Вопрос контроля работы сотрудников всегда стоит остро для любого руководителя. Часто подчиненные получают зарплату за полный день, проведенный в офисе, но никак не за фактически отработанные минуты и часы. Это и есть основная причина для внедрения в компании системы мониторинга, которая позволила бы контролировать и анализировать то, насколько специалисты эффективны. От этого может напрямую зависеть то, понесет ли компания убытки или наоборот – увеличит прибыль.
Зачем нужен контроль работы сотрудников?
Давайте представим, что компания (независимо от ее масштабов) создает собственное программное обеспечение. И естественно, функции всех без исключения специалистов имеют большое значение в рамках общего результата. И если в команде появляются те, кто постоянно нарушает рабочий график (приходят попозже, уходят пораньше, много отвлекаются и часто выходят на перекур), это становится причиной снижения командной эффективности.
Множество исследований доказывали, в среднем, подчиненные, злоупотребляющие перерывами, тратят в никуда около двух часов за рабочий день. Если сложить все время без учета положенного обеда или пары кофе-брейков, незначительные потери 150-200 рублей в час превращаются в пятизначную цифру за год. А теперь представьте, сколько в компании может оказаться таких сотрудников и сколько это потерь в рублях.
Если смоделированная ситуация происходит в маленькой компании, менеджеру проще организовать контроль за рабочими процессами своих подчиненных. Но когда речь заходит о крупной фирме, в которой трудятся около сотни сотрудников, невозможно обойтись без вспомогательных методов мониторинга и инструментов.
Какие методы и инструменты использовать
Какой способ выбрать и что использовать в качестве «помощника» для контроля работы сотрудников – решать руководителю. Есть несколько методов, у каждого из которых есть достоинства и недостатки:
- электронные таблицы.
Используя их при учете рабочего времени подчиненных, не придется сильно тратиться, к тому же многие компании практикуют этот способ мониторинга, и большинство подчиненных привыкли к нему.
Однако заполнение подобных таблиц осуществляется вручную, следовательно, на это уходит много времени, а людям свойственно допускать ошибки. Для больших компаний нужна автоматизация такого процесса;
- журнальный учет.
Не смотря на то, что этот способ уже давно устарел, он находит свое место во многих организациях. В них обычно это вахтер, который ручкой вписывает каждого, кто входит или выходит. Либо сотрудники делают это самостоятельно
И здесь негативно влияет человеческий фактор. Но в этом случае «ошибка» может быть совершена нарочно, чтобы выгородить того или иного подчиненного.
- видеоконтроль.
Плюсов тут немного, поэтому сразу к недостаткам: дорогостоящая установка оборудования, негативное отношение к данному методу мониторинга со стороны сотрудников – а это прямой путь к спаду их продуктивности.
- системы учета рабочего времени.
В этой категории минусов практически нет. Данный способ не требует больших финансовых затрат, он гораздо эффективнее вышеперечисленных методов мониторинга, поскольку предоставляет подробную информацию о деятельности специалистов.
Убедиться в этом можно на примере программы CrocoTime. Автоматизированная система запускается параллельно с включением компьютера, работает фоново, не отвлекая сотрудников от задач и не вызывая чувства слежки. Программа предоставляет руководителю нужную статистику по специалистам, благодаря функции “фотография рабочего дня”: данные отображают, сколько задач было выполнено каждым в отдельности подчиненным, сколько на это ушло времени. Имеющуюся информацию можно использовать для сравнения продуктивности подчиненных, понять, кто из них перерабатывает, а кто наоборот – не получает достаточной нагрузки.
Программа является одной из самых лояльных на российском рынке – в ней отсутствует контроль последовательности нажатия клавиш, аудио- и видеомониторинг.
CrocoTime фиксирует работающие приложения, сайты, и, отталкиваясь от настроек целого отдела или сотрудника, дает понимание: работал специалист или развлекался.
Система имеет интеграцию с IP-телефонией, календарями, терминалами, что помогает отмечать невынужденные отвлечения.
Определяясь с методом мониторинга для компании, стоит помнить одно важное правило: эффективность сотрудников зависит от того, насколько объективным и щадящим будет контроль.