Когда вы оказываете услуги с регулярным выставлением счетов и актов выполненных работ (или других закрывающих документов) — аренда, бухгалтерские услуги, маркетинговые услуги, техподдержка и т.п., то выставление счетов может стать довольно продолжительным занятием с возрастающей вероятностью ошибок. Для автоматизации данного процесса и уменьшения вероятности «Человеческого фактора» можно использовать модуль «Биллинг» в 1С Управление Нашей Фирмой.
В этой статье мы покажем как можно автоматизировать регулярное выставление счетов на примере подразделения нашей компании по информационно-техническому обслуживанию программ 1с.
В биллинге 1С УНФ можно реализовать 3 основных сценария
Первый вариант — Абонентская плата — выставление счетов за определенную услугу или набор услуг. Счет выставляется за определенный период или в предоплатном варианте с выставлением Актов выполненных работ в конце месяца или в постоплатном варианте - счет и акт выставляются в конце отчетного месяца или в начале следующего.
Второй вариант — По факту выполненных работ — все работы и продажи по контрагенту фиксируются в течении месяца или заказ-нарядами или расходными накладными, а в конце месяца выставляется единый счет(или несколько счетов, если есть разбивка по договорам)
Третий вариант — Совмещенный - абонплата и работы сверх абонплаты.
Рассмотрим модуль биллинга подробнее и начнем с настройки
Часть 1. Настройка биллинга в 1С Управление Нашей Фирмой
Включить модуль Биллинга можно из раздела Настройки (в старых версиях в любом разделе)— пройдя по ссылке «Еще больше возможностей» в разделе «Продажи» - ставим галочку «Биллинг и работа с регулярными услугами»
После установки галочки в разделе Продажи появится подраздел «Биллинг»
В разделе Биллинг всего 2 ссылки— «Выставление счетов» и «Тарифные планы».
Настройка тарифных планов в 1С Управление Нашей Фирмой.
Прежде чем начать работать с Биллингом в 1С Управление Нашей Фирмой необходимо настроить тарифные планы.
Проходим по ссылке «Тарифные планы»
Тарифный план — фиксированный набор услуг и работ предоставляемых клиенту по договору обслуживания с определенной периодичностью.
В журнале мы видим уже существующие планы. Для создания нового плана нажимаем на кнопку «Создать»
В поле «Название» пишем название тарифа.
Ниже расположена табличная часть с двумя вкладками — Номенклатура и Затрат.
Во вкладке «Номенклатура» необходимо добавить товары, работы или услуги, которые будут входить в
- Номенклатура и Характеристика — указываем товар, услугу или работу, которые будем предоставлять регулярно, согласно договора обслуживания
- Включать в счет — если галочка стоит, то услуги(товары, работы) будут указываться в счете. Если галочку убрать, то номенклатура (даже если по ней и будет движение) не будет отражаться в счете.
- Включено в абонплату — количество единиц номенклатуры, включенных в абонплату
- Цена — можно выбрать 2 варианта:
- «По виду цен договора» - в этом случае тариф будет считаться исходя из цены определенной в договоре и установленной в номенклатуре
- «Фиксированное значение» - выставляем цену, которая будет выставляться в счет, которая не завит от цены указанной в номенклатуре и вида цен установленных в договоре.
- Представление в счете. Период/Группировка:
- в первой строке в чек-боксе можно поставить галочку и к названию номенклатуры будет добавляться месяц(или другой период, указанный в Договоре) и год выставления счета. Без галочки период выставления услуги проставляться не будет.
- во второй строке можно сгруппировать разную номенклатуру под одним наименованием. Например: в тарифе можно перечислить возможные работы по обслуживанию — консультации, обновления, работы программистов, но указать общую номенклатуру в группировке — Обслуживание 1С и при формировании счета программа объединит все работы в одну.
В самом низу Формы создания тарифного плана есть еще один блок настроек - действия при продажах внеплановых позиций.
