Чтобы начать использовать онлайн-кассу, её нужно подключить к оператору фискальных данных (ОФД) и зарегистрировать в налоговой инспекции. Расскажем обо всех этапах подключения и настройки.
Получите электронную подпись
Она нужна для регистрации кассы без посещения налоговой и удалённого заключения договора с оператором фискальных данных (ОФД).
Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре налоговой. Это бесплатно. Но для работы с ней вам потребуется защищённый носитель — токен и специальная программа, без которой не получится подписать документ.
Электронная подпись: для чего нужна и как получить
Заключите договор с оператором фискальных данных
Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу. Исключение — работа в местности, где нет стабильной связи. Предприниматели, работающие там, обязаны иметь кассу, но не обязаны передавать данные в налоговую через интернет.
На конец 2021 года есть 18 операторов. Стоимость передачи фискальных данных — в среднем 3 тыс. рублей за кассу в год. Но иногда поставщики кассового оборудования объявляют акции и дают обслуживание у ОФД в подарок.
Вы можете выбрать любого оператора, который входит в реестр.
При выборе обратите внимание на:
- наличие допуслуг, которые пригодятся вам для бизнеса, например, регистрация кассы, её настройка и подключение, выпуск электронной подписи, подключение к системе маркировки и т.д.;
- удобство личного кабинета, наличие аналитики продаж, возможность создания отчётов в ЛК;
- наличие тарифов на полгода, месяц и даже день — актуально для тех, кто ведёт сезонный бизнес или пробивает чеки не каждый день;
- наличие системы отслеживания ошибок в чеках — поможет избежать штрафов.
Некоторые ОФД заранее предупреждают о завершении срока действия фискального накопителя, чтобы вы могли вовремя заменить ФН и избежать его блокировки.
Список операторов, стоимость услуг, дополнительные услуги:
Чтобы подключиться к ОФД, выберите тариф, оставьте заявку на подключение и дождитесь обратной связи. Либо зарегистрируйтесь на сайте оператора, получите доступ к личному кабинету и оставьте заявку на подключение прямо в ЛК. После того, как ОФД обработает заявку, вы заключите с ним договор на обслуживание.
Подайте заявку на регистрацию кассы в налоговой инспекции
Есть несколько вариантов:
- регистрировать самостоятельно в личном кабинете на сайте ФНС;
- идти в налоговую с бумажным заявлением;
- воспользоваться услугами ОФД.
Рассмотрим каждый вариант.
Регистрация на сайте ФНС
Закон 54-ФЗ допускает удалённую подачу заявления на регистрацию кассы. Сделать это можно в личном кабинете на сайте ФНС, но для этого потребуется электронная подпись.
Для регистрации:
- Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» и нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ».
2. Появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную». Выберите модель кассы, укажите адрес установки ККТ, наименование торговой точки, в которой она будет стоять. Адрес места установки нужно выбирать из справочника ФИАС.
Обратите внимание! В справочнике ФИАС могут быть не все адреса. Заранее проверьте на сайте ФИАС есть ли адрес вашей торговой точки в базе. Если есть хотя бы улица, вы без проблем зарегистрируете кассу. Если нет, зарегистрировать ККТ не получится, пока вы не добавите свой адрес в справочник. Соберите правоустанавливающие документы на торговую точку и обратитесь в администрацию района, на территории которой находится бизнес, с заявлением о включении помещения в ФИАС.
3. Заполните параметры кассы и фискального накопителя: модель, заводской и серийный номера. Они указаны в паспортах, выданных с ККТ и ФН, можно сверить с базой ФНС. Система автоматически проверяет, есть ли номер в базе и не зарегистрирован ли он за другой компанией.
4. Проверьте данные, подпишите заявление электронной подписью и отправьте его.
Заявление на регистрацию появится в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники». Через некоторое время проверьте статус обработки и получите регистрационный номер для завершения регистрации.
