Особенности ведения учета в стоматологии
Учетные операции
Любая организация, работающая в России, должна вести операционный учет. Он включает любые движения средств, в том числе расходы на лизинг оборудования и его амортизацию, закупку расходных материалов.
Традиционно в стоматологии выделяют пять основных видов учетных операций:
- учет оказанных услуг;
- учет доходов и расходов;
- учет медикаментов и инвентаря;
- учет основных и вспомогательных средств. Среди основных средств для стоматологии — оборудование, техника, здание;
- учет зарплат врачей и других сотрудников.
Клинике необходимо правильно распределять учетные операции по группам и вести все необходимые журналы и книги. Среди них — журналы осмотра пациентов, имеющегося оборудования, лекарств с ограниченным сроком годности, использования медицинских материалов. Точный и последовательный учет позволит не только соблюдать нормы законодательства, но и поддерживать бесперебойную работу, своевременно проводить закупки, эффективнее планировать бюджет.
Учет прибыли
Прибыль — один из важнейших финансовых показателей частной медицинской организации. В общем виде это разница между доходами и расходами. Чтобы обеспечить положительный баланс, в стоимость стоматологических услуг закладываются все расходы (работа врача, медикаменты, затраты на помещение, оборудование и многое другое), а также процент прибыли.
Автоматизация учета в стоматологии с помощью МИС
Медицинские информационные системы позволяют стоматологии автоматизировать ведение учетных операций. МИС в автоматическом режиме будет фиксировать:
- лечение и процедуры, проведенные пациенту, их стоимость, затраченные материалы и медикаменты;
- все статьи расходов, включая фонд оплаты труда, аренду помещения, маркетинг, рекламу, закупки и многое другое;
- запасы лекарственных препаратов и расходных материалов.
Такие возможности упростят работу бухгалтера и помогут небольшим стоматологиям, где его нет в штате. МИС автоматизирует формирование отчетов, в том числе для госструктур, поможет с документооборотом. Система напомнит о необходимости закупить препараты и об их заканчивающемся сроке годности.
Учет пациентов в стоматологии
Пациенты — основа бизнеса для стоматологической клиники. Учет пациентов и всех данных, с ними связанных, позволит оптимизировать работу, определить точки роста и понять, что стоит улучшить. Сбор статистики покажет, сколько новых пациентов пришло в клинику и сколько записалось на повторный прием, какие услуги были самыми востребованными, какое время дня наиболее популярно для записи.
На основе статистики можно составить портрет аудитории и, отталкиваясь от него, запускать более эффективные маркетинговые и рекламные кампании. Анализ собранных данных позволит определить, какие новые услуги с наибольшей вероятностью заинтересуют пациентов. А через автоматически пополняемую базу контактов стоматология оповестит их о нововведениях и акциях. Учет пациентов отражает результаты осмотров, терапию, назначения. Благодаря тому, что доктор видит клиническую картину в динамике, повышается качество диагностики и лечения.
Почему не стоит вести учет пациентов в Excel или на бумаге
Учет пациентов будет наиболее качественным и информативным, если в систему заносятся все данные, если они не теряются и их можно легко находить, анализировать, разбивать по сегментам. Вести бумажные карты неудобно, потому что они занимают физическое пространство, в них бывает сложно искать сведения, нет автоматизации и инструментов для анализа.
Файл Excel кажется более технологичным вариантом, но из-за нескоординированной работы сотрудников может получиться так, что данные не будут внесены или попадут в таблицу с ошибками. Обычно у клиники много пациентов и записей о них, поэтому файл будет слишком перегруженным. В нем будет сложнее искать сведения, они не будут представлены в удобной для анализа и сравнения форме. Если такая таблица окажется случайно испорченной или удаленной, медучреждение потеряет собранную информацию.
Программы для учета пациентов и онлайн-записи для стоматологий
Оптимальным вариантом для стоматологии становится использование специальной CRM — медицинской информационной системы. Здесь аккумулируются все сведения о пациентах, включая контакты, историю приемов, назначения.. Система позволяет быстро находить и наглядно отображать нужную информацию, сегментировать ее по различным параметрам. У стоматологических МИС обычно широкий функционал. Система mis.32top.ru помогает стоматологиям упорядочить и автоматизировать запись пациентов на прием.
Преимущества использования МИС:
- систематизация данных о пациенте — вся информация собирается в одном месте и наглядно отображается;
- автоматизация коммуникации — система подскажет, какому пациенту нужно позвонить, актуализирует базу адресов для рассылки, отправит напоминания о предстоящем визите;
- быстрый поиск информации о конкретном человеке — история (диагностические процедуры, результаты осмотров, лечение) предоставляется в удобной форме. Врач сможет быстро просмотреть информацию и более детально остановиться на важных для него моментах;
- минимизация ошибок — автоматизация снижает риски, связанные с человеческим фактором (что карту потеряют, забудут записать человека или позвонить ему в ответ на заявку);
- своевременность приемов — МИС напомнит, кто не приходил в клинику более полугода-года, предложит связаться с ними или сама разошлет сообщения. Возможность увидеть клиническую картину в динамике позволит стоматологу диагностировать заболевания на более ранней стадии;
- удобный и наглядный план лечения — понятная последовательность действий структурирует процесс для врача и пациента, повышает качество медицинских услуг;
- статистика по пациентам и услугам — тщательный учет позволяет эффективнее планировать работу и закупки, составлять расписание докторов и ассистентов, привлекать новых пациентов и удерживать текущих;
- онлайн-запись — возможность удобно записываться через сайт, минуя общение с администратором.
Плюсы онлайн-регистратуры
- Удобство для пациентов — не нужно связываться с администратором, на слух воспринимать свободные слоты и быстро делать выбор. С онлайн-системой можно посмотреть расписание врачей на разные дни и спокойно принять решение;
- экономия времени сотрудников — онлайн-запись проходит в автоматическом режиме, менеджеры консультируют только тех, у кого есть вопросы;
- мультиканальность — записываться можно с мобильных устройств или компьютера, администратор внесет тех, кто решил обратиться по телефону, врач назначит следующий прием непосредственно во время работы с пациентом;
- работа 24/7 — онлайн-регистратура не привязана к режиму работы клиники. Люди могут записываться в любое удобное время, что повышает качество сервиса.
