Елена Восканян, собственник, управляющий и практикующий аудитор ГК AUDITVELA, резидент «Эквиум» Ростов-на-Дону, и начальник отдела бухгалтерского учёта ООО «Учёт и Консалтинг» Валерия Костенко создали памятку по выбору подрядчика для отдела бухгалтерского и финансового учёта.
Прежде всего давайте выясним, какие выгоды может — и должен! — получить бизнес при передаче второстепенных функций на аутсорсинг.
Дж. Брайан Хейвуд, автор книги «Аутсорсинг в поисках конкурентных преимуществ», лаконично передал выгоды аутсорсинга:
« ….приглашённая со стороны организация, специалист в данной сфере, как правило, способна увеличить ценность, что обычно недостижимо при выполнении второстепенной функции фирмой-заказчика».
Чтобы успешно передать на аутсорсинг поддерживающие функции компании — финансовые, учётные и функции кадрового делопроизводства, — нужно понимать, что придётся корректировать основные бизнес-процессы. Аутсорсинг должен создавать удобный сервис для пользователя, быть частью производственного процесса бизнеса. Только в этом случае собственник сократит расходы и при этом получит качественный учёт и достоверную, своевременную отчетность.
Принципы аутсорсинга
Есть 2 главных принципа аутсорсинга: уменьшить затраты на второстепенные функции, передав их внешнему исполнителю, и сохранить процессы, которые невозможно делегировать.
Чек-лист: как найти хорошего подрядчика
Хотим поделиться советами, как найти хорошего подрядчика для финансово-бухгалтерской службы.
Шаг 1: Выбор подрядчика
Это главное. Пожалуй, 50% успеха проекта зависит от правильного выбора подрядчика. Ключевые критерии:
☑️ Репутация компании
Поставщик услуг должен быть признанным специалистом бухгалтерского и финансового учёта
Проверяем: индекс в рейтинге RAEХ, сайт компании, СПАРК-Риски, каналы в социальных сетях, публикации, статьи и участие в мероприятиях.
Уточняем: берёт ли поставщик услуг ответственность за материальные риски и последствия, которые могут возникнуть у клиента в результате ошибок персонала.
Выясняем: были ли у клиентов этой компании проблемы с налоговыми органами и как они разрешались. Это можно понять, пообщавшись с клиентами поставщика.
☑️ Квалификация, численность сотрудников
Поставщик услуг должен стать «Меккой» для высококвалифицированных бухгалтеров и финансистов
Проверяем: количество и квалификацию сотрудников — дипломы, сертификаты, аттестаты можно запросить у потенциального подрядчика.
Уточняем: организована ли система внутреннего обучения, наставничество, система аттестации; как выстроена система внутреннего контроля за качеством предоставляемых услуг.
Выясняем: месторасположение поставщика, как организованы рабочие места персонала, обращение с персоналом. Средний уровень заработной платы сотрудников можно запросить по категориям специалистов.
☑️ Отзывы клиентов
Компания должна высоко ценить потребности клиента, стремиться развивать уровень сервиса
Проверяем: стандарты сервисного обслуживания клиентов, оперативность. Предпочтительно заключать договор сервисного обслуживания клиентов.
Уточняем: отзывы в сети — проще всего расспросить бизнес-партнеров и клиентов, которые уже пользовались такими услугами.
☑️ У поставщика услуг должен быть стимул к постоянному совершенствованию
Оцениваем: историческое развитие компании: рост выручки, активы, прирост клиентов, технологии, которые используются при обслуживании клиентов, возможно, развитие новых услуг, выход на новые рынки.
Всё это можно найти в открытых источниках, запросить пояснения у потенциального подрядчика.
☑️ Запросите у поставщика услуг стандартный, пошаговый план приёма финансово-учетной функции.
Конечно, каждый клиент индивидуален, у каждого свои предпочтения и пожелания в обслуживании. Но если компания-поставщик несёт материальную ответственность за качество предоставляемых услуг, то пошаговые, определённые процедуры для новых клиентов должны быть выстроены заранее, вне зависимости от объема оказываемых услуг и дополнительных пожеланий.
Как только вы выбрали подрядчика, стоит протестировать работу, посмотреть, комфортно ли работать с поставщиком услуг. Не торопитесь сразу передавать все финансово-учётные функции: для начала передайте самый «проблемный» участок, который хотите поменять в любом случае. Если работа подрядчика устроила, переходите на полноценное обслуживание, извлекайте дополнительные ценности от сотрудничества.
В следующих материалах рассмотрим, как правильно осуществить переход и построить выгодное взаимодействие с подрядчиком, определим следующие шаги по передаче учётной функции.
#аутсорсинг #бизнес #предприниматели #бизнес-клуб
