6 подписчиков

Гайд по организации онлайн мероприятия

29 октября 202129 окт 2021

152

5 мин

Оглавление

Формат онлайн-мероприятия
Время и дата
Цели мероприятия

Собираетесь организовать онлайн мероприятие? Тогда вам понадобится наш гайд!

Самое важное, что обязательно нужно учесть. Поехали👇

Формат онлайн-мероприятия

Вебинар: живое включение спикера в назначенное время.

Онлайн-семинар: лекция в живом формате или курс лекций в записи, которые можно будет посмотреть в любое удобное время тем, кто не успел подключиться вовремя. Однако в этом случае стоит обдумать преимущества живого включения: дать возможность задать вопросы, разобрать кейс нескольких участников в режиме реального времени и другие вещи, которые заставят участников подключиться вовремя.

Онлайн-конференция: сложное и трудозатратное мероприятие, которое должно быть отлично продумано и спланировано.

Онлайн-дискуссия с участием одного или нескольких экспертов. Основное преимущество в том, чтобы дать возможность вести диалог и получить обратную связь от влиятельных экспертов отрасли. Подобный ивент будет успешнее при небольшом количестве участников, чтобы эксперты смогли качественно поработать с ними.

Прямые эфиры в социальных сетях. Современные форматы позволяют выходить на прямую аудиторию, которая предварительно была собрана в ваших сообществах в социальных сетях. Если тема затрагивает интересы широкой аудитории - отличный формат для того, чтобы привлечь еще больше участников, получить обратную связь и рассказать о своем продукте или услугах.

Время и дата

Планируя время и дату, необходимо учесть не только загруженность организаторов и спикеров, но и другие события и циклы, которые затрагивают вашу отрасль. Конференции и выставки, сезонная загруженность потенциальных участников. Удобное время и дата позволят привлечь большую аудиторию.

Цели мероприятия

Когда вы начинаете планировать любую активность, вы должны четко понимать, какую цель преследуете. Вот некоторые из вариантов.

Рассказ о новом продукте компании.
Формирование/развитие бренда.
Работа с репутацией компании.
Получение обратной связи от аудитории.
Привлечение новой аудитории.

Определение целевой аудитории

Один из важнейших пунктов. Он может повлиять на выбор формата и всех остальных параметров проведения ивента. Вы должны четко определить портрет/ портреты потенциальных участников. Скорее всего, их можно разделить на несколько групп. Для каждой из групп стоит сформулировать свое УТП. Исходя из нужд и интересов каждой группы ЦА вы сможете скорректировать программу, форматы, цели, контент, который собираетесь транслировать.

Не лишним здесь будет учесть, кто является реальным ЛПР - то есть лицом, которое принимает решение об участии в мероприятии. Если ваше мероприятие платное или проходит в рабочее время - возможно, принимать решение будет, например, руководитель или владелец компании и т.д. Важно учесть и такую возможность.

Локация

Независимо от того, приедет спикер к вам для высnупления или же подключится к трансляции дистанционно, вы должны продумать собственное местонахождение. Свет, фон, техническое оснащение, команду, которая будет помогать. Чем более масштабное мероприятие - тем большего внимания требуют нюансы.

Сценарий

Опять же - чем серьезнее мероприятие - тем лучшей подготовки оно требует.

В сценарии должно быть прописано все происходящее по минутам.
Сценарий должен быть перед глазами у всех участников процесса.
Вы должны убедиться, что все, учитывая технический персонал и каждого спикера его прочитали, поняли, нашли в нем свою роль и знают, что и когда они должны делать.
И даже если так, все равно стоит распечатать сценарий и раздать всем присутствующим спикерам или членам команды, повесить в студии на видное место.

Продвижение

Это целый комплекс мер, который зависит от масштаба мероприятия и ваших целей. Возможно, ваша аудитория в социальных сетях позволяет не заботиться о рекламе мероприятия и вы уверены, что наберете необходимое число участников эфира несколькими упоминаниями о нем. Тем не менее, эти несколько упоминаний должны появиться в сториз и в посте заблаговременно, а также в день проведения эфира.

Если же ваше онлайн-событие более масштабное — здесь потребуются усилия, чтобы собрать необходимое количество участников. И это уже само по себе может стать отдельной самостоятельной задачей для целой команды/отдела/агентства. Если не чувствуете силы самостоятельно справиться с организацией - доверьтесь профессионалам.

Технический прогон

Если в офлайне есть место для спонтанного перфоманса и возможности для маневра даже при полном отказе техники, то для онлайн-формата подобной надежды нет. Так что необходимо предусмотреть любые технические неполадки.

Вы должны проверить всю свою технику, задать все вопросы технической команде, запастись наушниками, мышками, микрофонами, камерами и лучше в нескольких вариациях. Все это должно быть совместимым, каждый гаджет должен быть проверен и подключен к компьютеру и ноутбуку, с которого идет трансляция.
Тоже самое вы должны предусмотреть и для удаленных спикеров. Уточнить их технические возможности, провести предварительный прогон, проверить все их гаджеты, связать с техниками, чтобы они могли все это перепроверить. Не стоит полагаться на слова эксперта, что у него всегда все отлично работает.
У вас на подхвате должны быть люди, которые будут готовы действовать, если все же что-то пошло не так. А вы должны при этом спокойно держать внимание аудитории не отвлекаясь и не впадая в панику. Кто-то должен модерировать чат, отвечать на технические вопросы, быть готовым выслать на почту инструкции и ссылки для доступа, отвечать на телефон и налаживать связь, если она пропадет.

Команда

Даже в самой небольшой и сплоченной команде необходимо четко распределить зоны ответственности и проговорить каждый пункт. Каждый член команды должен знать, за что он отвечает, и каждый этап мероприятия должен быть под ответственностью кого-то из команды.

Защита

Реальность такова, что сегодня мы обязаны продумать и предусмотреть меры безопасности и позаботиться о средствах индивидуальной защиты для команды.

СOVID-19 FREE ZONE.

FAQ

Еще существует огромный список возможных вопросов от участников, которые необходимо продумать и предусмотреть.

Например:

Будет ли запись? Когда она будет?
Можно ли будет задавать спикеру вопросы?
Можно ли будет получить консультацию от спикера?
Будут ли даны контактные данные спикеров?
Будут ли даны контактные данные участников?
Будут ли рассылать презентации и другие материалы?
Я не платил за рассылку, но можно все все-таки где-то скачать?
Можно ли мы оплатим участие одного, но смотреть будем всем отделом?
Мне не пришло письмо с доступом к мероприятию.
Ваша ссылка на подключение не работает.
Что нужно подготовить для мероприятия?
Сколько по времени будет проходить мероприятие?
Я не хочу слушать всех спикеров, я хочу услышать двух - во сколько они будут выступать? Можно оплатить только два выступления, мне не нужен целый день конференции.