Тайм-менеджмент — одна из ключевых компетенций успешного рекрутера. В этой статье мы разберём, как организовать своё рабочее время, избегать распространённых ошибок и повышать эффективность.
Как руководитель, я замечаю, что гордость за переработки чаще свидетельствует о проблемах с планированием, чем о высокой продуктивности. Исключения случаются: поздние переговоры, собеседования или другие внештатные ситуации. Но в целом, если задачи правильно распределены и организованы, переработки становятся ненужными.
Что происходит при плохом планировании?
- Нехватка времени;
- Эмоциональное выгорание;
- Постоянное чувство спешки и усталость.
Почему вы ничего не успеваете
Отсутствие плана
Без четкого расписания день превращается в хаос. Задачи других людей замещают ваши собственные. А интуитивный подход, который многие считают творческим, редко приносит стабильные результаты. Если вы действуете по вдохновению, рискуете затянуть работу над одним поручением и упустить остальные.
Примеры ошибок: постоянное переключение между проектами, игнорирование расписания, зависание на мелочах.
Неправильная приоритизация и прокрастинация
Одна из частых проблем — откладывание важного ради незначительных дел. Например, тратить весь день на поиск резюме, забыв о звонках или собеседованиях.
Реальный пример:
Рекрутер после рабочего дня отчитался, что искал резюме по одной вакансии целый день, но так и не назначил ни одного интервью. Это свидетельствует о том, что:
- Не поставлены временные рамки.
- Нет фокуса на конечный результат.
Вспомните школьные контрольные: ограниченное количество времени, чёткий список вопросов и строгий дедлайн. Именно такие условия заставляют нас действовать эффективно. Ключ к успеху — разумное распределение. Заранее определите: какие вопросы критически важны, сколько вы готовы потратить на каждый из них, где можно сэкономить.
Совет: Составляйте расписание не только на день, но и на неделю, отмечая крупные и мелкие задания. Это поможет избежать потери времени на «переключение» между ними.
Склонность к простому
Работа рекрутера требует не только многозадачности, но и умения справляться с проектами разной сложности. Чаще всего сотрудники предпочитают выполнять быстрые и понятные моменты, откладывая сложные проекты «на потом». Такой подход кажется удобным, но на самом деле приводит к демотивации, накоплению незавершённых дел и выгоранию.
Когда перед нами множество поручений, естественно начинать с тех, которые легче и быстрее выполнить. Мы стремимся «щёлкнуть» несколько простых пунктов, чтобы почувствовать прогресс, а сложные задачи откладываем. Однако возвращение к сложным проектам становится ещё более тяжёлым.
Типичный пример:
- Сотрудник начинает день с лёгких задач, но по мере их выполнения сталкивается с одной сложной.
- Зависает на ней на несколько часов, не получая результата.
- Переключается на другое, чтобы «отдохнуть», и откладывает сложное на конец дня.
Если вы понимаете, что тратите больше двух часов на выполнение одного проекта, это сигнал, что пора переключиться. Например:
- Прекратите текущую задачу, если она не двигается вперёд.
- Возьмитесь за что-то другой, где вы можете достичь результата быстрее.
- Вернитесь к сложному вопросу е в конце дня, освежив взгляд и идеи.
Бывает такое, что просто не находятся кандидаты, не приходят в голову какие-то интересные идеи. Чаще всего такие пагубные привычки, как отсутствие планирования, прокрастинация и отсутствие приоритета приводят к тому, что накапливается огромное количество незавершённых дел.
Последствия:
- Задачи становятся неуправляемыми.
- Вы теряете контроль над своим временем.
- Демотивация и выгорание начинают влиять на качество.
Постоянная спешка
Если вы не планируете время заранее, каждый день превращается в гонку. Осознание, что перед вами 10 дел, без понимания, как их успеть, вызывает стресс. Однако часто достаточно выделить 10–15 минут для планирования, чтобы увидеть, что всё укладывается в разумные сроки.
Чёткое расписание
- Заранее составьте список задач. Распределите их по времени, учитывая их приоритетность.
- Планируйте с запасом, чтобы иметь возможность внести корректировки при необходимости.
- Используйте блокнот, цифровые приложения или календарь для визуализации.
Пример распределения:
9.00 - 9.30 Составить и разместить продающую публикацию вакансии, которая только что поступила в работу, на работных сайтах и профессиональных сообществах
9.30-9.45 Направить резюме и комментарий заказчику по двум успешным кандидатам на вакансию, по которой уже ведется работа.
