Как вы думаете, система 1С:ERP помогает решать задачи по планированию и бюджетированию?
Прежде, чем ответить на этот вопрос, мы рассмотрим бюджетный процесс и основные возможности системы 1С:ERP, такие как:
- Бюджетирование в разных валютах;
- Возможность настраивать этапы плана подготовки бюджетов;
- Ограничение ввода данных по сценарию бюджета;
- Настройка аналитик в виде бюджета;
- Проверка правил получения фактических данных;
- Оптимизация отчетов на больших объемах данных.
Предпринимателя интересует:
- финансовый результат бизнеса,
- финансовые потоки;
- задействованные активы: насколько они эффективно используются и финансируются.
Все это расскажут основные отчеты в системе 1С:ERP. Например, бюджет доходов и расходов (БДР) — какую прибыль приносит бизнес. Финансовые потоки покажет бюджет движения денежных средств (БДДС), а на вопрос: "Какими активами управляет кампания?" ответит отчет по балансовому листу. На схеме видно, как отчеты зависят друг от друга — все это можно настроить в подсистеме бюджетирования. В этом поможет конструктор под названием «Вид бюджета».
Бюджетирование в разных валютах
Некоторые заказчики хотят внедрить систему 1C:ERP без подсистемы бюджетирования. Но после первого этапа моделирования, где демонстрируются основные возможности подсистемы, мнение часто меняется.
Например, в подсистеме «Планирование запасов» удобно планировать по номенклатуре. Можно настроить так, что в расчетах будут участвовать не только продажи по номенклатуре, но и план производства, план закупок, план остатков продукции.
В системе 1С:ERP есть возможность гибко настроить схемы обеспечения потребностей, а данные транслировать в подсистему бюджетирования. Как итог, весь цикл планирования товарных запасов будет рассчитываться с минимальным присутствием пользователя.
Если есть необходимость планировать продажи в разных валютах, то система делает такие расчеты и, при определенных настройках, транслирует эти данные в подсистему бюджетирования. Давайте рассмотрим на примере.
В документе "План продаж" выбирается сценарий, настроенный в необходимой валюте.
Настроить валюту сценария нужно на вкладке "Основное". На вкладке "Дополнительно" настраиваем связь сценария бюджета в аналогичной валюте учета с сценарием плана продаж.
В "Вид плана" определяется статья бюджета, где будут аккумулироваться данные в подсистеме бюджетирования. Данные попадают в систему бюджетирования в нашем случае в евро. Но в случае изменения экономической ситуации, как проверить бюджет на прочность?
В сценарии бюджета есть возможность установить прогнозный курс. Достаточно создать сценарий с необходимой валютой, ввести прогнозные курсы валют и настроить вид бюджета с необходимыми статьями бюджета. Расчёты будут получены автоматически, останется только создать экземпляр бюджета и заполнить данные.
Также часто у заказчиков есть потребность в расчете себестоимости продаж. После получения данных в подсистеме бюджетирования можно настроить расчет себестоимости продаж по справочнику «Себестоимости за единицу продукции», используя нефинансовые показатели.
В настройках нефинансового показателя:
1. Устанавливаете период действия показателя.
2. Задаете сценарий бюджета в необходимой валюте.
3. Определяете аналитику показателя, в нашем случае «Номенклатура».
4. Устанавливаете значения показателя.
После настройки нефинансового показателя можно настроить вид бюджета и задать необходимую формулу расчёта через производный показатель.
С помощью формулы в производном показателе задается расчет, который в дальнейшем можно использовать в экземпляре бюджета автоматически.
Возможность настраивать этапы плана подготовки бюджетов
В подсистеме бюджетирования можно настроить этапы подготовки бюджета в соответствии с графиком.
Рассмотрим на примере согласования плана продаж. Сначала администратор бюджетных процессов задает следующие данные:
- Настраивает этапы процесса бюджетирования.
- Определяет ответственного за этап планирования продаж.
- Устанавливает длительность этапов, например, на ввод плановых данных в настроенную форму плана продаж. Или настраивает этап утверждения планов продаж — есть возможность определить, какие именно виды бюджета будут рассматриваться на согласовании.
После запуска бюджетного процесса, ответственный пользователь получит задание, которое можно вывеси на главную страницу. По гиперссылке пользователь откроет задачу в системе 1С:ERP и запланирует данные по продажам в настроенном экземпляре бюджета. В системе также предусмотрена возможность загружать данные из Excel в экземпляр бюджета.
Администратор бюджетных процессов может контролировать процесс по этапам планирования через "Монитор бюджетных процессов".
