Холдинг Fplus заменил старую систему документооборота на решение «1С» и за счет этого сократил срок согласования документов с пяти до двух рабочих дней, увеличив объем оформляемых документов более чем в три раза за такое же время. Удалось выполнить уникальную задачу по оптимизации маршрутов согласования документов: вместо 200 маршрутов сделать 28, достаточно обширных и универсальных, чтобы решать все задачи документооборота. Интегратором проекта стала компания «1С?Рарус».
Фото: mayam_studio/Shutterstock/Fotodom
Российский производитель и дистрибьютор компьютерной техники, серверного и сетевого оборудования, программного обеспечения Fplus работает на рынке более 30 лет. Оборот холдинга по итогам 2023 года составил 196 млрд рублей. В структуру холдинга входит сеть магазинов устройств для умного дома «ВсеСмарт».
Слабости старой системы
Раньше в компании использовали другую систему документооборота, в которой было более 200 вариантов маршрутов и процессов согласования документов. Все данные были разрознены. На одного контрагента могло быть заведено 20?30 карточек, например, под каждый порядок взаиморасчетов: рубли, доллары, предоплата, постоплата и т.д. Все это раздувало справочники и мешало работе пользователей.
«Старая система работала медленно и нестабильно, – рассказывает Дмитрий Гаспирович, начальник управления решений «1С» холдинга Fplus. – Карточки документов открывались за 5–10 секунд, карточки заданий – примерно за 3–6 секунд. Система часто выдавала ошибки: «процесс согласования завис», «согласование ушло не на того сотрудника», «у согласующего нет доступа к проекту». Возникали проблемы с синхронизацией контрагентов из Axapta 3.0».
Были поставлены задачи:
Повысить производительность путем замены системы документооборота.Оптимизировать процессы делопроизводства: навести порядок в документах.Упростить согласование документов, сократить трудозатраты сотрудников.Упростить дальнейшее сопровождение и развитие системы.
Для решения обозначенных задач нужно было внедрить новую систему документооборота.
Проверенное решение с проверенным интегратором
Первым этапом внедрения стал отбор решения. Как рассказал Дмитрий Гаспирович, в качестве вариантов рассматривалось несколько систем. В итоге выбрали «1С:Документооборот КОРП». Решение о переходе на «1С» принимали самостоятельно, так как у внутреннего департамента информационных технологий компании был успешный опыт внедрения подобных систем. Интегратором выбрана компания «1С?Рарус», так как холдинг уже работал с ней в части развития решений «1С» собственной розничной сети «ВсеСмарт».
Сформировали совместную команду проекта, в которой со стороны Fplus участвовали руководитель проекта, внутренний заказчик – ИТ?департамент, архитектор, группа экспертной оценки.
Следующими этапами стали: обследование, проектирование, разработка, тестирование, опытно-промышленная эксплуатация.
Компания «1С?Рарус» использовала комплексный подход к реализации проекта и заранее продумала все сценарии дальнейшего развития системы. Например, провела нагрузочное тестирование, чтобы убедиться, что система будет хорошо работать на Linux и Postgre, помогла заказчику сформировать требования к железу, на котором будет работать новая система. Пока Fplus остался на Microsoft, но теперь у него есть запасной вариант мигрировать на Linux, и можно быть уверенными в том, что система будет корректно работать.
Оптимизация документооборота: проще, прозрачнее, быстрее
В процессе внедрения пришлось перестроить порядка 200 маршрутов согласования документов.
Были сделаны сложные интеграции. «1С?Рарус» настроил интеграции «1С:Документооборот КОРП» с системами:
Axapta – учетная система, из которой забирается нормативно-справочная информация.
«1С:Зарплата и управление персоналом». Интеграция с Axapta и «1С» настроена через шину данных Datareon.
Doczilla – AI-система для работы с документами. Это позволило автоматизировать заполнение карточек: подобрать контрагента, договор, указать допуск соглашения, подписантов, условия заключения договора, оплаты и т.д.
DaData – сервис по работе с контрагентами, является источником параметров для автоматического заполнения данных по контрагентам.
В результате проекта удалось решить все поставленные задачи.
Оптимизирован процесс документооборота. Сокращено количество документов до 30 видов. Настроено 28 маршрутов согласования документов, при этом они достаточно обширные и универсальные, чтобы решать все задачи по документообороту.
Упрощена дальнейшая поддержка системы. Переход на новое решение, сокращение количества операций позволили оптимизировать дальнейшее сопровождение системы документооборота.
«Если до внедрения средний срок согласования документа достигал пяти рабочих дней, то теперь он сократился до двух дней, – рассказывает Дмитрий Гаспирович. – Если за 2023 год в прежней системе было согласовано примерно 5 тыс. документов (проходящих согласование), то в новой системе «1С:Документооборот» только за первые пять месяцев использования прошло около 8 тыс. согласованных документов».
Проект показал, что компания «1С?Рарус» умеет работать в сжатые сроки: система запущена в опытную эксплуатацию уже через четыре месяца после старта проекта. За первые пять месяцев эксплуатации в системе зарегистрировано более 27 тыс. различных документов, весь документооборот группы компаний автоматизирован и эффективно интегрирован в общую архитектуру ИТ?систем. Интегратор имеет большой опыт комплексной автоматизации ритейла, в том числе по настройке касс, внедрению документооборота и 1С:ERP.
«Внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в холдинге Fplus стало для нас одним из ключевых и значимых проектов, – дает свою оценку Сергей Король, руководитель проекта компании «1С?Рарус». – Благодаря профессионализму и вовлеченности команды Fplus нам удалось успешно завершить проект в сжатые сроки. Использование современных технологий и возможностей программного продукта «1С:Документооборот КОРП» позволило оптимизировать и значительно повысить эффективность процессов Fplus».
Кратко о проекте:
организационные рамки: 15 юридических лиц
рабочих мест: ~500
видов документов: 30
шаблонов процессов: 30
ролей исполнителей: 10.
Валерия Миронова, Retail.ru
