Собираетесь организовать онлайн мероприятие? Тогда вам понадобится наш гайд!
Самое важное, что обязательно нужно учесть. Поехали👇
Формат онлайн-мероприятия
Вебинар: живое включение спикера в назначенное время.
Онлайн-семинар: лекция в живом формате или курс лекций в записи, которые можно будет посмотреть в любое удобное время тем, кто не успел подключиться вовремя. Однако в этом случае стоит обдумать преимущества живого включения: дать возможность задать вопросы, разобрать кейс нескольких участников в режиме реального времени и другие вещи, которые заставят участников подключиться вовремя.
Онлайн-конференция: сложное и трудозатратное мероприятие, которое должно быть отлично продумано и спланировано.
Онлайн-дискуссия с участием одного или нескольких экспертов. Основное преимущество в том, чтобы дать возможность вести диалог и получить обратную связь от влиятельных экспертов отрасли. Подобный ивент будет успешнее при небольшом количестве участников, чтобы эксперты смогли качественно поработать с ними.
Прямые эфиры в социальных сетях. Современные форматы позволяют выходить на прямую аудиторию, которая предварительно была собрана в ваших сообществах в социальных сетях. Если тема затрагивает интересы широкой аудитории - отличный формат для того, чтобы привлечь еще больше участников, получить обратную связь и рассказать о своем продукте или услугах.
Время и дата
Планируя время и дату, необходимо учесть не только загруженность организаторов и спикеров, но и другие события и циклы, которые затрагивают вашу отрасль. Конференции и выставки, сезонная загруженность потенциальных участников. Удобное время и дата позволят привлечь большую аудиторию.
Цели мероприятия
Когда вы начинаете планировать любую активность, вы должны четко понимать, какую цель преследуете. Вот некоторые из вариантов.
- Рассказ о новом продукте компании.
- Формирование/развитие бренда.
- Работа с репутацией компании.
- Получение обратной связи от аудитории.
- Привлечение новой аудитории.
Определение целевой аудитории
Один из важнейших пунктов. Он может повлиять на выбор формата и всех остальных параметров проведения ивента. Вы должны четко определить портрет/ портреты потенциальных участников. Скорее всего, их можно разделить на несколько групп. Для каждой из групп стоит сформулировать свое УТП. Исходя из нужд и интересов каждой группы ЦА вы сможете скорректировать программу, форматы, цели, контент, который собираетесь транслировать.
Не лишним здесь будет учесть, кто является реальным ЛПР - то есть лицом, которое принимает решение об участии в мероприятии. Если ваше мероприятие платное или проходит в рабочее время - возможно, принимать решение будет, например, руководитель или владелец компании и т.д. Важно учесть и такую возможность.
Локация
Независимо от того, приедет спикер к вам для высnупления или же подключится к трансляции дистанционно, вы должны продумать собственное местонахождение. Свет, фон, техническое оснащение, команду, которая будет помогать. Чем более масштабное мероприятие - тем большего внимания требуют нюансы.
Сценарий
Опять же - чем серьезнее мероприятие - тем лучшей подготовки оно требует.
- В сценарии должно быть прописано все происходящее по минутам.
- Сценарий должен быть перед глазами у всех участников процесса.
- Вы должны убедиться, что все, учитывая технический персонал и каждого спикера его прочитали, поняли, нашли в нем свою роль и знают, что и когда они должны делать.
- И даже если так, все равно стоит распечатать сценарий и раздать всем присутствующим спикерам или членам команды, повесить в студии на видное место.
Продвижение
Это целый комплекс мер, который зависит от масштаба мероприятия и ваших целей. Возможно, ваша аудитория в социальных сетях позволяет не заботиться о рекламе мероприятия и вы уверены, что наберете необходимое число участников эфира несколькими упоминаниями о нем. Тем не менее, эти несколько упоминаний должны появиться в сториз и в посте заблаговременно, а также в день проведения эфира.
Если же ваше онлайн-событие более масштабное — здесь потребуются усилия, чтобы собрать необходимое количество участников. И это уже само по себе может стать отдельной самостоятельной задачей для целой команды/отдела/агентства. Если не чувствуете силы самостоятельно справиться с организацией - доверьтесь профессионалам.
Технический прогон
Если в офлайне есть место для спонтанного перфоманса и возможности для маневра даже при полном отказе техники, то для онлайн-формата подобной надежды нет. Так что необходимо предусмотреть любые технические неполадки.
- Вы должны проверить всю свою технику, задать все вопросы технической команде, запастись наушниками, мышками, микрофонами, камерами и лучше в нескольких вариациях. Все это должно быть совместимым, каждый гаджет должен быть проверен и подключен к компьютеру и ноутбуку, с которого идет трансляция.
- Тоже самое вы должны предусмотреть и для удаленных спикеров. Уточнить их технические возможности, провести предварительный прогон, проверить все их гаджеты, связать с техниками, чтобы они могли все это перепроверить. Не стоит полагаться на слова эксперта, что у него всегда все отлично работает.
- У вас на подхвате должны быть люди, которые будут готовы действовать, если все же что-то пошло не так. А вы должны при этом спокойно держать внимание аудитории не отвлекаясь и не впадая в панику. Кто-то должен модерировать чат, отвечать на технические вопросы, быть готовым выслать на почту инструкции и ссылки для доступа, отвечать на телефон и налаживать связь, если она пропадет.
Команда
Даже в самой небольшой и сплоченной команде необходимо четко распределить зоны ответственности и проговорить каждый пункт. Каждый член команды должен знать, за что он отвечает, и каждый этап мероприятия должен быть под ответственностью кого-то из команды.
Защита
Реальность такова, что сегодня мы обязаны продумать и предусмотреть меры безопасности и позаботиться о средствах индивидуальной защиты для команды.
СOVID-19 FREE ZONE.
FAQ
Еще существует огромный список возможных вопросов от участников, которые необходимо продумать и предусмотреть.
Например:
- Будет ли запись? Когда она будет?
- Можно ли будет задавать спикеру вопросы?
- Можно ли будет получить консультацию от спикера?
- Будут ли даны контактные данные спикеров?
- Будут ли даны контактные данные участников?
- Будут ли рассылать презентации и другие материалы?
- Я не платил за рассылку, но можно все все-таки где-то скачать?
- Можно ли мы оплатим участие одного, но смотреть будем всем отделом?
- Мне не пришло письмо с доступом к мероприятию.
- Ваша ссылка на подключение не работает.
- Что нужно подготовить для мероприятия?
- Сколько по времени будет проходить мероприятие?
- Я не хочу слушать всех спикеров, я хочу услышать двух - во сколько они будут выступать? Можно оплатить только два выступления, мне не нужен целый день конференции.
И так далее. Ответы на эти и другие вопрос вам предстоит сформулировать самостоятельно.
А если вы не уверены в своих организаторских силах - пишите нам и мы позаботимся о том, чтобы ваш event прошел гладко!
#event #online #guide #онлайн мероприятия #ивент #online event #гайд