Чтобы ответить на этот вопрос необходимо провести анализ рабочего дня руководителя. Для этого составляется и анализируется "фотография рабочего дня" в течение 1-3 недель.
На основании проведенного анализа, обычно, становится сразу понятны причины перегруженности менеджера. По моему опыту основные причины следующие (по убыванию распространенности, для опытных менеджеров):
1. Большая норма управления. Это означает, что у Менеджера слишком много непосредственных подчиненных (не путать с прямым подчинением). Проблему можно решить: созданием промежуточных уровней управления, перераспределением функций между менеджерами компании, повышением автономности и самостоятельности непосредственных подчиненных
2. Не умение качественно управлять совещаниями (не только проводимых менеджером, но и всех остальных в которых он участвует). Потраченное время участников совещания превышает все разумные пределы, а результаты совещаний близки к нулю.
Причины данной проблемы:
- не качественная подготовка совещания (отсутствие SMART целей совещания, некачественное информирование участников о целях и задачах, которые необходимо выполнить до начала совещания, низкое качество подготовки участников совещаний, ... )
- не качественное проведение совещания (отсутствие SMART целей совещания, смешивание не совместимых форматов совещаний (например, информационных и рабочих групп), не качественное управление групповой динамикой (для рабочих групп), нарушение требований к непрерывной продолжительности совещаний (что существенно снижает производительность), отсутствие контроля регламента проведения совещания, отсутствие SMART решений совещания, ...)
- не качественный контроль результатов совещаний. Отсутствие контроля приводит к несвоевременному и некачественному выполнению решений. В итоге приходится проводить новые совещания, тратить дополнительные временные ресурсы
3. Обратное делегирование. Ситуация, когда подчиненный находит массу объяснений почему он не может выполнить поставленную задачу и вовлекает руководителя в ее решений. Часто - руководитель сам в конце концов и решает эту задачу. Основные причины данной проблемы: низкая квалификация и/или мотивация подчиненного. И все это возможно только на фоне либерального отношения руководителя к подчиненному
4. Не умение расставлять приоритеты в стоящих перед менеджером задачах. Менеджер в первую очередь делает "удобные" дела, не всегда важные и приоритетные, а уже потом остальные. Что приводит, как минимум, к пиковым нагрузкам. Матрица "срочно/важно" помогает быстро решить эту проблему. Плюс - требуется дополнительная внутренняя или внешняя мотивация
Выше приведены четыре основные проблемы перегруженности менеджера (не новичка).
С менеджерами-новичками все куда более "красочно"
Про менеджеров-новичков - будет отдельная статья. Подписывайтесь на мой канал, чтобы не пропустить полезные материалы.