Любой проект, будь то внедрение системы планирования или оптимизация процессов, — это сложный механизм, который требует синхронной работы всех его частей. Но слишком часто компании совершают одну и ту же ошибку: назначают "ответственного" и перекладывают всю задачу на его плечи.
Результат? Когда проект терпит неудачу (а он практически обречен), сотрудники недоумевают: "Почему не получилось? Ведь у нас был назначен ответственный!"
Вот в чем корень проблемы: светлое будущее не создается усилиями одного человека. Для успеха нужен слаженный коллектив, где каждый понимает свою роль и знает, как его работа встраивается в общий процесс.
Кто участвует в построении успешных процессов?
Для того чтобы проект двинулся с места, необходимо участие трех ключевых групп:
- Инициаторы.
Эти люди задают направление и формируют цель. Они определяют, какие вопросы требуют ответа, и следят за прогрессом. Без них проект превращается в хаотичное движение: команда теряет фокус, а задачи не находят решения. - Инициативная группа.
Это связующее звено между идеей и реальностью. Они собирают данные, анализируют их и координируют работу. Иногда в эту группу входит всего один человек, который становится "человеком-оркестром". На нем — сбор информации, разработка решений и их защита перед командой. - Участники процесса.
Ключевые исполнители — инженеры, экономисты, логисты, программисты. Они работают на передовой и знают, как все устроено на местах. Без их знаний и опыта даже самая перспективная идея останется лишь теорией.
Ошибка №3: "Один отвечает за всё"
Одна из самых распространенных ошибок — возложить полную ответственность за проект на одного сотрудника или отдел. Это похоже на попытку построить мост в одиночку: как бы вы ни старались, без команды конструкция рано или поздно рухнет.
Что происходит, если за проект отвечает только один отдел?
- Цели устанавливаются без учета реальности.
Когда цели спускаются сверху без обсуждения с теми, кто будет их достигать, они часто оказываются недостижимыми. Например, менеджеры по продажам знают, с какими проблемами они столкнутся, а инженеры понимают, какие ресурсы потребуются. Игнорируя их мнения, вы закладываете в планы нереалистичные показатели. - Инструменты создаются в отрыве от практики.
Если профильные отделы не участвуют в проекте, итоговые инструменты оказываются бесполезными. Например, логистика получает отчеты, которые не отображают реальных проблем, или IT разрабатывает интерфейс, которым невозможно пользоваться без долгого обучения. - Реализация погружается в хаос.
Когда профильные подразделения не вовлечены, они не понимают, что от них требуется. А если не понимают, не выполняют. Это приводит к несогласованным действиям, и проект буксует.
Как избежать этих ошибок?
Проекты не должны напоминать спектакль, где один актер выполняет все роли. Это скорее оркестр, где важен вклад каждого участника. Чтобы проект завершился успешно, нужно:
- Устанавливать цели совместно с исполнителями.
Люди, которые будут достигать показателей, должны участвовать в их формировании. Они видят препятствия, знают слабые места и понимают, какие усилия потребуются для их преодоления. - Привлекать экспертов на местах.
Инженеры, логисты, операторы — это те, кто работает с процессами напрямую. Понимание их задач и потребностей помогает создавать инструменты, которые действительно работают. - Согласовать ресурсы с задачами.
Перед тем как внедрять новую систему, убедитесь, что у команды есть необходимые инструменты, время и сотрудники. Без этого контроль над процессами останется на уровне теории. - Работать как единая команда.
Процесс внедрения должен быть коллективным: обсуждения, тестирование, обратная связь. Каждый участник должен видеть свою роль в проекте и понимать, как его работа влияет на общий успех.
Коллективное усилие рождает успех
Когда за внедрение отвечает один отдел или сотрудник, проект обречен. Но если вы объединяете усилия всей команды, создавая систему, которая учитывает мнения и знания всех участников, успех становится достижимым.
Нельзя полагаться на гения-одиночку. Управление проектами — это работа команды, где каждый выполняет свою роль. Так что перестаньте искать "одного ответственного". Светлое будущее вашей компании создается коллективной работой, и важно, чтобы каждый участник знал об этом.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова