Удобство работы с документами при ведении бизнеса, безусловно, является стимулом к переходу на электронный документооборот. Однако для организаций не менее важен и финансовый фактор. Рассказываем, в чём выгода перехода на ЭДО и какой экономический эффект это даёт.
Недостатки бумажного документооборота
В крупных организациях общий объём документов достигает огромных масштабов, в связи с чем на их обработку тратится много рабочего времени. Кроме того, компаниям приходится нести дополнительные расходы на логистику документов. И это не единственная затрата на данном этапе, поскольку доставка тоже требует времени.
Неудобство бумажного ЭДО проявляется и в других аспектах:
- расходы на делопроизводство (покупка бумаги, принтера, канцелярских принадлежностей);
- при обработке документов вручную возможны ошибки и неточности — из-за этого увеличивается риск появления недостоверной информации, а для исправления ошибок требуются время и средства на подготовку нового документа;
- при транспортировке документы могут потеряться или стать непригодными для использования (если бумага порвётся или испачкается).
Минимизировать издержки можно с помощью перехода на электронный документооборот.
Эффективность электронного документооборота
Затраты на выполнение ежедневных операций — это основной критерий, по которому следует оценивать преимущества перехода на электронный документооборот. Применение ЭДО позволяет минимизировать финансовые расходы и повысить скорость обработки и передачи документов. Если на ручную обработку некоторых документов у сотрудников могут уйти часы, то с помощью системы оператора ЭДО можно сократить процесс до пары секунд.
Система оператора ЭДО (СЭД) — программный продукт, в перечень основных функций которого, помимо прочего, входят автоматизация обработки документов, а также их хранение.
Переход на ЭДО позволяет не только осуществлять информационный обмен между контрагентами без существенных трудозатрат, но и сэкономить деньги — расходы на бумагу и принтеры уменьшатся в значительной степени, а услуги курьерской службы для доставки документов больше не понадобятся.
В чём ещё заключается финансовая выгода от внедрения системы электронного документооборота?
- Сокращение расходов на содержание сотрудников
Так, внедрение СЭД позволило Управлению Россельхознадзора по Иркутской области сэкономить 221 тысячу рублей ежемесячно за счёт сокращения численности персонала в профильных и обеспечивающих отделах.
В Минэкономразвития РФ после внедрения СЭД количество рассматриваемой проектной информации увеличилось с 5,5 до 28,5 тысяч документов в месяц, притом что количество сотрудников, занимающихся организационным руководством, снизилось с девятнадцати до трёх.
По данным ПАО «Фортум» (ранее ОАО «ТГК-10»), до внедрения системы электронного документооборота более 70% времени уходило на копирование, раскладывание по ячейкам и отправку документов по электронной почте.
- Сокращение расходов на бумажный архив
Внедрение электронного документооборота позволило московской представительской компании «Siemens Business Services» снизить стоимость хранения архивной документации на 80%.
- Сокращение расходов на копирование и восстановление документов
Согласно данным Ассоциации по вопросам Управления Информацией и Изображениями, компания, производящая по 100 папок с документами в неделю, тратит 18,7 тысяч долларов в год на восстановление потерянных документов.
Организация электронного документооборота позволяет минимизировать потери документов. Благодаря этому компания сможет не только избежать ущерба бизнесу, но и сэкономить на восстановлении.
Помимо сокращения трудозатрат и уменьшения расходов, в число преимуществ ЭДО также входят:
- высокая скорость и большой процент подписания документов;
- удобство хранения и поиска документов;
- возможность автоматизации работы с документами;
- высокая степень защищённости информации, содержащейся в документах;
- возможность удалённой работы с документами и др.
Комплексное внедрение электронного документооборота, включающее также организацию электронного архива, расширяет возможности предприятия, а также повышает качество взаимодействия с обособленными подразделениями. Применение системы электронного документооборота является критически важным фактором для успешного ведения бизнеса.
Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» позволяет организовать юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. За входящие документы платить не нужно. Кроме того, пользователь получает скидку в зависимости от объёма исходящих документов. Попробуйте месяц ЭДО по бесплатному пробному тарифу.