Недавнее исследование показало, что 27 успешных генеральных директоров придерживаются схожих стратегий управления временем. Что это такое, почему они работают и как вы можете их реализовать?
В буддизме блуждающий ум называют “обезьяньим умом". У меня скорее “разум гориллы”, он выходит из-под контроля, действует по каждому импульсу и смеется над моими попытками приручить его.
Вот почему я нашел График генерального директора таким эффективным. Это не режим; он не требует, чтобы вы вставали в 4:45 утра, съедали 40 граммов белка и занимались йогой.
Скорее, “Расписание” генерального директора-это просто список привычек. График генерального директора, составленный в ходе 12 летнего исследования, в котором приняли участие 27 генеральных директоров, освещает способы, с помощью которых руководители высокого уровня могут более эффективно управлять своим временем.
Хотя я не являюсь ни высокопоставленным, ни исполнительным директором, некоторые элементы Графика генерального директора значительно помогли мне лучше управлять временем, не нарушая мой существующий режим.
В этой статье я собираюсь осветить некоторые привычки в графике генерального директора, которые, по моему мнению, помогут любому человеку лучше распоряжаться своим временем и сделать работу более приятной. Например, если вы сможете внедрить только одну привычку из графика генерального директора, результат не заставит себя ждать.
Объедините воедино аналогичные задачи
Вы когда-нибудь чувствовали, что слишком часто “переключаете передачи” в течение рабочего дня, между почтой, личными делами и основной задачей?
Проблема со слишком частым “переключением передач” двояка. Во-первых, это изнашивает ваше сцепление, то есть ваш мозг. Во-вторых, когда вашему мозгу приходится постоянно начинать все сначала и перефокусироваться, продуктивность теряется.
В то время как ежеминутная сосредоточенность может быть достигнута с помощью медитации на внимательность, быстрое решение, которое вы можете выполнить просто в своем календаре, -это объединить аналогичные задачи. Исследование показало, что все высокоэффективные руководители прилагали усилия для объединения задач администрирования/совещаний/решения проблем, чтобы сохранить умственную энергию и силы.
Попробуйте это:
Перейдите к своему календарю и постарайтесь создать как можно больше больших блоков задач. Вместо того, чтобы пересыпать собрания в течение недели, попробуйте сложить все ваши встречи, скажем, в среду и четверг, и оставьте понедельник и вторник для того, чтобы сидеть на корточках и отвечать на почту.
Внесите время простоя в свой календарь
Время, проведенное вдали от работы, так же, если не более важно, чем сама работа. По этой причине он заслуживает места в вашем календаре!
Исследование показало, что даже самые занятые руководители тратят не менее трех часов на общение с друзьями и семьей, два часа на прогулки или телевизор и один час в тренажерном зале. Точное время не случайно; 27 генеральных директоров относятся к своему психическому и физическому здоровью как к клиентам – они никогда не опаздывают на встречу и уделяют им все внимание.
Попробуйте это:
Простой флажок в настройках моего календаря оказал хорошее влияние на мое психическое здоровье.
- Во-первых, установите режим просмотра по умолчанию с пятидневного на семидневный, чтобы каждый раз, когда вы посещаете свой календарь, вы могли видеть свои мероприятия в выходные, а не только свою работу.
- Затем запишите свое личное время в свой календарь. Цветовое обозначение вашего времени в спортзале, вашего времени с семьей и друзьями, а также вашего одиночного времени отдыха, независимо от того, проводите ли вы его за играми, чтением, просмотром сериалов или обдумыванием ваших задач .
Все эти спокойные занятия так же важны на работе, поэтому они заслуживают места в вашем календаре.
Почаще снимайте трубку
Несмотря на то, что большая часть их работы была связана с общением, 27 генеральных директоров тратили всего 24% своего времени на электронную почту и 76% своего времени лицом к лицу или по телефону.
Хотя это может показаться неэффективным и немного старомодным, общение лично или, по крайней мере, по телефону на самом деле значительно экономит время. Электронные письма подвержены неправильному толкованию и работают не быстрее телеграфа для общения с одним человеком.
Кроме того, руководители компаний ценят встречи и телефонные звонки, потому что они строят доверие и отношения. Тон, эмоции и тонкость теряются в текстовом формате.
Попробуйте это:
Если электронное письмо расстраивает, раздражает или сбивает вас с толку, или если ваше электронное письмо может вызвать такие эмоции у другой стороны, вместо этого возьмите трубку. Общаясь более напрямую с помощью голоса, вы с меньшей вероятностью столкнетесь с недопониманием и в конечном итоге сэкономите время в долгосрочной перспективе.
Всегда есть повестка дня
Возможно, неудивительно, что слово “повестка дня” появилось в отчете HBR 27 раз. Большую часть времени это происходило не в контексте встречи, а скорее в связи с большим набором личных целей.
В какой-то момент во время исследования исследователи попросили руководителей компаний описать свои цели на квартал и часы, отведенные на их достижение. Все 27 генеральных директоров предоставили эти данные на месте.
У вас есть вещи, которых вы хотите достичь, но вы не двигаетесь к ним. Сознательно или подсознательно, это чувство простоя действительно отстой.
К счастью, напротив, любое ощущение прогресса или того, что вы немного продвинулись вперед, может стать огромным источником энергии.
Попробуйте это:
Прямо сейчас составьте список из трех целей. Они могут быть как личными, так и профессиональными, например “сбросить 10 кило” или “привести в порядок свои личные финансы”.
Затем посмотрите на последние две недели своего календаря и спросите себя: сколько часов я посвятил этим целям? Чему может потребоваться больше внимания на следующей неделе?
Придерживаясь любого рода повестки дня и ежедневно отрабатывая ее, вы можете быть уверены, что всегда двигаетесь к своим целям.
Краткие итоги
Как вы можете видеть, есть причина, по которой руководители компаний могут так много вкладывать в свои дни. И вы тоже можете взять некоторые из наиболее распространенных стратегий генерального директора и применить их в своей собственной жизни.
Независимо от того, возьмете ли вы все это и будете работать с этим, или вы найдете только один способ повысить свою продуктивность, вы, безусловно не пожалеете, что попробовали это.
