Слова «делопроизводство» и »документооборот» уже перестали быть для всех работающих граждан чем-то сложным и непонятным. И даже если профессия не связана с этими понятиями, дело с документами и передачей их друг другу мы имеем всегда.
Кто разрабатывает документы
Основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении Федерального архивного агентства. Оно и координирует всю систему.
Разрабатывают бланки деловых бумаг специалисты из Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. Это агентство более известно как Госстандарт.
Еще одна организация занимается научно-исследовательской работой в сфере ведения документации. Это ВНИИДАД.
Помимо этих организаций, которые разрабатывают документы, специалисты работают и с конкретными законодательными актами:
- № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- ГОСТ 6.10.5-87;
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
- Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.
Помогает и Росархив, разрабатывающий методические рекомендации по составлению инструкций по заполнению тех или иных документов.
Как работает специалист
Специалисты в каждой компании при работе с документами изучают различные виды бумаг. Они подразделяются на:
- входящие, которые приходят на адрес компании;
- исходящие, которые работники организации отправляют;
- внутренние, которые не выходят за пределы фирмы. Обычно это всевозможные приказы по организации.
Помимо распределения бумаг по адресатам в компании, в ответственность работников входят такие обязанности:
- соблюдать требования к бланкам и правила из заполнения и оформления;
- действовать по методике составления основных деловых бумаг компании;
- организация оборота бумаг, их регистрация, обработка, рассмотрение;
- соблюдать ГОСТы при оформлении документации;
- соблюдать разработанные правила хранения бумаг.
И это является обязательными условиями для работников, связанных с документооборотом. Причем они должны быть в курсе последних обновлений и изменений требований к составлению документов. Одновременно с появлением изменений корректировки следует тут же начать применять и при оформлении документации компании.
В статье на сайте также разобрали сложные вопросы документооборота и привели шаблон номенклатуры дел. Переходите и пользуйтесь, это бесплатно.