Почему так важно выделять процессы в компании?
Любая компания в ходе своей деятельности приобретает какой-то опыт, знания и практические модели относительно того, как действовать на рынке наиболее эффективно:
- как работать с клиентами;
- как производить продукты;
- как продвигать эти продукты на рынок.
Знания и компетенции накапливаются, происходит непрерывное обучение на собственных ошибках и примерах успешных конкурентов.
Процессы образуют стержень деятельности, некую основу структуры практической деятельности компании, её скелет.
Именно процессный подход позволяет преобразовать компетенции и накопленный компанией опыт в некие эталонные формы: стандарты, инструкции, готовые шаблоны работы, которые уже доказали свою эффективность.
Что происходит, если в компании не описаны бизнес-процессы?
В этом случае каждую задачу, которая возникает, организация будет вынуждена решать, как новую.
При этом теряется эффективность и падает скорость работы, поскольку нет отлаженного регламентированного взаимодействия между сотрудниками, нет четких правил и инструкций, как действовать в конкретной ситуации.
Как вы считаете, какая деятельность эффективнее: организованная или неорганизованная? И что было бы, например, при возникновении внештатных аварийных ситуаций, если МЧС, Армия и пр. действовали неорганизованно?
Именно процессы, которые выявлены и подробно описаны, позволяют сделать деятельность вашей компании организованной. Когда вы зафиксировали лучший опыт – можно планомерно, последовательно, звено за звеном проводить улучшения.
Имея четкую структуру, вносить изменения, вводить новые переменные – просто, а при отсутствии системы любые изменения в компании будут внедряться хаотично, результат в этом случае будет непредсказуем и неуправляем.
Процессный подход превращает деятельность в устойчивую и структурированную систему, которой можно управлять. Систему, которая приносит предсказуемый, понятный, запланированный результат.
Если вы можете управлять деятельностью организации – вы можете влиять на финансовый результат.
Внедрение процессного подхода позволяет улучшать финансовые показатели, за счет возможности вносить изменения последовательно, оценивая их эффективность.
Что такое процесс?
Процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность действий, преобразующих входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
Основные свойства процессов:
- Повторяемость последовательности действий, воспроизводимость;
- Наличие цели;
- Наличие выхода (результата);
- Наличие потребителя результатов;
- Наличие входа (ресурсов);
- Наличие поставщика ресурсов.
Процесс – это повторяющаяся последовательность действий, именно повторяемость – ключевой признак любого процесса.
Примером может быть процесс годового планирования. Осуществляется раз в год, это одна и та же последовательность действий, которая преобразует определенную входную информацию в конкретный результат. Годовое планирование – это последовательность действий, которая ежегодно приводит к одним и тем же результатам, следовательно, это процесс. Такое определение можно применить к любому процессу.
Если какая-то последовательность действий в вашей организации воспроизводится раз в день, раз в неделю, раз в месяц или хотя бы раз в год, вероятнее всего, речь идет именно о процессе.
Большим заблуждением будет считать, что всю деятельность компании можно описать в виде процессов.
В хорошо организованной и структурированной компании на долю процессов приходится только 40-60% деятельности сотрудников.
Вся остальная деятельность мало структурирована: совещания, коммуникации между сотрудниками, обучение и пр. Такая деятельность может быть очень важной и нужной для организации, имеет вход и выход, но при этом не обладает основными признаками процессов: воспроизводимость и повторяемость.
4 типа процессов
Обычно выделяют 4 типа процессов в компании:
- Основные процессы;
- Обеспечивающие процессы;
- Процессы развития;
- Процессы управления.
Основные процессы
Основные процессы образуют сквозную цепочку создания ценностей для клиентов компании.
- Дают результат в виде конкретного продукта для внешнего клиента (конечный потребитель товаров и услуг).
- За счет средств клиента (не инвестиции).
- Для каждого вида бизнеса цепочка процессов отличается от других.
Основные процессы производственной компании могут выглядеть так:
Обеспечивающие процессы
- Создают результат (продукт) для внутренних клиентов (внутренний потребитель).
- Оказывают косвенное действие на конечный результат, который получает внешний клиент (потребитель).
Процессы развития
- Создают результат (продукт) для бизнеса.
- Цель – улучшить какие-то характеристики и показатели бизнеса: повысить прибыль, снизить затраты, повысить конкурентоспособность и пр.
- Выполняется за счет прибыли компании или привлеченных инвестиций.
Каждый процесс развития создает какой-то актив, который нужен бизнесу. Процесс создания нового продукта или услуги – это типичный процесс развития, в который мы инвестируем. Процессы развития удобно структурировать по видам активов.
Процессы управления
- В отличие от других типов процессов – ничего не производят, не создают конечного продукта.
- Без процессов управления другие процессы не согласованы, не обеспечены ресурсами и не достигают целей организации.
- В отличие от других типов процессов, все процессы управления имеют одинаковую структуру в каждой предметной области и на каждом уровне управления компанией.
В чем заключается процессный подход к управлению
Выявить все процессы, необходимые для управления организацией.
Сколько у вас процессов в компании?
Определить последовательность процессов и их взаимосвязи (вход и выход).
Определить критерии и методы измерения результативности процессов.
Как вы будете измерять результаты и показатели процессов?
Убедиться в наличии ресурсов и информации, необходимых для выполнения процессов и их мониторинга.
Нужно постоянно заботиться, чтобы каждый процесс был обеспечен ресурсами.
Ресурсов (людей, информации, средств) может не хватать. В этом случае процесс описан, но не может выполняться.
Наблюдать, измерять и анализировать процессы.
Получать фактические данные, сравнивать – достигаем или не достигаем запланированных результатов. Принимать решения, что можно улучшить и каким образом.
Улучшать: проводить мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов. В компании должен действовать цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов.
А в какой степени процессный подход реализован у вас в компании?
