Презентации стали неотъемлемой частью современной жизни. Чаще всего мы используем их в следующих случаях:
- отчеты для руководителя
- демонстрация нового проекта
- концепция развития
- коммерческие предложения
- образовательные программы (учебный материал в формате презентации)
- школьные/студенческие (они схожи с демонстрацией проекта)
Не смотря на разные виды презентаций, цель у них одна – донести до читателя суть и подвести его к покупке / согласию / партнерству и т.д. Исходя их этого логика презентации и структура на 80% одинаковые для всех видов. А принципы оформления на все 100%.
Сегодня мы с вами рассмотрим первый вид. Презентации – отчеты для руководства. Принципы оформления, структура, логика, обязательные правила.
Условно разделю весь материал на две части: внутреннее наполнение и визуальное оформление.
Внутреннее наполнение.
1. Первое, что мы делаем – это обозначаем цель нашей презентации. Она не должна быть обширной или обтекаемой. Конкретика – наше все.
Цель нашей презентации – продемонстрировать работу отдела за отчетный период, т.е. рост ключевых показателей, промежуточные или итоговые результаты каких-либо проектов и, что самое главное для руководителя, пользу, выхлоп, выгоду компании от проделанной нами работы. Как только мы определили цель, мы понимаем, какой у нас должен быть вывод. Соответственно 2 слайда у нас уже есть. А что между ними?
2. Начинкой презентации должны быть не просто красивые слова, а точные и лаконичные данные. Как вы думаете, есть разница, если мы напишем: «Отдел по работе с партнерами заключил много новых контрактов» или «За отчетный период «январь-март» отделом по работе с партнерами было заключено 25 контрактов с компаниями, которые имеют филиалы в 39 городах России». Чем больше точных цифр, тем лучше. Даже можно не писать полные предложения, а просто оставить «25 контрактов», «39 городов России».
3. Не забываем про правило «от общего к частному». Мы начинаем с основных показателей или сначала перечисляем все результаты, а потом рассказываем про каждый в отдельности уже более подробно.
Например:
Отчет компании А за I квартал 2021 года
1. Заключено 25 контрактов
2. Привлечено 200 594 новых клиентов
3. Завершено строительство 10 домов
4. Проведено 14 внутренних мероприятий
И в последующих слайдах мы разбираем, какие это договоры, кого именно мы привлекли, особенности целевой аудитории, что за дома и где мы их построили, какие мероприятия и с какой целью провели.
Если мы меняем логику презентации и делаем «от частного к общему», тогда есть вероятность, что руководитель просто запутается. Он не поймет, каким образом, говоря про контракты, мы вдруг дошли до мероприятий.
4. Самое важное! 1 слайд – 1 идея. Не больше. Иначе не получится грамотно разместить информацию. Не надо лепить на 1 слайд 10 дашбордов или статистику по 16 мероприятиям. Так не сработает.
Это четыре основных правила, которые нужно запомнить. Пока на них и остановимся. Про все остальное обязательно напишу чуть позже. Не хочу превращать статьи в длинные инструкции. А пока перейдем ко второй части.
Визуальное оформление
Визуальное оформление играет очень важную роль. Мы можем написать важные и правильные мысли, подкрепить их цифрами. И с точки зрения наполнения все будет идеально. Но если наша презентация не будет читаемой и будет аляпистой, то ничего хорошего мы все равно не получим по итогу. Будет обидно. Поэтому если делать, то делать качественно.
1. Если в организации или у личного бренда есть фирменный стиль и брендбук, то презентацию мы делаем, строго соблюдая корпоративные цвета, шрифты и другие правила. Если ничего такого еще нет и не предвидится, тогда выбираем 2-3 цвета и 1-2 шрифта (вес шрифта).
Есть два варианта использования цвета и шрифта.
Первый. Мы берем 2 оттенка одного и того же цвета и используем для оформления. И 1 противоположный цвет для акцента. Цвет основного текста всегда черный или серый. Это улучшит восприятие. (Есть исключения). И также со шрифтами. Берем один шрифт и используем два разных начертания. Жирный – для заголовков, базовый – для основного текста.
Второй. Мы берем два разных цвета, которые сочетаются между собой. Например, синий и желтый. И берем два разных шрифта для заголовков и текста.
Как только вы добавляете еще один шрифт, еще один цвет, а дальше яркую картинку, презентация начинает походить на карнавал или цыганский танец. Ярко, весело, ну за всем многообразием красок сути не уловить.
