминания. Они ведут и внутреннюю хронику, то есть собирают материалы для команды, ведут съемку промо-роликов, и создают прекрасные видео и фото-отчеты проектов. Это съёмка на плёнку, съёмка на цифровые фотоаппараты, запись видео всех самых весёлых и интересных моментов, а затем быстрый отбор материала и качественный монтаж и ретушь.
Самое интересное - ловить моменты с яркими эмоциями людей. Мне очень важно увидеть чувства настоящими, поймать кадр с искренними улыбками, где не будет фальши и неестественно-идеального позирования. Самое сложное, наверное, заключается уже в постпродакшене. Иногда я могу сидеть за обработкой фотографий днями, за что потом расплачиваюсь болью в спине и упавшим зрением. Но в этом тоже есть своё отдельное и немного мазохистское удовольствие.
Екатерина Ландау - ведущий фотограф IN TEAM
Я видеограф в интиме, и я обожаю свою работу. Очень смешно, когда люди позируют и застывают, думая, что это фото. Хочется сказать всем интимовским друзьям, чтобы не стеснялись, поскольку в итоговый клип пойдут только лучшие моменты вечера. Также также кажется, что я даже подкачалась благодаря тасканию камеры и штатива. Кстати, в переулке ночью штатив отпугивает лучше любого перцового баллончика. А, после начала работы в интиме на моем столе появились 2 вентилятора, чтобы во время работы над клипом компьютер не перегревался.
Юлия Корищенко - видеограф IN TEAM/
Наша команда это объединение талантливых, активных, креативных людей, готовых работать IN TEAM.
see you, in team
Автор: Руководитель PR-отдела IN TEAM - Ксения Саушкина
Дизайнер-оформитель - Александра Эйрамджанц
*Meta признана экстремисткой организацией и запрещена в РФ
** Алкоголь вредит твоему здоровью!