Личное посещение налоговой
Если нет электронной подписи, сходите в налоговую с паспортами всех касс и фискальных накопителей. Чтобы сэкономить время, вы можете заранее записаться на приём на сайте ФНС. Заявление на регистрацию по форме КНД-1110061 можно заполнить в инспекции либо заранее.
На каждый экземпляр ККТ нужно отдельное заявление. Заполнять можно от руки либо на компьютере. Исправления не допускаются, поэтому будьте внимательны и аккуратны.
Рекомендуем заполнять заявление в налоговой. Так вы избежите ошибок при заполнении документа: сотрудник ФНС подскажет, как правильно указать данные и где из взять.
После проверки заявления из налоговой придёт уведомление на электронную почту или телефон. Вам нужно будет ещё раз прийти, чтобы забрать карточку с регистрационным номером. Он присваивается в течение рабочего дня, следующего за днём подачи заявления.
Регистрация через ОФД
Процедуру рассмотрим на примере оператора «Платформа ОФД». На момент регистрации кассы у вас уже должен быть подписанный договор с компанией и доступ к личному кабинету на сайте ОФД.
Для регистрации:
1. Перейдите в раздел «Кассы» — «Регистрация касс в ФНС».
2. Нажмите «+ Создать заявку».
3. Заполните форму заявления. Укажите адрес установки кассы, код налогового органа, в который направляете заявление. Узнать его можно на сайте ФНС. Укажите данные кассы и фискального накопителя: модель и заводской номер.
4. Подпишите заявление электронной подписью, загрузив её в учетную запись, и отправьте документ в налоговую.
После этого заявка со статусом «Обработка в ФНС» появится в разделе «Регистрация касс в ФНС».
Проверяйте статус заявки: когда он сменится на «Ожидает регистрации», откройте заявку, чтобы получить регистрационный номер.
В среднем срок регистрации может занимать до 5 дней. Если регистрируете кассу удалённо через ОФД или на сайте налоговой, процедура займёт меньше времени.
Сформируйте отчёт о регистрации онлайн-кассы
В течение суток после получения уведомления о присвоении регистрационного номера нужно сформировать отчёт о регистрации ККТ. Если не успеете, регистрационный номер будет недействителен, и заявление придётся подавать заново.
Рассмотрим процедуру фискализации на примере онлайн-кассы Эвотор 7.2.
- Установите фискальный накопитель в кассу. Отсек для неё находится в лотке для чековой ленты. Откройте крышку и подсоедините накопитель к шлейфу.
- Установите чековую ленту.
- Подключите кассу к сети и включите её с помощью тумблера, который находится под планшетной частью. Далее нажмите на кнопку включения самого планшета: она находится справа, как на некоторых телефонах.
- Дождитесь загрузки и нажмите «Начать работу».
Сделайте первичные настройки: подключение к Интернету, дата и время.
Дождитесь обновления «прошивки», если оно будет на момент включения кассы.
5. Касса сразу предложит зарегистрироваться в ФНС. Нажмите «Зарегистрировать» и «Продолжить».
6. Введите реквизиты организации, регистрационный номер кассы, который указан в уведомлении, и нажмите «Далее». Если вы укажете его неверно, касса не даст завершить регистрацию и укажет на ошибку. Исправьте её и выберите систему налогообложения.
7. Укажите данные оператора фискальных данных.
8. Проверьте корректность данных и нажмите «Зарегистрировать кассу».
После этого Эвотор распечатает чек отчёта о регистрации. Он потребуется для завершения процедуры.
Если вы лично ходили в налоговую для подачи заявления, нужно отнести отчётный документ в инспекцию. Если регистрировали кассу дистанционно, то в ЛК на сайте налоговой или ОФД в заявке на регистрацию кассы нужно нажать на регистрационный номер.
В открывшейся регистрационной форме введите дату отчётного чека, его порядковый номер. А в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД».
Будьте предельно внимательны на этом шаге, потому что у вас есть только одна попытка. Если ошибётесь хоть в одной цифре, фискальный накопитель будет недействительным и придётся покупать новый.
