Оформление служебной записки — один из фактов хозяйственной деятельности компании. Оформляется она обычно при внутренней переписке. Но даже в этом случае от правильности ее составления многое зависит.
Что такое служебная записка
Это документ, который используется для внутренней переписки в компании. Особенно это актуально, если в организации несколько подразделений и контролировать их работу сложно. Секретари и кадровые работники составляют служебные записки, которыми доносят нужную информацию до других отделов.
Такой документ понадобится и для предоставления контролирующим организациям, и для суда. Например, при вынесении выговора за прогулы понадобится служебная записка, в которой указан факт прогула в конкретный день.
Когда составляется записка
Пишут служебки не только руководители отделов, но и обычные сотрудники. Она требуется в основном для оповещении о каком-то событии. Причем не всегда о плохом. Бывает, что нужно донести рациональное предложение до руководства.
Оформлять этот документ можно и в таких случаях:
- если допущены нарушения, ставшие причиной непредвиденных событий;
- не хватает материально-технических ценностей для выполнения проекта;
- кого-то из сотрудников следует направить в командировку;
- если работник явился на работу с опозданием или в состоянии алкогольного опьянения;
- если нужно внести предложение о премировании;
- при необходимости вызвать работника от отпуска.
Это самый скромный список из возможных причин для оформления документа.
Виды служебных записок
Обычно такие документы подразделяются в зависимости от информации, которую они содержат:
- информационные;
- пояснительные;
- объяснительные;
- аналитические.
В статье на сайте найдете много примеров служебных записок для разных ситуаций: прогул подчиненного, отзыв из отпуска, необходимость поощрения, неполадки оборудования и многое другое. Там же сможете скачать образцы в формате ворда. Переходите и пользуйтесь, это бесплатно.
Как оформить служебную записку по ГОСТу
Унифицированного бланка не разработано, поэтому в компании разрабатывают примерный шаблон для написания служебки. И для каждого случая он может быть свой.
Но ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» рекомендует придерживаться определенных правил при оформлении.
В первую очередь, необходимо указать такие реквизиты:
- наименование организации или подразделения;
- лицо, которому направлено обращение;
- название документа;
- сам текст с сообщением;
- дата, подпись и должность автора записки.
Основные правила оформления
Составляют служебную записку на листе формата А4. Если его не хватило, можно продолжить на другом листе. На обороте писать не рекомендуется, но допускается. Если листов несколько, их следует пронумеровать.
Обычно подобные документы состоят из двух частей: описание факта происшествия и просьба, обращение или предложение работника к руководству.
Шапка оформляется привычным для всех официальных документов образом. Указывается, кому и от кого направлено обращение.
Затем указывается название документа: служебная записка, докладная.
Текст чаще всего начинают с фразы «довожу до вашего сведения». Затем описывают проблему и методы решения. Описать все нужно кратно, по существу. Обязательно перечислить даты, время, обстоятельства, свидетелей, если они были. Это поможет быстрее разобраться и принять меры по решению проблемы.
Завершают оформление указанием даты составления и подписи с расшифровкой.
Образец документа может быть такой:
Может пригодиться:
Бывают ли служебки в электронном виде
С введением электронного документооборота стали использоваться и служебки в электронном виде. Это не запрещено. И составляются они точно так же, как и бумажные. Единственным отличием будет отсутствие рукописной подписи составители. Но подписывать их нужно, для этого используются любые цифровые подписи.
Также в специальных программах, которые позволяют автоматически составлять и отправлять служебные записки, нужно разграничивать, к какому виду относится сообщение.
Если специальной программы не установлено, то пользуются корпоративной почтой. В таком случае желательно указывать в теме письма, о чем пойдет речь. В почтовых программах настраивается и уведомление о получении.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, обязан ли работодатель по требованию работника выдать докладную или служебную записку о нарушении трудовой дисциплины. Переходите по ссылке, получайте бесплатный доступ к системе и используйте эту и другие инструкции.
Сколько хранить служебки
Любая документация имеет свой срок хранения. Он установлен в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В соответствии с ним, срок хранения таких бланков составляет от года до 5 лет в архиве организации.
Но записки к приказам по личному составу, о кадровых изменениях, оплате труда, аттестации, повышениях квалификации, отпусках по уходу за ребенком следует хранить 50 лет.
Через год после написания можно избавиться от записок о нарушении правил внутреннего трудового распорядка. Но если срок хранения требуется продлить, издается приказ руководителя организации об изменении срока хранения документа.
