Мы не за результат, а за процесс?
Эту фразу часто можно услышать в проектах. Для одних "процесс" — это порядок и структура, для других — бюрократия и пустая трата времени. Но если проектировать или оптимизировать процесс без ориентации на результат, смысла в нем нет.
Как понять, что процесс работает?
Чтобы процесс приносил пользу, его недостаточно описать и запустить. Нужно задать критерии оценки. Без этого невозможно понять, работает ли он так, как нужно, и дает ли ожидаемый результат.
Два ключевых показателя эффективности
Метрики могут отличаться, но всегда можно выделить два главных показателя эффективности.
1. Стабильность
Стабильный процесс дает предсказуемые результаты с нужной точностью. При этом важно, чтобы стабильность сохранялась достаточно долго, чтобы на ее основе можно было принимать решения.
Пример: Выплата зарплаты. Если в компании нет резких скачков в доходах, этот процесс стабилен — он выполняется регулярно и в срок.
Некоторые процессы зависят от внешних факторов, которые сложно контролировать. Но даже их можно описать и задать требования к результатам с учетом рисков.
2. Воспроизводимость
Процесс считается воспроизводимым, если его результаты соответствуют установленным требованиям.
Пример: Производство деталей. Если цель — выпуск 20 деталей с допустимым отклонением 10%, но в отчетные периоды получается 5, 30, 10, процесс не воспроизводим. Его нужно пересмотреть.
При этом стабильность и воспроизводимость не всегда идут вместе.
Пример: Прогноз выручки по договору.
- Стабильность: Учтены риски, и определено, что условная выручка составит 20% от объема сдаваемых работ. Каждый месяц этот показатель соблюдается.
- Воспроизводимость: План сдачи работ составлен с учетом графика производства и уровня выручки. Но на деле сумма работ, которую принимает заказчик, не совпадает с планом.
В таком случае процесс стабильный, но не воспроизводимый.
Управление процессами: что важно?
Процесс нельзя просто описать и пустить на самотек. Им нужно управлять.
Для этого необходимы три ключевых действия:
- Планирование — задание параметров процесса и ожидаемых результатов.
- Контроль — проверка соответствия фактических показателей плану.
- Анализ — учет вариативности и факторов неопределенности.
Бывает, что даже неуправляемый процесс дает результат. Но редко кто задумывается, каких усилий это требует. Когда таких процессов становится слишком много, компания сталкивается с финансовыми, юридическими и репутационными рисками.
Итог
Управление процессами — не формальность, а инструмент, который помогает добиваться предсказуемых и устойчивых результатов. Если процесс не приносит результата, значит, им никто не управляет.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова