Стремительно пустеющий кошелек – это плохо. Еще более огорчительно, когда он становится пустым неожиданно. Часто именно так перспективный средний бизнес становится малым, а малый вовсе исчезает. А в семьях с доходом от 100 тысяч рублей никогда нет денег на крупные покупки, полноценный отдых. Предотвратить эту беду можно, если прибегнуть к системе планирования бюджетов. Кто нуждается в бюджетировании и как реализовать его, рассказываем в этой статье.
Что такое бюджетирование и кому это нужно?
Сначала разберемся с понятиями. Если кратко, то бюджет – это совокупность всех доходов и расходов «ячейки общества». А бюджетирование – процесс составления финансового плана на конкретный период, контроль его исполнения. То есть в сущности, бюджетирование – это управление деньгами. При формировании плана в учет берутся запланированные доходы, расходы, любые финансовые потоки.
Кому нужно бюджетирование? Его используют предприятия любой формы, то есть нужно оно каждому коммерческому объекту. И масштаб организации здесь не имеет значения: хоть маленькой обувной мастерской, хоть промышленному холдингу.
Но финансовое планирование важно делать и обычным гражданам. Каждый ответственный взрослый, который хочет реализовать все свои планы, превратить мечту о машине, квартире или путешествии в реальность, должен контролировать свои заработки, планировать траты.
Зачем нужно бюджетирование? Для компаний эффективное управление текущими возможностями в принципе немыслимо без планирования. Для тех, кто к бизнесу не имеет никакого отношения, это нужно, чтобы всегда достигать поставленных финансовых целей.
Беспечное «плавание без рулевого» продлится только до первого кризиса. Но грамотное бюджетирование и в «штиль» необходимо, если вы хотите действительно зарабатывать и иметь ту самую пресловутую «подушку безопасности». Ведь, как известно, деньги любят счет.
Принципы бюджетирования
Детализация. Финансовое планирование – предмет, в котором нет мелочей. Должны быть учтены все доходы, затраты, даже не превышающие 1% от выручки. Бюджетирование может проводиться по-разному, со своими особенностями. Но опираться оно будет на одни принципы:
Зависимость от стратегических целей. Предположим, вы хотите увеличить за 2 года прибыль вдвое. То все бюджеты, которые будут составляться на этот период, должны подчиняться этой цели.
Непрерывность. Нельзя сегодня планировать, а завтра передумать, поменять концепцию. Играть нужно вдолгую, работая системно, упорно. Если вы, конечно, не решили потопить свой «корабль».
Дальний прицел. Имеет смысл расписывать бюджеты минимум на год, еще лучше – на 3-5 лет.
Полнота. Бюджетирование – это не только про деньги. Важно в расчетах учитывать все составные элементы, в том числе нефинансовые. Например, количество работающих взрослых, всех, кто находится на иждивении.
Гибкость. Рынок часто «штормит» – ситуация меняется почти ежедневно. Поэтому необходимо распознавать предпосылки шторма до того, как он нагрянет, уметь подстраиваться, корректировать курс с наименьшими для себя потерями. Для этого лучше иметь несколько планов: стратегический (на несколько лет), годовой, текущий (на месяц, даже неделю)
Цели, функции, правила
У скрупулезного процесса бюджетирования есть главная цель – обдумывание, правильная организация движения денежных средств. Добиться этой цели можно, если придерживаться следующих правил:
- Планировать, или раскладывать все по полочкам. Налаженная система дает возможность планировать рост, развитие бизнеса, определять его потенциал. Например, вы продаете фреши в киоске у дома, хотите расширить франчайзинговые соглашения. Правильные расчеты помогут определить стоимость обучения новых владельцев, маркетинговые расходы, затраты на дополнительное оборудование. Или же вы хотите поехать летом в отпуск, но не на 2 недели, как обычно, а на 4. Разложив все по полочкам, вы определите, сколько денег нужно на такой отдых, наметите сроки и выберете вариант накопления. То есть планирование позволит найти оптимальные пути использования трудовых, материальных, прочих ресурсов.
