Каждый проект — как снежинка: уникальный и сложный. Маленькие проекты особенно чувствительны к изменениям, а крупные дают простор для работы. Но ошибки при внедрении системы планирования и учета повторяются с удивительным постоянством. Различия только в масштабах.
Одна небольшая, но амбициозная компания обратилась за помощью в организации учета. Процессы отсутствовали: ни движения информации, ни документооборота, ни учета. При этом компания готовилась к расширению — самое время навести порядок.
И, конечно, первый запрос был предсказуем: сделать все и сразу, причем желательно "вчера". Это классическая ошибка № 1 — "Объять необъятное".
Если у компании не было системного планирования или оно было хаотичным, попытка заглянуть сразу на пять лет вперед обречена на провал. Причины очевидны:
- Отсутствует налаженное взаимодействие между подразделениями.
- Нет электронного документооборота.
- Не определены методы и формы планирования.
Амбиции и оптимизм похвальны, но система не готова. Желание "все и сразу" напоминает сложную операцию без анестезии. Рискованно.
Лучше начать с простых вопросов:
- Есть ли хоть какая-то система планирования? Может, хотя бы месяц вперед?
- Какой горизонт планирования нужен руководству для стратегических целей?
- Какие сроки заложены в наших контрактах с клиентами?
- Какие формы учета уже существуют?
- Как вообще организован учет?
Не спешите. Начните с краткосрочных планов — неделя, месяц. Оцените, что работает, а что требует доработки. Постепенно расширяйте горизонты.
И даже если руководство пока не видит ценности в планировании, не сдавайтесь. Перемены требуют времени и упорства.
Примером может служить проект, с которым мы работаем уже два года. Компания внедряет инструменты планирования постепенно: они тестируют каждое решение, проверяя его совместимость с другими процессами. Это тоже рабочий подход.
А на этом небольшом проекте решили пойти с другого конца и начали с расчета себестоимости, учета склада и производства. Пока используют таблицы, но это уже начало. Важно, что таблицы понятны и не отпугивают, а вовлекают в процесс.
Производственники быстро включились и даже попросили доработать таблицу, подготовленную для руководства, чтобы ее можно было использовать для собственных расчетов. Это редкость, когда производственный отдел с энтузиазмом участвует с самого старта.
Так задача "объять необъятное" трансформировалась в четкую дорожную карту, по которой теперь идет компания.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова