В процессе обучения автоматизации HR-процессов поднимается тема электронного документооборота. Соответствующая статья два года назад внесена в Трудовой кодекс РФ. А значит, все бумажные документы (личные дела сотрудников, договора, дополнительные соглашения и т.д.) могут храниться в цифровом виде.
Каковы преимущества этого решения для системы автоматизации HR? Если компания большая (более 100 человек в штате), а персонал частично или полностью переведен на удаленную работу, можно решить массу мелких, но энергозатратных, а порой и дорогостоящих проблем. Внедрение дополнительного модуля и личного кадрового кабинета сотрудника значительно ускоряет документооборот, сильно экономит ресурсы и время.
Личный кабинет и его преимущества для сотрудников и работодателя
Программы автоматизации HR с личным кадровым кабинетом сотрудника эффективны, так как:
- Сервисом можно пользоваться, находясь в любой точке мира. Корпоративный компьютер для этого не нужен, подойдет любой гаджет: ноутбук, планшет, смартфон.
- Каждый работник может самостоятельно урегулировать ситуации, которые раньше приходилось согласовывать с отделом кадров. Оформить командировку или подать заявление на отпуск можно в несколько кликов. Теперь не нужно отправлять бумаги по почте или курьером, самостоятельно ехать в офис. Экономия рабочего времени значительная — порядка 30%.
- HR отдел может больше времени уделить глобальным задачам, а не отвлекаться по мелочам. Информация от рядовых сотрудников в отдел кадров передается автоматически, участие эйчара в этом процессе не предусмотрено.
- Документы защищены от форс-мажоров. Бумага может намокнуть, сгореть, потеряться, а электронный файл доступен всегда, независимо от того, в какой точке мира находится сотрудник.
- Расходы на канцтовары уменьшаются в два-три раза. Бумага, ручки, чернила больше не нужны в таком количестве, как раньше.
Выгода средств и времени от этой программы автоматизации HR-процессов очевидна.
Что представляет собой личный кадровый кабинет сотрудника?
Программное обеспечение для автоматизации HR-процессов компании позволяет осуществлять документооборот внутри компании без участия HR-менеджера.
В личном кабинете можно:
- получить любую необходимую справку, например, больничный или расчетный лист;
- сверить остаток дней отпуска, подать заявление на следующий;
- найти контакты любого коллеги, узнать список его подчиненных и руководителей;
- ознакомиться с картой офиса, посмотреть, где базируется то или иное подразделение;
- подать заявку на налоговый вычет, компенсацию, проверить льготы;
- оформить выплаты при отъезде в командировку;
- уточнить личные данные, например, фамилию и номера телефона;
- ознакомиться с графиком корпоративных мероприятий, тренингов, курсов.
Автоматизация HR-процессов предполагает интеграцию личного кабинета с любой системой, действующей в компании. Предложенный модуль — точка доступа, которая аккумулирует всю необходимую информацию.
Настройки, как правило, гибкие. Это означает, что часть функций можно не использовать, а оставить только необходимые для конкретной компании. Чтобы каждый сотрудник мог без проблем пользоваться личным кабинетом, разрабатывается мобильная версия модуля. Таким образом даже человеку, который не находится перед монитором, удобно выполнить нужное действие.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов нацелены на упрощение и систематизацию рутинных задач. Это важно, потому что рядовой сотрудник при повышении диджитал-комфорта чувствует себя счастливее и становится более лояльным к компании. HR-департамент, освобожденный от скучной рутины, может больше времени посвящать интересным задачам, а не стрессовать по любым незначительным вопросам.