Решил присмотреться к отделу продаж и бухгалтерии. Мне было важно уточнить: как сотрудники взаимодействуют с новыми клиентами, как делают повторные и кросс-продажи, насколько быстро обрабатывают заявки, кто и как выставляет счета. По опыту я уже знаю — здесь может быть определенный затык.
Мой первый начальник меня учил: «Счет клиенту нужно выставлять не позже 15 минут, с момента согласия на покупку». Иначе партнер может застопориться, найти что-то другое или просто передумать. Такое со мной уже случалось не раз.
Вот я и захотел узнать, а как ведут себя здешние продавцы? Придерживаются подобного правила или?..
Решил сначала пару дней понаблюдать за менеджерами. Они звонили сами и принимали входящие, рассказывали о нашей продукции и об условиях покупки. Вроде всё как положено. Но, когда дело доходило до формирования счета — наступал тихий ужас…
Менеджер скидывал это на бухгалтера, а тот на своего коллегу. Приходилось ждать счет часами, иногда днями…Когда скинуть не получалось, пытались сделать всё сами — выходило криво и с ошибками.
«Первичка» достаточно объемная и рутинная работа. Учитывая количество филиалов компании, наши несколько бухгалтеров просто не могли уделять этому вопросу должное количество времени. Поэтому заявки копились в течении двух-трёх дней и только потом главбух приступала к оформлению.
Меня такой подход категорически не устраивал.
Мой первый начальник любил приговаривать: «…нужно чтобы кто-то один отвечал за подготовку счетов к оплате». Он аргументировал это так:
- Есть ответственное за задачу лицо, не нужно бегать по отделам и искать, кто это сделал.
- Он умеет и знает что делать — риск ошибки минимальный.
- Быстро закрывает задачи, выдаёт счёт за 10–15 минут, а это нравится клиентам;
- Разгрузка для менеджеров. Такой специалист заберет часть их задач на себя — они начнут продавать как можно больше.
Скидываешь ему в чате ИНН, название контрагента, сумму и список товаров. А он в «1С» в несколько кликов делает счет и отправляет адресату.
Решить эту проблему мне предстояло быстро. А выходов из ситуации я видел несколько и некоторые отличались от сценария моего бывшего начальника:
- Найти еще одного бухгалтера на первичку, чтобы разгрузить отдел. Плюсы: свой человек, ориентируется и понимает процессы. Минусы: долго искать, дороговато по расходам, много документов нужно для реализации;
- Передать функции по формированию счета на отдел продаж. Плюсы: не надо искать нового сотрудника, дешевле, нужно меньше документов. Минусы: могут отвлекаться от основных задач, будет много криков: “А почему я это должен делать?”;
- Нанять специалиста по документообороту. Плюсы: возьмет на себя все вопросы с документами, свой человек, ЗП ниже, чем у бухгалтера. Минусы: снова искать, платить ЗП, взносы, налоги, делать регламент, меньше функционал, чем у бухгалтера;
- Рубануть с плеча — разогнать бухгалтерию и отдать функции на аутсорс. Плюсы: нет штата, дешевле содержать, выше скорость и экспертиза, просто нанять - заключить договор. Минусы: у аутсорса мы не одни, есть вероятность ошибок, нужно искать надежную компанию, как-то страшно..
Сложный выбор... я склоняюсь ко второму варианту. А какое решение приняли бы вы?
