Описание процесса - дело творческое и требует подготовки. На помощь приходят параметры, которые помогают описать процесс со всех сторон: начиная от участников и заканчивая влиянием этого процесса на проект или компанию.
Финансовая модель - математическое описание процессов. Для того, чтобы создать структуру финансовой модели, определить перечень показателей и метрик, а также требований к ним, необходимо понимать и описать каждый процесс, который на них влияет или может влиять (даже, если на первый взгляд процессы или отсутствуют, или плохо развиты).
Для создания структуры описания процесса вполне подойдет и метод 5W. А сейчас посмотрим, по каким параметрам можно описать любой процесс.
Параметр процесса 1. Владелец
У каждого процесса должен быть тот, кто снабжает его ресурсам, управляет им и отвечает за результат. Если у процесса нет владельца, то собственно и самого процесса или нет, или это весьма опасный дрейфующий айсберг. Владелец процесса - тот для кого собираются данные.
Например, если не определен владелец процесса организации сбора фактических данных с площадки и передачи для подготовки отчетности, то страдает качество и количество передаваемых данных, а значит достоверность отчетов падает и снижается уровень контроля за графиком реализации проекта.
Параметр процесса 2. Ответственный или руководитель процесса
Его задача организовать исполнителей, проверить качество представленной информации и отчетов, придать необходимый вид и форму и предоставить владельцу процесса.
Параметр процесса 3. Исполнитель
Если есть владелец, то должен быть и исполнитель (исполнители). Это сотрудники, которые непосредственно выполняют основную работу в рамках процесса.
Иногда исполнитель и ответственный - один и тот же человек. Распределение ролей (параметры 2 - 3) для каждой компании свое, так как зависит от организационной структуры и численности сотрудников.
Распределение ролей при организации процесса необходимо для контроля за исполнением, выявления “узких мест”, создания понятной схемы взаимодействия.
Параметры 1, 2 и 3 по сути формируют матрицу ответственности за результат процесса.
Параметр процесса 4. Что запускает процесс?
Процесс не появляется сам по себе. У него есть то что его запускает: договор, заявка на тендер, кассовый разрыв. Тумблером может быть что угодно.
Для этого параметра указывается:
- наступление какого события инициирует процесс,
- наличие каких ресурсов должно быть обеспечено, чтобы были выполнены определенные процессом действия.
К каждому из этих пунктов есть требования по комплектности, качеству и т.п.
Параметр процесса 5. Что получаем?
Формируется требование к результату процесса: документ, показатель, устанавливается плановое значение и определяются параметры, на основании которых будет принято решение о том, работает ли процесс и насколько хорошо.
Параметр 4 и Параметр 5 - вход и выход процесса.
С примерными схемами разработки процесса вы можете ознакомиться здесь:
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова