В Апреле 2021 года к нам обратилась компания «Алеста UP» с целью систематизации и доработки действующего отдела продаж.
О компании
Компания занимается дистанционным обучением предпринимателей а так же помогает найти и внедрить ассистента. Первые продажи были в декабре 2020 года и за это время обучение прошло десятки предпринимателей. Вся компания работает на удаленке.
Директор и основатель - Алеста Сидорова имеет 12 летний опыт управления командой в организациях с оборотом 1млрд+ а также постоянный участник бизнес форумов с аудиторией до 8500 человек
Основной продукт компании это курс, целью которого является - обучить предпринимателя выстраивать систему найма без участия собственника. Система обучения включает в себя - найм сотрудника, адаптация и обучение новых сотрудников, мотивация ( материальная и нематериальная), управление командой. Курс построен так чтобы ученик сразу приступил к практическим заданиям.
Реализация проекта
Работу по проекту начали в конце марта 2021 года. Срок реализации проекта составил 2 месяца.
По плану работы, мы должны были сопровождать компанию до момента выхода на обьем продаж в 3.000.000р, по итогу достигли уровня продаж в 5.584.250 р
1. Оцифровка бизнес-процесса продажи
Работа стартовала с оцифровки бизнес-процесса продажи и построения статусно-конверсионных воронок продаж. Особенность продаж в компании в том, что менеджер работает только со входящими заявками. Сам процесс продаж строился по достаточно простой и понятно схеме. Клиент смотрит серию вебинаров и после просмотра последнего веба, информация о нем падает в CRM. Далее:
- Провели комплексный аудит компании
- Выявили основные цели и потребности клиентов, которые обращаются в компанию
-Описали весь бизнес процесс менеджера по продажам от начала диалога с клиентом до подписанного договора. Создал схему движения клиента от начал диалога до продажи.
На базе этой информации был описан бизнес-процесс работы с клиентами и выстроены 2 основные воронки: воронка первичных продаж и воронка прогрева.
- Воронка продаж — здесь мы работаем с клиентами после просмотра продающего вебинара до момента продажи
- Воронка прогрева — сюда попадают контакты клиентов кто регистрируется на вебинар. Цель — прозвонить всех кто зарегестрировался с целью повышения конверсии доходимости до вебинаров.
Каждый этап воронки продаж мы детально проработали :
- назвали этапы согласно технологиям продаж
- прописали действия и цели менеджера, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
- назначили ответственных за сделки
- прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
- прописали дополнительные точки касаний: отправка сообщения в WhatsApp.
2.Доработали AmoСRM
- подключили новых пользователей
- разграничили права
- настроили 2 воронки продаж
- настроили карточки сделки контактов, лидов и сделок
настроили роботов на автоматическую отправку сообщений в вотсап при переходах на статусы
Разработали отчеты и рабочий стол в AMOcrm.
Исходя из стандартных отчетов которые нужны любому отделу продаж были настроены необходимые отчеты
3. Создали регламент работы в AMOcrm и GetCourse
После оцифровки бизнес-процесса продаж мы приступили к формированию регламентов работы.
Был составлен регламент работы в АМОcrm и программе GetCourse на 24 страницe формата А4, полностью описывающие процесс работы отдела продаж и работы в системе.
Для обучения менеджеров регламенту, было создано тестирование на знание регламента состоящий из 38 вопросов.
4. Создали скрипты продаж под все типы коммуникации с клиентом
Скрипты были созданы в виде чек листов и обязательных тезисов для того чтобы менеджер озвучил это клиенту.
Что было сделано:
—Создали скрипты для общения по переписке
— Прописали правила общения с клиентами
— Создали шаблоны быстрых ответов
— Прописали способы дожимапопереписке
— Прописали сообщения в ответ на игнорирование
— Создали список отработок на все возможные возражения
Создали чек листы для контроля соблюдения скриптов
Скрипты были прописаны для 2х типов касаний с клиентом:
Первый скрипт связан с целью продажи. Второй скрипт с целью прогрева и приглашением на вебинар.