- Согласовывать работы «отделов», или придерживать коней. В семье согласование заключается в том, что все домочадцы должны быть согласны с конкретными затратами. К примеру, муж не может потратить весь бюджет из строки «развлечения» на спиннинг для рыбалки, не поговорив об этом с женой. А она не может потратить весь полугодовой бюджет из статьи «обувь, одежда» на единственную пару туфель, не спросив у мужа, что он думает об этих планах.
- Распределять ресурсы, или нас не застать врасплох. У всех есть определенный объем капитала и активов, рассчитанных на использование в конкретном периоде. Основная роль бюджетирования – не позволять тратить этот объем «в ноль». Система предполагает откладывание некоторых ресурсов «под подушку» – они будут использованы при возникновении форс-мажоров. Например, к непредвиденным обстоятельствам относится незапланированный капитальный ремонт автомобиля или борьба с последствиями потопа.
- Оценивать производительность, или быстрее-выше-сильнее. Система определяет финансовые «точки», по которым оценивается работа. Т.е. каждый вкладывает, сколько может, но можно стремиться на работе к премии, чтобы поднять эту «точку» повыше.
- Оптимизировать затраты, или по канату лучше ходить со страховкой. Бюджетирование поможет вовремя остановить развитие бесперспективного направления или отложить (отменить) рискованные операции. Например, вы все тот же продавец фрешей, но решили продавать дополнительно витграсс (сок из пророщенных зерен пшеницы). А анализ квартальных расчетов показал, что его изготовление не рентабельно. Начинание было хорошим, но оно работает против вас, это означает, что идею лучше отложить в долгий ящик. Или же вы решили разнообразить досуг и добавили графу «боулинг или кружок по гончарному делу». Сходив, поняли, что это слишком дорого и не так уж и интересно. Значит, графа вычеркивается из плана.
Более подробно правила и нюансы их исполнения мы разбираем на вебинаре. Теперь сформулируем базовые функции внедрения бюджетирования:
- Мотивация. Система устанавливает ориентиры, а с ними работается легче, лучше. Она подталкивает искать новые приемы и тактики, стремиться к улучшению результатов.
- Создание коммуникационной, дисциплинированной среды. Во-первых, поставленные цели повышают вовлеченность всех работающих членов семьи, а значит, и производительность. Во-вторых, система устроена так, что информация движется между участниками процесса – мужем и женой, родителями и детьми – тем самым обеспечивая постоянное общение.
- Учет финансово-экономического состояния и прогнозирование будущих финансовых событий. Так легко понять, в каком направлении вы движетесь и что будет с вашим бюджетом через год, два, пять, десять.
- Анализ проводимой работы. Детальные разборы помогают выявить слабые стороны работы, устранить ошибки, подкорректировать планы развития.
- Авторизация. Бюджетирование сводит к минимуму растрату. К примеру, если вам выделено, скажем, 500 руб. на расходы, значит, вы не потратите сверх этой суммы ни одного рубля.
Теперь, когда с понятиями и принципами вы разобрались, выбирайте вид системы планирования.
Виды и подходы к бюджетированию
Существует 3 основных вида бюджетирования:
- Финансовое. В него включаются предполагаемые доходно-расходные процедуры, перемещения наличных, безнала, расчеты прибыли. Цель этой разновидности – спланировать распределение денег, не допустить дефицита бюджета.
- Инвестиционное. Включает все, что относится к инвестированию. Например, планы по завоеванию нового рынка или сегмента, созданию новых отделов, запуску новой продукции, крупных покупок, строительству и ремонту.
- Операционное. В отличие от финансового типа, который выражает общее состояние средств, операционное отражает контрольные «цифры» конкретных направлений. Сюда входят:сметы по каждому виду работ;
налоговые, коммунальные, хозяйственные платежи;
баланс имущества и т.п.
