Электронная подпись для КЭДО — кадрового электронного документооборота — нужна, чтобы документы имели юридическую значимость. В зависимости от вида документа можно использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную подписи. Расскажем о них подробнее.
Что такое УКЭП
УКЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись. Без неё не может обойтись ни одна компания: её используют для сдачи отчётности, для участия в электронных торгах, для работы на государственных порталах.
Электронная подпись позволяет установить авторство и предотвращает внесение изменений в документ после подписания. Квалифицированная подпись — это самый защищённый вид подписи, который обеспечивает наибольшее количество возможностей.
Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.
Также с помощью УКЭП можно вести юридически значимый внешний электронный документооборот с контрагентами. Для этого не нужно составлять дополнительные соглашения, в отличие от УНЭП, речь о которой пойдёт чуть позже.
Какие кадровые документы можно подписывать УКЭП
Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации, например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру, для работы нужна КЭП, так как необходимо сдавать отчётность и подписывать договоры.
Данные документы со стороны работодателя можно подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью:
- трудовой договор;
- дополнительные соглашения;
- договор матответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования;
- приказ о дисциплинарном взыскании;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- и другие кадровые документы.
Некоторые документы можно подписывать и простой электронной подписью: она обеспечивает минимальный уровень защиты, но для её получения не нужно обращаться в удостоверяющие центры. Это такие документы, как согласие на обработку личных данных, привлечение к дополнительной работе в выходные и праздничные дни, командировки и т.д.
Как выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись
При переходе на кадровый ЭДО нужно будет оформить КЭП для кадровика или другого ответственного специалиста, занимающегося кадровым делопроизводством.
С 1 января 2022 года произошли изменения в получении КЭП: руководители организаций и индивидуальные предприниматели должны получать подпись в налоговой. Для физических лиц и уполномоченных сотрудников правила получения электронной подписи не поменялись — получать квалифицированную электронную подпись для кадрового документооборота нужно в аккредитованных удостоверяющих центрах.
До 31 декабря 2022 КЭП можно выпустить как для сотрудника организации, так и КЭП для физического лица. КЭП, выпущенную для физического лица, можно использовать в личных целях, для её использования в кадровом делопроизводстве нужно оформить машиночитаемую доверенность (электронный аналог обычной доверенности). В КЭП уполномоченного лица указываются данные сотрудника и данные об организации. Действует такая подпись на основании бумажной доверенности, и применять её можно только до 31 декабря 2022. С 1 января 2023 года уполномоченные лица организаций смогут пользоваться только КЭП для физического лица с приложением машиночитаемой доверенности.
Стоимость усиленной квалифицированной подписи для сотрудника
Сотрудники организации или физические лица оформляют КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. В УЦ «Калуга Астрал» стоимость такой подписи составляет от 900 рублей.
Подробнее ознакомиться с условиями вы можете здесь → «Астрал-ЭТ».
Что такое УНЭП
УНЭП — это усиленная неквалифицированная подпись. Она отличается от квалифицированной тем, что для неё не нужен сертифицированный ключ проверки и выдают её не только аккредитованные удостоверяющие центры.
Неквалифицированная подпись даёт меньше возможностей, чем квалифицированная. Например, с её помощью нельзя отправлять отчётность, а чтобы вести документооборот с контрагентом, нужно составлять дополнительное соглашение. Для кадрового специалиста она тоже не подойдёт, так как нельзя подписать трудовой договор со стороны работодателя и отправить отчётность в ФСС, ПФР и Росстат. Тем не менее такая электронная подпись в кадровом делопроизводстве подойдёт для подписания документов со стороны сотрудников.
Какие кадровые документы можно подписывать УНЭП?
Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подписи. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Данные кадровые документы со стороны работника можно подписать только усиленной неквалифицированной электронной подписью:
- трудовой договор;
- дополнительные соглашения;
- договор матответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования;
- приказ о дисциплинарном взыскании;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- и другие кадровые документы.
Как выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись
Существуют интеграционные сервисы, предназначенные для массового дистанционного выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей из вашей информационной системы, например, Астрал.Платформа. Стоимость УНЭП на одного сотрудника зависит от объема закупки и не превышает 500 рублей.
Если же в вашей компании еще нет собственной информационной системы и кадровые процессы не цифровизованы, то дешевле и быстрее внедрить полноценную систему кадрового электронного документооборота. Полный процесс кадрового электронного документооборота от выпуска УНЭП до хранения электронных документов реализован в облачном сервисе кадрового делопроизводства «iКЭДО» от ГК “Астрал”.
Возможности iКЭДО:
- личный кабинет сотрудника с доступом ко всем своим документам;
- личный кабинет организации;
- маршруты согласования документов перед подписанием;
- множественное подписание одного документа (реестр подписей);
- дистанционный выпуск УНЭП для сотрудников;
- интеграция с учетными системами;
- выгрузка кадровых документов в архив;
- консалтинг при внедрении КЭДО.
Оставляйте заявку на внедрение iКЭДО по промо тарифу, мы обсудим ваши бизнес-процессы и вместе подготовим компанию к переходу на КЭДО.