Если в плане указаны Консультации, а клиенту дополнительно обновили программу или продали программу 1С возможны 3 варианта:
- при установке галочки в поле «Выдавать ошибку» - программа не отправит счет и акт, а выдаст уведомление об ошибке для ручного решения ситуации. В данном случае программа поможет проконтролировать корректность выписки документов.
- при установке галочки в поле «Включать в счет» программа перечислит в счете все работы и товары в том виде как они есть.
- при включенной галочке «Включать в счет», в строке «Представление в счете» выбираем общую номенклатурную позицию, например: «Внеплановые работы по договору обслуживания», и все работы и товары не указанные в тарифе будут объединены в одну позицию под этим наименованием.
Во второй вкладке формы настройки Тарифного плана - «Затраты» можно указать какие наши расходы должны перевыставляться клиенту(например расходы на проезд до него или затраты на доставку)
На этой странице нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Статья затрат» выбрать статью расходов(или создать свою статью и выбрать ее)
Для того чтобы связать товар или услугу с данной статьей затрат - в карточке Товара/Услуги в верхней строке ссылок нажимаем «Счета учета»
В поле «Счет учета затрат» выбираем статью «Коммерческие расходы» - теперь все расходы по данной номенклатуре будут проходить по этой статье.
Возвращаемся к настройкам тарифа
В следующей колонке «Включать в счет» ставим галочку если данные расходы будут включаться в счет.
В колонке «Цена» выбираем метод определения цены:
По себестоимости — только расходы по данному
- По себестоимости с наценкой — кроме стоимости расхода еще добавляется наценка, которую определяем в следующей колонке.
- Фиксированное значение — какой бы не был расход выставляться будет только значение указанное в этой же колонке сразу после выбора варианта
Следующая колонка - «Наценка %» - становится активной только при выборе второго варианта цен — Себестоимость с наценкой
Последняя колонка - «Представление в счете. Период/Номенклатура» - в верхней ячейке ставим галочку если необходимо чтобы в счете указывался период выставления счета, а в нижней указываем номенклатуру, под название которой будут объединяться расходы по данной статье. Если не указать общую номенклатуру, то все расходы по данной статье будут переноситься в счет также, как указаны в приход-расходных документах.
В нижней части вкладки, так же как и в первой вкладке расположен блок настройки действий при обнаружении расходов не указанных в тарифе. Блок настраивается аналогично как во вкладке Номенклатура.
Тарифный план настроили
Настройка Договора обслуживания в 1С Управление Нашей Фирмой.
Для привязки Тарифного плана к абоненту необходимо создать договор и в разделе «Биллинг» поставить галочку в чек-боксе «Это договор обслуживания».
После установки галочки «Это договор обслуживания», в разделе «Биллинг» появятся настройки договора:
- Период действия — устанавливаем период действия договора. Как минимум, надо установить дату начала действия договора, а конечную можно не ставить, если договор бессрочный.
- С периодичностью — выбираем период выставления счетов и актов — день, неделя, месяц, квартал, полгода, год
- Выставлять документы — указываем число месяца(день недели — если период «неделя») в котором необходимо выставлять счет. Дата является уведомительной и участвует в индикации просрочки периода выставления(показывает красным кружком что срок выставления просрочен)
- Тарифный план — выбираем тарифный план, настроенный ранее.
- Направление деятельности — если в настройках Биллинга в «Еще больше возможностей» (см. рис. 1) вы поставили галочку «Вести учет расходов в разрезе договоров обслуживания», то направление деятельности создастся автоматически. Направление деятельности в биллинге служит для объединения всех расходов и доходов и привязки их к конкретному договору обслуживания.
- Получатели писем в групповой рассылке — в данном поле отображаются все адреса электропочты, привязанные к данному контрагенту. Ставим галочки напротив адресов контактных лиц, ответственных за оплату.
Настройку договора обслуживания выполнили, переходим к форме выставления счетов
Модуль выставления счетов по периодическим услугам в 1С Управление Нашей Фирмой.
Форма выставления счетов по договорам обслуживания в 1С Управление Нашей Фирмой разделена на 3 основных части:
1. Табличная часть Контрагенты и договоры
2. Табличная часть Подробности по договору
3. Панель управления
Рассмотрим подробно каждую часть.
