В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку. А ведь можно упростить процессы, сократить количество документов и при этом не нарушить закон!
Оптимизация работы отдела кадров позволит:
- увеличить эффективность кадровых процессов;
- снизить риск ошибок;
- сократить расходы на персонал и не только на персонал.
1. Проверить перечень документов
Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить, какие документы и процессы обязательны по закону.
Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства: правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, трудовой договор и пр. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Составьте перечень и напротив каждого документа укажите, какой нормативный акт регулирует работу с ним. Когда таблица будет готова, увидите, от каких пунктов можно отказаться.
Определите также, какие документы будут только на бумажных носителях, а какие — еще и в электронном виде.
2. Проанализировать содержание документа
Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
В компьютерных программах, которыми мы пользуемся, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. Конечно, это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят не тратить время на ручную переделку документа для каждого сотрудника.
Если вы разработали собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.
3. Упростить кадровые процедуры
Цель — сделать процессы эффективными. Для этого надо знать этапы создания документа. А это подготовка проекта документа, его проверка, согласование, утверждение и регистрация документа. Это общая схема.
Детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота. Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Уведомите сотрудника, когда будете знакомить с графиком отпусков.
4. Организовать электронный документооборот
Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.
По каждому типу документации надо учесть:
- обязательно ли вести его в письменной форме;
- нужна ли собственноручная подпись работника или работодателя.
Кадровые документы, которые по закону должны быть подписаны собственноручно, в электронном формате требуют усиленной квалифицированной подписи (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63). Это трудовой договор, ознакомление с локальным нормативным актом, приказ о приеме на работу или об увольнении и пр.
Если в законах нет требования готовить документ на бумаге, для подписания достаточно простой квалифицированной ЭП. А для необязательных документов можно использовать простую цифровую подпись.
Таким образом, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.
Пройдите БЕСПЛАТНЫЙ курс для кадровиков в Контур.Школе, чтобы узнать отличия оформления трудового договора и ГПХ, способы оформления дистанционных работников, организацию обучения сотрудников.
Чтобы перейти к странице курса, листайте до конца страницы.
#кадровое делопроизводство #кадровый учет #кадровик #управление персоналом #профпереподготовка