Как автоматизировать управление автопарком в 1С, экономить на содержании транспорта и контролировать выполнение заданий

Автоматизация процессов работы собственного автопарка и контроль за выполнением задач позволяют компаниям экономить миллионы рублей в месяц. В управлении корпоративным автопарком существует много ключевых точек, которые могут быть оптимизированы с помощью программного обеспечения: от автоматического заполнения путевых листов до учёта времени работы транспорта и водителей.

Уже свыше 300 компаний используют решения «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» и «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для постановки задач, планирования и ведения отчётности. Они включены в Единый реестр российского ПО и станут выгодной альтернативой зарубежному программному обеспечению для крупных производств, ритейлеров, интернет-магазинов, сервисов доставки и курьерских служб, и других поставщиков товаров и услуг. В результате использования программ для автоматизации эффективность работы транспортно-логистического отдела в среднем повышается на 10% и более.

Управление автопарком на платформе 1С

«1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» — программа, помогающая сокращать простои грузового, легкового автотранспорта и спецтехники, увеличивать оборачиваемость, оптимизировать расходы, минимизировать нецелевое использование единиц техники или несанкционированный расход топлива.

Схема работы системы:

1. На автотранспорт или спецтехнику монтируется приборы, передающее сведения на телематический сервер сбора данных. 1С:ЦСМ поддерживает свыше 40 протоколов работы телематического оборудования, поэтому при переходе с другого программного решения трекеры ГЛОНАСС/GPS и датчики топлива заменять скорее всего не понадобится.
2. Сервер принимает данные, сохраняет в СУБД и распределяет по рабочим диспетчерским местам.
3. На рабочем месте диспетчера происходит визуализация фактического трека на карте, формируются отчёты и графики.

Преимущества управления автопарком с «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» и «1С:Управление автотранспортом ПРОФ»

Оперативное управление автопарком

ПО на основе платформы 1С позволяет составлять маршруты и в режиме реального времени отслеживать:

1. Местонахождение автомобилей и техники. Установленное на транспортные средства ГЛОНАСС оборудование позволяет логисту в рабочем кабинете видеть, где находится автомобиль в данный момент, стоит или движется, включено ли зажигание. Это помогает отслеживать отставания и опережения графика, и оперативно реагировать на форс-мажорные обстоятельства.
2. Соблюдение запланированного маршрута. В личном кабинете оператора настраиваются цвета планируемого и фактического маршрутов, чтобы визуальную информацию о передвижении транспортных средств. Так можно фиксировать отклонения от маршрута и предупредить нецелевое или нерациональное использование транспортных средств.
3. Соблюдение правил дорожного движения и техники безопасного вождения. В программе можно гибко настроить уведомления о тех или иных нарушениях ПДД, резких ускорениях или торможениях и других факторах опасного вождения. Полученные данные собираются в отчёты о стиля вождения и далее формируются рейтинги, что позволяет поощрить аккуратных водителей и наказывать лихачей.
4. Посещение географических зон и время пребывание техники в них. Это позволяет видеть добросовестность выполнения поставленных задач.

Рабочее место диспетчера в 1С

Финансовое управление автопарком

С помощью ГЛОНАСС мониторинга в 1С можно оптимизировать финансовые расходы на автопарк:

• контролировать расход топлива и ГСМ, отслеживать сливы и перерасход;
• вести учёт по топливным картам, отслеживать заправки;
• учитывать штрафы за нарушения и ДТП;
• отслеживать затраты на ремонт, техобслуживание, покупку запчастей и оборудования;
• видеть выработку ТС и водителей, минимизировать простои.

Все эти и другие данные позволяют рассчитать себестоимость доставок и работы автопарка, оценить маржинальность и оптимизировать затраты.

Путевой лист в 1С

Формирование документов и отчётности о работе транспорта

Программа для управления автопарком позволят на основе данных с ГЛОНАСС оборудования автоматически заполнять маршрутные и путевые листы, ускоряя тем самым работу транспортного отдела и исключая человеческий фактор.

В системе есть все необходимые для управления работой автопарка отчёты:

• учёт топлива и ГСМ;
• пробег транспорта и время работы водителей;
• затраты на штрафы, ремонт и техобслуживание;
• рейтинг водителей;
• зарплатная отчётность;
• план-фактные отчёты;
• контроль актуальности документации по водителям и автопарку;
• и другие пакетные и точные отчёты.

Все актуальные данные по работе автопарка формируются в любое время в удобном виде. К примеру, можно настроить автоматическую отправку ежедневного отчёта о расходе топлива из 1С на почту ответственному сотруднику или в бухгалтерию.

Пример отчёта "Выработка по маршрутным листам"

Интеграция с учётными системами

«1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» и «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» интегрируется с отраслевыми решениями, разработанными на платформе «1С:Предприятие 8». Также в 1С:ЦСМ есть API для работы с большинством других программных решений.

Варианты поставки программного обеспечения

Программы для управления автопарком можно приобрести:

1. В облачном решении. За абонентскую плату Заказчик получает продуманное типовое решение, не требующее приобретения технических ресурсов и найма дополнительных IT специалистов. Хороший выбор для владельцев автопарка менее чем на 100 машин.
2. Локальную версию. Удобно для владельцев коммерческих автопарков с более 100 единиц техники, компаний с потребностью в индивидуальных решениях или режимных предприятий с особыми требованиями к хранению информации.
3. В комбинированном варианте. На собственных серверах разворачивается локальная версия и заключается договор на обслуживание.

Стандартный модуль (OEM поставка) «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» интегрирован в конфигурации «1С:Предприятие», которые используются для автоматизации транспортной логистики:

• 1С:TMS Логистика. Управление перевозками
• 1С:Управление автотранспортом ПРОФ
• 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП

Для использования всего функционала необходимо приобрести полную версию 1С:ЦСМ и интегрировать в 1С:УАТ.

Пример отчёта "Качество вождения"

Заключение

Продукты «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS» и «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» со своей гибкой системой настроек помогут:

• наладить процесс оперативного управления автопарком,
• оптимизировать расходы,
• формировать всю необходимую отчетность.

АЙТОБ. Цифровизация логистики