1. Контрагенты и договоры
Табличная часть «Контрагенты и договоры» занимает верхнюю часть левой и центральной части формы. В этой форме указываются все активные договоры обслуживания.
В первых двух колонках табличной части «Счет» и «Акт» расположены чек-боксы, которые позволяют выбрать по какому договору и какой документ будет сформирован при нажатии кнопки «Сформировать документы».
В колонке «Дата» указывается запланированная в настройке договора(рис. 11 — поле «Выставлять документы») дата выставления счета. Перед датой стоит цветовой индикатор — если он красный и не закрашенный, то это говорит, что мы просрочили дату выставления счета.
В колонке «Контрагент» указаны все покупатели, по которым есть активные договора обслуживания. Один и тот же покупатель может быть указан несколько раз, так как по нему могут действовать несколько договоров обслуживания с разными тарифными планами.
Колонка «Договор» показывает все договора обслуживания, действующие на данный момент.
Колонка «Тарифный план» показывает какой тарифный план привязан к данному договору.
Колонка «К выставлению» содержит суммы счетов, которые будут выставлены в счетах. Акты могут отличаться от суммы счета, так как в счете могут присутствовать товары или другие расходы, оформленные другими документами - расходными накладными.
2. Подробности по договору
Эта табличная часть расположена под таблицей «Контрагенты и договоры». В ней указываются подробности и расшифровки сумм, выставленных клиентам, а также счета и акты, сформированные как данной формой по нажатию кнопки «Сформировать документы», так и в ручном режиме в течении отчетного периода.
Табличная часть «Подробности по договору» содержит четыре вкладки:
- Расшифровка — показывает какая номенклатура(Услуги и Работы) будет указана в счете, в каком количестве и на какую сумму. В столбце «Выставлено» указано количество и суммы на которую счет уже выставлен, в столбце «К выставлению» количество и сумма по данной позиции, на которые счет еще не выставлен. Это может быть расхождением между абонплатой и фактически оказанными услугами и т. п.
- Первичные документы — в этом столбце перечислены все первичные документы, выставленные в течении месяца по данному договору.
В таблице мы видим первичный документ учета выставленный по данному договору, номенклатуру и расходы по документу, количество и сумма по номенклатуре. Двойной клик мышкой открывает документ для просмотра и редактирования.
- Счет на оплату — вкладка показывает список созданных по данному договору счетов
Акты — вкладка, в которой собраны все акты, выставленные в течении отчетного периода.
3. Элементы управления выставлением счетов и актов Биллинга
Элементы управления выставления счетов по договору обслуживания в 1С Управление Нашей Фирмой:
Первый элемент формы: выбор периода выставления документов — позволяет сортировать документы по периоду, к которому они относятся.
Блок «Колонки» - включает и отключает видимость трех колонок: «Дата», «Договор» и «Тарифный план». Позволяет убрать лишнюю информацию из табличной части «Контрагенты и договоры»
Блок «Сформировать на дату» - устанавливает дату счета и акта
Блок «Счета на оплату» содержит чек-боксы которые включают/отключают автоматические действия по отправке счета клиенту и выводу счета на печать.
Блок «Акты выполненных работ» - так же как и предыдущий блок содержит чек-боксы которые позволяют включить/отключить автоматическое формирование Актов выполненных работ, их проведение, а также автоматическую отправку актов на электронную почту и распечатку.
Поле «Шаблон для рассылки» позволяет выбрать шаблон письма для отправки контрагентам.
В самом низу расположена ссылка «свернуть», которая сворачивает панель элементов управления, расширяя полезную площадь табличных частей.
На этом обзор настроек и функционала модуля Биллинга заканчиваем.
В следующей части мы рассмотрим применение модуля Биллинга на конкретном примере. Если у Вас остались вопросы по данному обзору - звоните нам по телефонам +7(383)312-07-64, +7-923-158-67-74 или пишите на электронную почту mail@rps-1c.ru