Получите карточку о регистрации ККТ
Её можно получить лично в налоговой, в ЛК налогоплательщика или на сайте оператора. Например, если вы подавали заявку на портале ФНС, статус заявки изменится на «Присвоен регистрационный номер ККТ». Нажмите на заявку и скачайте файл с карточкой: он находится в самой последней графе.
Далее дождитесь ответа от ОФД, который получит информацию о том, что касса зарегистрирована, и поменяет её статус. Это может занять от нескольких минут до суток.
После смены статуса касса будет официально зарегистрирована и готова к передаче фискальных данных. Но перед тем, как совершить первую продажу, аппарат нужно подготовить к работе: подключить допоборудование и настроить.
Подключите дополнительное оборудование
Кроме онлайн-кассы вам понадобится сканер штрихкодов: без него не получится считать товар и добавить наименование в чек, как того требует законодательство. Некоторые модели касс, например, Эвотор 5, Модуль Касса, Меркурий 105Ф, МКАССА RS9000-Ф, уже оснащены таким сканером, поэтому покупать его отдельно не нужно. Остальное оборудование — по необходимости.
Дополнительно вы можете купить:
- терминал эквайринга, чтобы принимать оплату с карт;
- весы, чтобы касса автоматически получала данные о весе товара и считала итоговую стоимость;
- принтер этикеток, чтобы печатать ценники или наклейки для товара;
- универсальный транспортный модуль (УТМ) для продажи подакцизных товаров.
Убедитесь, что количество портов и возможности кассы позволяют подключить всё необходимое оборудование. Может потребоваться установка драйверов и помощь специалистов.
Настройте кассу для работы
Настроить кассу можно сразу после печати отчётного чека. Нажмите кнопку «Далее», и укажите свой телефон. Он будет служить логином для входа в учётную запись на сайте Эвотор.
После ознакомьтесь с соглашением и примите его. В течение нескольких секунд придет СМС с кодом подтверждения: внесите его и нажмите «Далее».
Введите данные о своем магазине. Если их несколько, добавьте каждую точку. Далее выберите магазин, для которого хотите продолжить настройку, и перейдите в режим «Администратор». После этого вы самостоятельно можете добавлять кассиров или заполнять товарную номенклатуру.
Настройте доступ для кассиров
Если касс несколько, то для каждой нужно задать пользователей — кассиров. На Эвотор 7.2 эта функция доступна разделе «Настройки» — «Сотрудники». Нужно нажать знак «+» в нижней правой части экрана и заполнить данные по кассиру: Ф.И.О., ИНН (не обязательно), номер телефона, пин-код для входа в учётную запись (не обязательно).
После этого каждый кассир сможет работать в своей учётной записи, а система будет собирать данные по каждому магазину и сотруднику. Вы узнаете, во сколько тот или иной продавец открыл и закрыл смену, работал ли вообще, какие товары продал, сколько выручки сделал и т.д.
Задать права своим сотрудникам можно только в учётной записи на сайте Эвотор. Так, продавцам можно разрешить пробивать чеки, делать скидки, оформлять возврат, принимать ТТН на алкоголь. А администратор сможет добавлять товары в базу или редактировать, менять настройки кассы и т.д.
Заполните товарную номенклатуру
Если точка одна и небольшая, можно сделать это вручную через кассу. Если товаров (услуг) очень много, лучше загрузить номенклатуру из Excel или товароучётной системы.
В сервисе «Моё дело» можно подключить интеграцию с онлайн-кассами. Все нужные данные автоматически будут попадать из товароучётной системы в кассу и наоборот.
Обратите внимание! Если наименование указано неправильно, это равноценно его отсутствию в чеке. По закону наименование должно соответствовать прайс-листу, полученному от контрагента. Например, нельзя указать просто «Хлеб», если полное наименование звучит «Хлеб ржаной Вологодский». Поэтому лучше использовать кассовую программу, в которую можно загрузить прайс-лист. Так вы сэкономите время, избежите ошибок и штрафов.
