Ошибки при управлении финансами неизбежно приводят к дефициту денег и даже убыткам. Мы выбрали самые распространённые ошибки, которые встречались у клиентов сервиса управленческого учёта «Моё дело Финансы», и рассказали, как правильно организовать учёт доходов, расходов и денежных потоков при проектной работе. Неважно, что это за проект: строительство, ремонт, программирование или рекламная кампания — подход работает везде.
Как правильно планировать сметную стоимость
Включать в смету доходы и расходы без НДС
Если компания или ИП работает на общей налоговой системе, то в договоре с заказчиком будет указана сумма с учётом НДС. В таких случаях неправильно учитывать при расчёте будущей прибыли всю сумму по договору, ведь НДС, входящий в стоимость работ, придётся отдать в бюджет.
Часть этой суммы можно возместить за счёт «входного» налога, но вычет НДС при проектной деятельности в большинстве случаев будет существенно меньше начисленной суммы. Вычесть можно только налог по материалам или услугам, полученным от поставщиков и подрядчиков, которые тоже платят НДС. А сметная стоимость проекта включает в себя ещё и зарплату, по которой налог возместить нельзя. Кроме того, некоторые поставщики тоже могут работать без НДС.
Включать все расходы на зарплату
Неверно включать в расходы только те суммы, которые сотрудники получают на руки. При этом из расчёта выпадают НДФЛ и страховые взносы. Планируя расходы на оплату труда, нужно взять сумму начисленной зарплаты с учетом НДФЛ и добавить к ней страховые взносы.
Учитывать накладные расходы
Неверно учитывать только прямые затраты, которые непосредственно относятся к проекту, и забывать о накладных расходах. Накладные расходы — это те виды затрат, которые бизнесмен несёт постоянно, вне зависимости от количества проектов в работе. К ним относится, например, аренда офиса, зарплата руководителя, бухгалтера, юриста. Эти расходы нужно планировать на одном уровне при любом размере предполагаемой выручки.
Накладные расходы распределяют между отдельными проектами. Метод для распределения выбираете вы сами, но проще всего делить их пропорционально выручке по каждому направлению работы.
Важно, чтобы общая маржинальная прибыль от проектов всегда покрывала накладные расходы бизнеса. Маржинальная прибыль — это разница между выручкой и прямыми затратами, которые относятся непосредственно к каждому направлению: материалы, зарплата с начислениями работников, занятых в проекте, дополнительные услуги, доставка, привлечение субподрядчиков.
Последствия ошибок на примере
Василий — владелец компании «РемСтрой» (название изменено). Он получил два заказа на ремонт зданий «под ключ». Планируя финансовые результаты по проектам, Василий допустил все ошибки, которые мы перечислили выше: учёл выручку с НДС, а также забыл про налоги с ФОТ и накладные расходы.
По результатам первоначального расчёта у Василия получилась рентабельность — отношение прибыли к выручке, по бизнесу в целом 22%, что его вполне устроило.
Однако, если пересчитать финансовые результаты без учёта НДС, добавить накладные расходы и налоги с ФОТ, то получится совсем другая картина: вместо прибыли в 22% от выручки — убыток в 6,7%.
Чтобы достичь рентабельности бизнеса, превышающей 20%, Василию необходимо увеличить выручку на 35% по сравнению с первоначальным расчётом: с 7 500 тыс. руб. без НДС до 10 125 тыс. руб. без НДС.
Но просто запланировать положительный финансовый результат по проекту недостаточно. Нужно затем постоянно контролировать выполнение плана.
Могут вырасти цены на материалы или услуги, увеличиться накладные расходы, затянуться сроки выполнения проекта и т.п. Все это влияет на итоговый результат и требует от собственника бизнеса оперативных решений.
Наша команда финансовых директоров и сервис управленческого учёта «Моё дело Финансы» поможет организовать постоянный контроль за состоянием бизнеса. Вы всегда сможете вовремя заметить финансовые проблемы и принять меры, пока ситуация не ухудшилась.
Организовать управление финансовыми потоками
Если проект получился прибыльным в целом, это ещё не значит, что на каждом этапе его реализации вам хватит денег для оплаты всех расходов.
Нужно учесть график поступления денег от заказчика и сопоставить его с датами оплаты расходов. Для этого нужен платёжный календарь, в котором отражены плановые поступления и расходы на каждый день.
В данном случае все поступления и выплаты указывают с учётом НДС, если платите этот налог.
При планировании финансовых потоков важно не допускать дефицита. Остаток денежных средств на начало каждого дня должен быть положительным.
Если компания ведёт несколько проектов, нужно организовать раздельный учёт денежных потоков по ним. Излишки финансов нужно направлять на покрытие накладных расходов, и при необходимости перераспределять на другие направления работы. Такие решения должен принимать руководитель, который видит всю ситуацию «сверху» и не связан ни с одним из направлений: директор, начальник финансовой службы компании. Это поможет избежать конфликтов между руководителями проектов.
В сервисе «Моё дело Финансы» вы сможете вести учёт движения денег в разрезе проектов и разделять доступ к данным. Каждый линейный руководитель будет видеть только свои денежные потоки. Настраивать систему будут опытные финансовые аналитики, которые учтут особенности вашего бизнеса в целом и специфику отдельных проектов.
Мы можем полностью взять на себя постановку и ведение управленческого учёта вашего бизнеса. Ваш личный финансовый аналитик будет консолидировать доходы, расходы и движения денег по группе компаний, рассчитывать и планировать эффективность каждого продукта, работы и услуги, предупреждать кассовые разрывы и находить резервы повышения прибыли. И все это будет стоить от 24 тысяч рублей в месяц! Финансовый директор по цене обычного бухгалтера! Для этого оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