9.45-10.00 Позвонить претендентам для получения окончательного решения и окончательного согласования предложения по трудоустройству по вакансии, которая движется к закрытию.
10.00-10.15 Позвонить в компанию клиента и согласовать ближайшие даты и время собеседований с каждым подходящим человеком.
10.30-10.45 Позвонить в компанию заказчика и утвердить одного из ранее представленных кандидатов, согласовать дату выхода на работу.
10.45-11.00 Перерыв.
11.00-11.30 Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую утром разместили, направить приглашения подходящим, отказать неуспешным.
11.30-12.30 Найти как минимум 10 релевантных резюме на вакансию, которую утром разместили, для телефонного интервью во всех ресурсах и базе данных агентства.
12.30-13.00 Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью на вакансию, которую утром разместили из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА).
13.00-14.00 Обед.
14.00-14.10 Проконтролировать получение откликов от соискателей на вакансию, которую утром разместили, направить приглашения всем релевантным кандидатам, отказать неуспешным.
14.10-14.40 Назначить как минимум половину из запланированных 10 встреч в агентстве на текущую и/или следующую неделю, проведя телефонные интервью со всеми релевантными кандидатами на вакансию, которую утром разместили, из всех источников (отклики, холодный поиск, база КА).
14.40-14.50 Перерыв
14.50-17.30 Подготовиться и провести 3 собеседование по вакансии (ям), которые находятся в активной работе.
17.30-17.35 Позвонить утвержденному кандидату в день выхода, убедиться в готовности продолжать работать.
17.35-17.40 Позвонить в компанию, получить обратную связь по первому рабочему дню вышедшего кандидата, согласовать дату и время приезда нашего курьера для подписания акта приемки. Контроль времени подписания документов.
17.40-18.00 Подписать у руководителя и передать секретарю для отправки курьеров счет и акт выполненных услуг по проекту.
В высокоинтенсивной работе рекрутера важно не забывать о перерывах. Игнорирование отдыха приводит к хронической усталости и снижению мотивации.
Простые правила:
- После выполнения чего-то крупного выделите 10–15 минут на отдых.
- Используйте перерывы для восстановления: прогулка, разминка.
Без отдыха хроническая усталость приводит к снижению производительности, а здоровье и мотивация ухудшаются, а эмоциональное выгорание снижает желание продолжать делать дела.
Принципы грамотного планирования
1. Планирование дня блоками однотипных задач
Одним из ключевых принципов эффективного планирования является разделение дня на блоки для выполнения однотипных или логически связанных дел. Это важно, поскольку на погружение всегда уходит определенное время, и наше внимание часто отвлекается.
Чтобы минимизировать потери времени, рекомендуется планировать день так, чтобы вопросы, требующие схожих усилий и концентрации, выполнялись в одном временном промежутке. Например, лучше запланировать несколько интервью подряд, чтобы максимально сосредоточиться на этой деятельности. Отдельным блоком можно выделить время для интенсивного поиска, например, два часа для звонков. Другим блоком можно заняться работой с документами или информацией, а не переключаться между этими задачами.
2. Формулировка задач с четким результатом и сроком
Еще один важный принцип — это постановка задач с конкретными результатами и конечным сроком выполнения. Такой подход помогает нашему мозгу четко осознавать цель и стимулирует к действию. Например, вместо «просмотреть отклики на HeadHunter», лучше сформулировать задание следующим образом: «С 10:00 до 11:00 разобрать отклики и назначить 3 кандидата на интервью». Такая постановка четко направляет усилия и повышает эффективность.
Это правило схоже с принципом, часто используемым психологами: «Я хочу зарабатывать 300 тысяч рублей в месяц» — четко прописанная цель повышает вероятность ее достижения.
3. Закладывание дополнительного времени
Еще один совет для успешного планирования — это добавление 10–15% на непредвиденные задачи. Часто в процессе возникают срочные дела, которые требуют внимания. Если заранее учесть это дополнительное время, то основной план дня останется неизменным, даже если что-то непредвиденное вмешается в процесс.
Например, если вы планируете потратить 15 минут на размещение резюме, лучше заложить на это время немного больше — 17–18 минут. В случае возникновения срочных поручений, это время можно перераспределить без ущерба для основного плана.
4. Планирование крупных задач
Когда в вашем расписании есть крупные задачи, планируйте выполнять одну в день. Лучше сосредоточиться на одном крупном деле, доведя его до конца, чем сразу ставить несколько сложных. Это помогает избежать перегрузки и позволяет сэкономить время и внимание в долгосрочной перспективе.