5. Создали систему найма МОПа
— Создали продающую вакансию для размещения на HeadHanter
— Создали продающую короткую вакансию для размещения в Телеграм каналах— Создали инструкцию — как написать вакансию
— Создали инструкцию по проведению собеседований.
— Подготовили список ответов на часто задаваемые вопросы кандидатов
— Прописали список вопросы для предварительного отбора
— Прописали скрипт холодного звонка
6. Прописали систему адаптации нового менеджера
Создали пошаговый алгоритм как правильно работать с сотрудником в период стажировки и тестового периода не теряя на него свое время. Документ включает в себя разделы о темах и уроках а так же тестовых заданиях которые должен пройти менеджер в заданные периоды времени
7. Создали систему найма РОПа
— Создали продающую вакансию для размещения на HeadHanter
— Создали продающую короткую вакансию для размещения в Телеграм каналах— Создали инструкцию — как написать вакансию
— Создали инструкцию по проведению собеседований.
— Подготовили список ответов на часто задаваемые вопросы кандидатов
— Прописали список вопросы для предварительного отбора
— Прописали скрипт холодного звонка
8. Прописали систему адаптации РОПа
Создали пошаговый алгоритм как правильно работать с сотрудником в период стажировки и тестового периода не теряя на него свое время. Документ включает в себя разделы о темах и уроках а так же тестовых заданиях которые должен пройти менеджер в заданные периоды времени.
9. Создали автоматизированную систему обучения новых менеджеров
Смысл в том чтобы за период обучения менеджер сам изучил продукт, клиентов, правил работы в компании, успешно сдал все необходимые тесты и начинал работу. Систему обучения реализовали на базе GetCourse.
10. Создали автоматизированную систему обучения новых РОПов
Система обучения аналогична менеджерам. Только помимо обучения для РОПа, кандидат должен пройти успешно обучение на должность менеджера и только потом приступить к своему обучению.
11. Создали должностную инструкцию МОПа
Внесли в этот документ основные разделы должности.
12. Создали должностную инструкцию РОПа
Внесли в этот документ основные разделы должности.
13. Внедрили планерки. Создали рабочее расписание.
— Создали регламент проведения планерок с указанием типов планерок, тем для обсуждения и правил проведения.
— Оптимизировали рабочий график отдела продаж для максимальной эффективности
14. Создали систему мотивации менеджеров и РОПа
— Создали удобную таблицу по расчету зарплаты
— Прописали показатели оклада+KPI+ % с продаж + штрафов
— Создали инструкцию по расчету зарплаты
— Создали таблицу отчетности и графика работы
— Создали видео обучение по работе с таблицами
15. Создали инструкцию для РОПа — что должен делать РОП
Это документ содержит информацию по ежедневным, еженедельным, ежемесячный действиям РОПа в компании. Документ содержит в себе ссылки на все документы и инструкции для успешного выполнения предписаний.
16. Создали инструкцию для владельца — как контролировать работу РОПа
Документ является как инструкция и подсказка директору, по управлению отделом продаж и РОПом, с четкими указаниями что и когда контролировать и проверять.
17. Скомпоновали всю информацию о каждой должности в одну карточку в Notion.
Цель этой задачи — сделать так чтобы все что нужно знать сотруднику он мог найти через 1 ссылку. Начиная от обучения должности и заканчивая таблицей с ежедневными отчетами. И эту задачу мы реализовали в сервисе Notion.
18. Наняли и вывели на проектную мощность двух менеджеров
— Отобрали 123 резюме
— Провели 56 собеседований
— Вывели на обучение 25 кандидатов
— Отобрали 6 менеджеров
— Вывели на проектную мощность 2х
19. Наняли и вывели на проектную мощность одного РОПа
— Отобрали 31 резюме
— Провели 14 собеседований
— Вывели на обучение 6 кандидатов
— Отобрали 3
— Вывели на проектную мощность 1
Резюме
Проект оказался очень интересным так как вся компания работает на удаленке в 4х странах ! Для нас это был отличный опыт выстраивания взаимодействия отдела продаж состоящий полностью из новых сотрудников так как со всеми кто работал до этого пришлось попрощаться.
Ниже привожу статистику продаж компании до работы с нами и после внедрения всех инструментов.
