Приемка и оприходование товаров на склад являются одним из ключевых процессов торговых компаний. Розничные магазины, ресейлеры, оптовые компании и производственные предприятия так или иначе сталкиваются с необходимостью контроля и проверки поступления товаров от своих поставщиков.
От качества и скорости приемки напрямую зависят процессы отгрузки, перемещения между точками продаж, производства и выпуска продукции.
Перед складом ставятся задачи:
- максимально быстро принять и отпустить машину поставщика
- пересчитать товар, проверить качество, учесть излишки и брак
- оприходовать поставку в 1С, чтобы вывести товары в продажу
- навести порядок и приготовиться к следующей поставке
Любые задержки и ошибки на этих этапах в итоге приводят к финансовым затратам компании и потере лояльности клиента. Больше всего ошибок возникает из-за человеческого фактора, как со стороны поставщика, так и из-за работы складского персонала.
Проблемы, с которыми сталкивается склад
- Нет плана и задания для кладовщиков
Поступление товаров осуществляется по принципу - "принимаем то, что пришло". Склад принимает товар "вслепую", без возможности сверить накладную с заказом поставщику. Зачастую в одной машине по одной товарной накладной приезжает несколько заказов, сформированных отделом закупок за длительный период. Кладовщики либо приходуют все товары "как есть" и потом разбираются с пересортом, либо созваниваются по каждому вопросу с закупщиком, задерживая приемку и машину поставщика.
- Пересорты, недостачи и излишки. Работа "по листочку"
Расхождения выявляются ежедневно, однако больше всего ошибок на складах без цифровизации возникает, когда приемка осуществляется по бумажному носителю, с определением товара "на глаз". Люди устают, отмечают в документе не те позиции, ошибаются при проверке характеристик (например, путают оттенки цвета) и серийных номеров товаров. Часто приемка осуществляется формально, с полным доверием поставщику, что приводит к недостачам. Ошибки замечают только при отгрузке товаров. В результате отделу продаж приходится оправдываться перед клиентами и нести финансовые и репутационные потери.
- Брак
Порчу товара можно отнести к недостаче, однако бракованные товары часто подлежат уценке и последующей продаже как товары другого качества. Очень важно выявить брак на этапе приемки, зафиксировать (фото, акт брака) порчу для поставщика и корректно оприходовать товар в учетной системе. Если данным процессом пренебречь, отдел продаж зарезервирует бракованные товары, снова придется оправдываться перед клиентом.
Иногда брак замечаются в процессе инвентаризации, когда выставлять претензию поставщику уже поздно.
- Ручной ввод данных в систему 1С
Множество ошибок учета возникает при ручном переносе данных по поступлению с бумажного носителя в систему 1С. Операторы указывают неверный артикул, наименование, характеристики, символы и цифры партии или серийного номера товара. В результате ошибки возникают первичной идентификации товаров, так и при оприходовании в 1С.
Как повысить точность и скорость приемки. Проверенные инструменты
Регламент приемки для кладовщиков
Стоит уделить достаточно времени описанию действий и правил для сотрудников склада при приемке товара и возникновении внештатных ситуаций.
Регистрация всех заказов поставщику и согласованной даты поставки товара в 1С
Учет заказов позволяет планировать загрузку ресурсов и перераспределять силы в случае прихода большой партии товара.
Работа с плановыми данными заказа позволяет сразу определять пересорт и недопоставку.
Маркировка и штрихкодирование (ШК)
Современные торговые и производственные компании давно использует систему штрихкодирования для маркировки и учета своих товаров. Продукция маркируется как ШК, заказанными из системы GS1 для участия в международном товарообороте, так и внутренними кодами для повышения точности собственного учета.
Определения наименования, характеристики, серии/партии товара по штрихкоду кратно снижает риск ошибок сверки при приемке и вводе данных в 1С. Для считывания ШК используются сканеры и терминалы сбора данных. О штрихкодировании, сканерах и ТСД мы писали в предыдущем посте.
Мобильные кладовщики
Внедрение терминалов сбора данных (ТСД) и специализированного софта для обмена с 1С позволяет сразу решать несколько ключевых задач:
- не нужно ходить к компьютеру с 1С и печатать лист приемки. Выдача задания из 1С осуществляет по Wi-Fi, в специальную операцию на ТСД, при необходимости - конкретному кладовщику для сверки план-факта;
- сканер устройства по штрихкоду со 100% точностью определит товар, характеристику, серию или партию товара. А если ШК нет в системе 1С, можно также быстро присвоить его позиции с помощью мобильного устройства;
- можно учитывать брак, делать фотографии товара, перемещать позиции на склад брака в online режиме во время приемки
- данные о поставке по Wi-Fi загружаются в 1С. Складские документы автоматически создаются и проводятся в системе, приходуя товары без необходимости ручного переноса и сверки позиций по бумажке. Сразу после завершения задания на ТСД отдел продаж может резервировать и отгружать поступившие товары;
- ТСД не устает и не ошибается, нужно просто вовремя заряжать устройство и менять аккумулятор.
Как автоматизировать приемку с помощью штрихкодов, ТСД и вашей типовой системы 1С: Предприятие - делимся у нас на сайте.
В следующих постах:
- Сборка, упаковка и отгрузка товаров
- Польза и вред адресного хранения
- Инвентаризация. Как быстро и точно посчитать складские остатки
А с какими проблемами вы ежедневно сталкиваетесь на складе?
Пишите в комментариях, и мы с радостью поделимся своим опытом в развернутой статье
