Вопрос 1: Зачем?
Этот вопрос — ключ к пониманию настоящей цели. Вы уверены, что всё нужно делать именно так, как задумано? Или это просто привычка? Без «зачем» проекты теряют фокус, и команда погружается в бессмысленные действия.
Методика: Используйте подход «5 почему?». Задавайте этот вопрос до тех пор, пока не докопаетесь до сути. Обычно уже к третьему «почему» становится очевидно, что половина задач лишняя или их можно упростить.
Кейс: Руководитель захотел автоматизировать процессы, которые, по его словам, «съедают кучу времени». Начали разбираться и выяснили, что в компании уже есть ПО с подходящим функционалом, но им никто не пользуется, потому что его плохо настроили. Вместо новой программы решили наладить старую. Результат: экономия времени и денег.
Вопрос 2: Кто или что тормозит процесс?
Любой процесс со временем зарастает ненужными шагами, согласованиями и задачами. Проекты превращаются в мыльные пузыри, которые тратят ресурсы, но ничего не создают. Этот вопрос — способ найти слабые звенья и избавиться от них.
Если действие или этап не двигают проект вперёд, их нужно убрать. Если в команде есть те, кто отлынивает, не понимает задачи или просто саботирует процесс, с ними тоже нужно прощаться.
Совет: Проводите аудит процессов регулярно. То, что работало вчера, может быть бесполезным сегодня.
Кейс: Компания столкнулась с ростом расходов. Анализ показал, что подрядчики выполняют задачи, которые дублировали работу штатных сотрудников. Договоры расторгли, перераспределили функции внутри компании и сократили затраты на 15%.
Вопрос 3: Что может пойти не так?
Этот вопрос помогает оценить риски. Задавая его, вы заранее готовитесь к реальным проблемам, а не живёте в иллюзии, что всё пройдёт гладко.
Что учитывать:
- Когда поступят деньги?
- Каковы реальные сроки?
- Сколько заказчик может не принять сразу?
- Какие резервы нужно заложить?
Кейс: При планировании строительного проекта был рассчитан процент условной выручки — сумма, которую заказчик может не принять с первого раза. Это позволило пересмотреть финансовую модель, учесть задержки оплат и скорректировать целевые значения. В итоге компания избежала кассовых разрывов и могла продолжить работу без авралов.
Вопрос 4: Почему это должно быть так?
Почему этапов десять, а не три? Почему сроки такие, как заявлено? Почему бюджет именно этот? Если команда отвечает: «Так принято», у вас есть повод пересмотреть всё.
Ищите простые решения. Прорывы случаются, когда вы задаёте «глупые» вопросы и ломаете устаревшие подходы.
Кейс: В отчётах строительного проекта три месяца подряд фиксировали низкий процент выполнения работ. Разобравшись, выяснили, что график формировался без учёта реальной ситуации на площадке. Добавили обратную связь от команды, объяснили, почему работы не могут быть выполнены в срок, и настроили более гибкий инструмент планирования. Итог: вовлечённость команды увеличилась, прогнозы стали точнее, а сроки сдачи заказчику улучшились.
Вопрос 5: Сколько времени нужно на результат?
Сроки — это не только про время, но и про давление. Если их слишком много, команда расслабляется и теряет фокус. Сжатые сроки мотивируют искать решения, но есть и обратная сторона:
- Проект страдает из-за недоделок.
- Возникают ошибки, которые нужно исправлять за деньги и время.
- Команда выгорает, а ключевые сотрудники уходят.
Используйте инструмент разумно: сокращайте сроки там, где это реально, но не ломайте основу проекта.
Кейс: Доработка отчетов в 1С. ИТ-отдел взялся сделать это в короткие сроки. Программа была запущена вовремя, но работает с ошибками. На текущий момент отчет не отрабатывает полный цикл. Постоянно требуется сверка с Excel и поиск ошибок.
Вопрос 6: Как мы будем измерять прогресс?
Прогресс — это не отчёты и движение ради движения. Это конкретные результаты, которые можно измерить и потрогать.
Метрики:
- Процент завершённых этапов.
- Соблюдение сроков.
- Экономия бюджета.
Кейс: В проекте автоматизации производственной линии использовали визуальные метрики: графики выполнения задач и таблицы с ключевыми этапами. Это дало команде ясность, где они находятся, а руководству — уверенность в контроле.
Вопрос 7: Каждый ли понимает свои задачи?
Понимание задач — основа успешного проекта. Даже после совещания люди часто интерпретируют задания по-своему. Если каждый понимает задачу по-разному, вы получите не команду, а хаос.
Совет:
- Спрашивайте: «Ты точно знаешь, что делать?»
- Объясняйте смысл задачи, а не только её суть. Люди работают лучше, если понимают, зачем они это делают.
Кейс: В строительном проекте после внедрения ежедневного обсуждения задач снизилось количество недоразумений. Все понимали свои роли, что позволило сократить задержки и повысить ответственность сотрудников.
Заключение
Управление начинается с головы: думайте гибко, задавайте вопросы, не бойтесь ломать устаревшие подходы. Ваша задача — упростить сложное, убрать лишнее и дать проекту двигаться к результату, а не топтаться на месте. Всё гениальное действительно просто.
Автор: Вера Питинова