2. Следующее важное правило – это единообразие графических элементов (фотографий и иконок), а также их соответствие посылу и целевой аудитории.
В наше время все можно найти в интернете и даже бесплатно, главное потратить время и силы. Для удобства также есть стоки с платными и бесплатными изображениями.
Это я к тому, что если вы в презентации используете минимум текста и максимум иконок (а это сейчас одно из основных требований, т.к. инфографика воспринимается мозгом в сотни раз быстрее, чем текст), то вам просто жизненно необходимо иметь у себя полные наборы иконок разных тематик. Одно начертание, один стиль, один цвет – это красивее и чище, чем абы как. С фотографиями чуть сложнее. Использовать их в презентациях надо крайне осторожно, чтобы они не выглядели, как квадраты, вписанные в слайд, а аккуратно влились, как родные. Все фотографии должны быть в идеале одной ориентации. Однозначно они должны быть хорошего качества. Лучше обойтись совсем без фотографий, чем поставить ту, которая не в фокусе, так еще и через Whatsapp передавалась. И еще очень важно – это использование фотографий с изображением правильной расовой принадлежности в отношении вашей целевой аудитории. Этот урок я запомнила на всю жизнь. Очень бросается в глаза, если вы рассказываете про лояльность русских женщин к российскому косметическому бренду, а на фотографиях у вас явно американки или австралийки.
3. Диаграммы и таблицы. Эти вещи должны быть тоже в общей стилистике презентации. Не надо делать таблицу в excel, а потом вставлять ее в презентацию через скриншот. Нет. Забудьте, пожалуйста! Хотите, чтобы к вам относились, как к профессионалу, работайте, как профессионал.
4. Акценты. Внутри каждого слайда мы также используем правило «от общего к частному». Данные должны располагаться либо слева-направо, либо сверху-вниз в логической последовательности. Все-таки определитесь, либо слева-направо, либо сверху-вниз. Единообразие расположения тоже должно быть. Если мы сделаем один слайд, читаемый по горизонтали, а другой – по вертикали, наш читатель не сразу поймет, откуда ему стоит начать просмотр. Поэтому давайте упростим ему задачу. Ведь наша с вами цель – получить от руководителя одобрение и зарплату за труды).
Если мы понимаем, что помимо жирного заголовка и базового текста нам нужно сделать акцент на каких-то словах или предложениях, в первую очередь мы используем комбинацию тех же цветов и шрифтов. Т.е. выделяем это слово жирным, как заголовок (только оставляем размер, соответствующий тексту). Или в синем тексте делаем желтое слово. Комбинаций множество. Если и этого недостаточно, начинаем играть с размером. Основной акцент на слайде должен сразу бросаться в глаза. А это значит, что либо это должен быть яркий, либо крупный акцент.
5. Последнее, о чем сегодня поговорим – это заключительный слайд.
Достаточно спорный вопрос, но я уже давно приняла для себя, как мне кажется, самое правильное решение. Никогда я не пишу «Спасибо за внимание». Это больше похоже на детский сад, чем на бизнес-продукт. Итог любой презентации – это вывод. Если вы выступаете, а презентация идет в качестве заставки, то вы подводите к финалу интонацией. Если вы отправили презентацию по почте, то руководитель уже на слайде с выводом поймет, что это заключение. Я считаю, что добавлять слайд «Спасибо за внимание» — это дурной тон. Вот так. И никак иначе! Все, что вы можете добавить в конце – это контакты. В этом есть логика и польза. А слайд, который не несет никакой смысловой нагрузки, должен отправиться в мусорное ведро.
Вот основные требования. На сегодня все.
Полезный ссылки:
Создание презентаций: https://www.canva.com/
Сток фото: https://www.freepik.com/
Сток иконок: https://www.flaticon.com/
Шрифты: https://fonts.google.com/
Если вам необходима консультация. Или есть вопросы на счет ваших презентаций. Пишите, обязательно всем отвечу и помогу.
Если вы дочитали эту статью до конца и узнали что-то новое и полезное, то напишите об этом в комментариях. Если ничего нового не узнали или с чем-то не согласны, то тоже напишите) А также подписывайтесь на меня в Instagram @mos.pr_official .
#PR #event #webdesign #СозданиеСайтов #копирайтинг #продвижение #ЛичныйБренд #КризисныйPR #АлександраМесячук
