Летом 2021 года обратился друг с просьбой наладить учет в розничном магазине старшей сестры. Магазин торгует лакокрасочными материалами и ручным инструментом. В штате 2 сотрудника, работают уже больше 4 лет. Площадь 35 квадратных метров в центре города на специализированном рынке, плюс склад 40 метров.
Время было, интерес тоже, поэтому я согласился.
Погнали:
Купили 2 сканера штрихкодов и один принтер этикеток.
Интернет для юридических лиц стоит больше 7 тысяч в месяц. Решили взять "Мегафон" за 700 рублей, забегая вперед, скажу: такого интернета хватает.
Сразу подписали договор и оплатили облако 1С на год с нужной конфигурацией на 1 пользователя. Год обошелся в 20 тысяч рублей.
Стартовая настройка базы 1С прошла быстро, за день, произвел начальное заполнение информационной системы и я был готов к созданию номенклатуры. На этом этапе случилась проблема, оказалось нет документов поставщиков в электронном виде с наименованиями и штрихкодами товаров. Несколько поставщиков предоставили, но это капля в море.
Пришлось вручную создавать и заводить номенклатурные позиции. Схема была такая:
В строку поисковика сканируется штрихкод и поиск выдает наименование. Дальше, с помощью копирования создается номенклатура.
Спустя три недели работы по вечерам и выходным, база номенклатуры для этого магазина была готова.
2200 SCU ! Уже устал это генерировать, такой широкий ассортимент на 35 метрах. Я не поверил бы в это, ели бы не сделал сам.
Всё время, пока работал над учетом, продавцы создавали негативный фон. Пренебрежительное отношение, отказ помогать и разговоры о нежелании работать в программе, сразу натолкнули на мысль о плохом:
"Им не нужен учет".
Было смешно и интересно наблюдать за провокациями со стороны сотрудников. В один из дней со мной решили подраться, но я "профессионал" (смеюсь), поэтому делать должен только свою работу. И я ее начал делать еще лучше.
Ввод начального остатка занял часов 20. Пришлось отсканировать склад днем(продавцы в течении дня не допускались на склад, чтобы не сбить верный остаток), а после закрытия торговой точки, пересчитали магазин.
Спустя 4 часа, утром торговая точка открылась. Пошли первые продажи через 1С. Ультимативно, с помощью угроз и шантажа, собственник заставил продавцов учиться и работать по-новому.
Адаптация заняла еще два дня. Отдельно пришлось провести лекцию по основам учета ТМЦ для всего состава магазина, и объяснить, что через месяц будет контрольная инвентаризация, которая покажет отклонение от нормы.
Обвинять людей не хотелось. Задача стояла настроить учет и дать собственнику инструмент контроля.
Продавцы смирились, собственник начал ежедневно сверять кассу и делать итоговые отчеты, чего не было раньше.
Работа, строилась на доверии. Считаю, что так делать недопустимо. Отсутствие контроля денежных средств и остатков продукции, приводят к воровству и обману. И это ошибка, это вина собственника. Сама довела ситуацию до абсурда.
В первый месяц после запуска учета, суммы ежедневных касс выросли. Продавцы и "хозяйка" говорили , что начался сезон и были рады текущему положению дел.
Лично моя миссия была выполнена, получив скромную премию за работу, я составил инструкцию по поддержанию порядка в базе, ведению ежедневных мероприятий по приему кассы, ежемесячных закрытий месяца и расчёта себестоимости для получения суммы валовой прибыли.
Всё. Я был свободен. У меня все получилось.
Спустя 4 месяца, друг попросил провести инвентаризацию. Оказалось, что это будет первая инвентаризация!!
Что??? Что? ну как так? Почему?
Стало грустно. Месяц потрачен на организацию учета, но никто до конца не дожал ситуацию. Контроль остатков отсутствовал.
Ежедневная касса сводилась формально и с ошибками.
В серый декабрьский день, я приступил к пересчету остатков, через стандартный механизм инвентаризации. Не буду описывать этот день, и серые лица сотрудников, которые были не рады меня видеть, расскажу о итогах.
Через день после окончания инвентаризации, оба сотрудника оказались безработными. Собственник написал заявление в полицию, а сумма недостачи составила:
572 640,00 рубля 572 640,00 ! 572 640,00
572 640,00 руБЛЯ 572 640,00
Карл!
Даже я, лошадь битая, несколько дней ходил в шоке.
Какой вывод сделал:
1. Собственник сам виноват.
2. Учет рулит.
3. Доверять нельзя!