Ограничения ввода данных по сценарию бюджета
В нашей практике, у клиентов были запросы вести долгосрочное планирование с актуализацией краткосрочного. Как это можно реализовать в 1C:ERP?
В одной модели бюджета можно разделить долгосрочный сценарий планирования с горизонтом, например, 5 лет и краткосрочный сценарий планирования на 1 год. В рамках краткосрочного сценария планирования можно актуализировать краткосрочные планы, используя скользящее планирование.
При необходимости можно ограничивать ввод данных по сценариям бюджета, используя функция «Дата запрета изменений».
Если будет произведена попытка запланировать данные в закрытом периоде, система выдаст сообщение об ошибке и не позволит провести бюджет.
Настройка аналитик в виде бюджета
С помощью вида бюджета можно:
- Настроить структуру бюджета;
- Определить разрезы бюджета;
- Настроить автоматическое получение данных по статьям бюджета;
- Настроить показатели бюджета для балансового листа;
- Настроить план-фактый отчет и вывести отклонения по статьям бюджета для проведения анализа исполнения бюджета;
- Добавить дополнительные аналитики (например, маркетинговые исследования).
Добавить аналитики можно либо в самом виде бюджета, либо в справочнике «Аналитики статей бюджета».
Кроме того, на проектах мы сталкивались с пожеланием заказчика ограничить "Прочие расходы" с учетом иерархии справочника по статье расхода. Вариантов решения задачи несколько:
1. Настроить аналитики по статье бюджета фиксировано и не давать возможности планировать данные в неопределенные аналитики. Но тогда возникают трудности —пользователь не сможет добавить сам в экземпляр бюджета нужные ему аналитики. Придется вносить изменения в вид бюджета (как правило за изменения вида бюджета вносит администратор бюджетного процесса). Изменение вида бюджета приведет к изменению структуры бюджета, и от этого могут пострадать экземпляры бюджета.
2. Сделать доработку по таким аналитикам и устанавливать ограничение на ввод данных по неопределенным аналитикам бюджета.
Особенности настроек правил получения фактических данных и их проверка
В подсистеме бюджетирования можно настраивать правила получения фактических данных. Это может быть:
- Регламентированный учет с настройкой через определенный бухгалтерский счет с отборами.
- Оперативный учет с настройкой через хозяйственные операции определенных регистров накопления.
Заполнение аналитик статей производится как автоматически через сопоставление источника данных, так и установкой фиксированного значения по аналитике (например, аналитика подразделения).
С помощью настроек источника произвольных данных можно решать задачи настройки вывода данных из других регистров. Но на проектах мы сталкивались с проблемой, когда настройки не выводились в отчете по результату работы правил фактических данных. В этом случае отчет «Результат работы правил по статье бюджетов» позволяет просматривать работу всех правил в рамках одной бюджетной статьи, но здесь нет возможности сформировать результат работы правил по всем статьям бюджета.
Оптимизация отчетов
Бывают ситуации, когда в бюджетный отчет выведено большое количество статей бюджетов и в каждой статье настроены разные правила получения фактических данных. Формирование данных происходят «на лету», и отчеты формируются долго, что не нравится пользователям.
Решений этой проблемы несколько:
1. Провести актуализацию правил в статьях бюджета, и убрать правила, которые не влияют на отчет.
2. Настроить статьи бюджета более укрупненно и снизить их количество в отчете. Такое решение не всегда устраивает заказчиков, так как они привыкли к определенной структуре отчета.
3. Использовать типовое решение в 1С:ERP: включить опцию "Оптимизация отчетов через хранение полученных данных" в отдельном регистре. В результате появится опция «Хранить результат выполнения правила». Но бывают ситуации, когда отчеты в этом случае формируются еще дольше — зависит от объема информации.
Также одной из особенностей в настройках правила получения фактических данных являются реквизиты «Правила действуют с..». Здесь срок действия относится не к ограничению работы правила за определенный период, а к кешированию данных при оптимизации.
Плюс хранения фактических данных бюджетирования — выводить данные по всем статьям бюджета через универсальный отчет в одной таблице с отображением правил формирования фактических данных. При работе правил «на лету» такой возможности нет. Приходится строить отдельные отчеты по ключевым регистрам бюджетирования, что достаточно неудобно.
Выводы
В начале этой статьи мы задали вопрос: может ли система 1С:ERP помогать решать задачи по планированию и бюджетированию? Ответ очевиден — не только помогать настраивать бюджетные процессы, но и отслеживать, контролировать бюджетные процессы и расходы компании, а также реагировать на экономические изменения.