Если вы продаете весовые товары, найти штрихкод можно на коробке с продуктом. Считайте его сканером, чтобы добавить в товарную номенклатуру на вашей кассе. После распечатайте штрихкод, если касса поддерживает функцию печати ценников, и разместите на видном месте. В Эвотор такая функция предусмотрена.
Так вы сможете быстро пробить товар при продаже: вам не нужно будет каждый раз искать коробку. Если вы реализуете свои товары или оказываете услуги, штрихкоды нужно заказать у официальных регистраторов в системе EAN.
При продаже подакцизных или маркированных товаров считывать нужно не только штрихкод, но и марку. Это нужно, чтобы товар выбыл из оборота. Если кассир продал, например, алкоголь, то данные уйдут в ЕГАИС, если молоко — в систему «Честный ЗНАК».
Интегрируйте кассы с ЕГАИС и системой маркировки
Для работы с ЕГАИС потребуется комплект «УТМ Плюс», который можно купить у производителя, 2D-сканер и УТМ Атол HAB-19. Подробная инструкция по подключению и настройке оборудования доступна на сайте Эвотор. Для интеграции с системой «Честный ЗНАК» тоже разработана инструкция, но выполнить процесс самостоятельно без опыта сложно. Лучше воспользоваться услугами специалистов.
При желании можно установить приложения из Магазина Эвотор, которые помогут в развитии бизнеса. Например, для торговли есть полезное решение «Умные скидки». С ним вы настроите акции по дням и часам, на отдельные товары или комбинации товаров, которые можно добавить в чек и получить скидку. Можно даже выпускать купоны, с которыми клиенты могут купить товар дешевле. Также есть много удобных приложений для сферы услуг, общепита, интернет-магазина, доставки, продажи алкоголя.
На этом всё, касса готова к работе.
Проведите торговую операцию
Рассмотрим, как продать или вернуть товар, а также удалить позиции из чека, если внесли их ошибочно или клиент отказался от части покупок.
Продажа
- На главном экране кассы нажмите иконку «Продажа».
2. Отсканируйте товар либо добавьте его из базы, нажав на «+Товар». Для быстрого поиска можете ввести первые буквы наименования и системы предложит все подходящие позиции.
3. Укажите количество, стоимость и нажмите «Добавить».
4. Добавив все товары, нажмите «К оплате».
5. Выберите способ оплаты: наличными или банковской картой.
Касса распечатает чек, который нужно отдать клиенту.
Если клиент выбрал оплату банковской картой, то чек печатается не сразу. После того как кассир нажмет кнопку «Оплата», банковский терминал направит запрос на совершение операции в банк, который выпустил карту. Если она действительна и есть необходимая сумма, банк-эквайер спишет её в счет оплаты за покупку. Обычно на эту операцию требуется 5-10 секунд. Далее касса распечатает два документа: кассовый чек и слип-чек. Оба нужно отдать покупателю.
Удаление товара из чека
Если клиент отказался от некоторых товаров еще до того, как кассир нажал «Оплатить», то их можно просто удалить из чека и завершить операцию. Для этого нужно потянуть соответствующую позицию влево и нажать на красную кнопку «Удалить».
Возврат товара
Если покупатель вернул товар, то выполните следующее:
1. Нажмите на иконку «Возврат».
2. Найдите нужный чек: введите его номер или отсканируйте штрихкод товара.
3. Если в чеке несколько позиций, выберите нужную. Если клиент купил несколько одинаковых товаров, укажите количество к возврату.
4. Нажмите «Возврат» и выберите способ: наличными или на банковскую карту. Подтвердите операцию.
Если возвращаете деньги на банковскую карту, предупредите клиента, что они поступят на счёт в течение пяти дней.
Принцип регистрации и проведения торговых операций схож для большинства «умных касс», поэтому вы можете ориентироваться на эту инструкцию даже если у вас не Эвотор, а ККТ других производителей.
