Аврал на работе, или как не умереть до полуночи

Добрый день, друзья!

Сегодня у нас животрепещущая тема: как справиться с авралом на работе.

У каждого была критическая ситуация, когда проектов, задач и просто рабочих дел накапливалось столько, что приходилось задерживаться, трудиться допоздна, чтобы успеть к срокам. Продолжительное существование в таком состоянии ничем хорошим не заканчивается и обычно перетекает в выгорание, синдром хронической усталости и яростное желание послать всех к чёртовой бабушке. Что делать?

Учимся говорить нет

«Нужно сделать срочно», — говорит программисту Никите Катя, добавляя карточку в Trello. «Клиент торопит», — сообщает как бы невзначай Юля, совершенно забывшая сказать о задаче, поставленной на прошлой неделе. «Ник, ты когда доделаешь по ЖК?» — откровенно намекает начальница.

Ник встает и выходит из офиса — выдохнуть. «Господи, когда они научатся ставить задачи вовремя и правильно», — думает он и уже спустя пять минут возвращается — времени в обрез.

Мы часто боимся отказать коллегам по простой причине: затаят обиду, подумают, что человек некомпетентен или просто боимся сказать нет. Когда паникующий коллега обращается с очередной быстросрочноважной просьбой, сделайте паузу — не отвечайте, подчиняясь первой реакции.

Уточните, когда коллеге дали проект. Узнайте подробности — в 80% случаев горящие сроки при первой поверке оказываются не горящими, а сам сотрудник нагоняет паники и суеты. Например, в ситуации, когда клиент попросил сделать быстро, но все в офисе знают, что он проверит работу через три дня.

Когда торопит клиент

Когда торопит клиент или начальник, отказать сложнее. Попробуйте сослаться на трудности в производственном процессе, вежливо скажите, что у вас сейчас перегруз. На той же дипломатической ноте уточните, какие сроки подойдут клиенту, устроят ли его предложенные вами. Объясните, что хотите сделать работу максимально качественно, а для этого нужно определенное время.

Фрилансерам я советую заранее задавать темп работы, чтобы клиент понимал, что срочные задачи должны быть исключением, а не правилом.

Начальнику нужно напомнить, что вы конкретно сейчас работаете и с другими проектами. Сказать, что вы можете взяться за новую задачу, но тогда старые придется отложить — пусть начальство само расставляет приоритеты.

Когда реально накопилось много дел

Вы сделали все возможное, но завал на работе никуда не делся.

1. Утром перед работой постараться встать и выйти пораньше. Успеть перед уходом порадовать себя какой-нибудь мелочью, чтобы задать хорошее настроение на день.
2. Первое, что делаем в офисе: выписываем все задачи на листочек и вычеркиваем пункты по мере исполнения. Кто-то использует онлайн-планировщики и прочие электронные штуки, но, на мой взгляд, между тем, чтобы поставить галочку и с наслаждением вычеркнуть сделанное есть определенная разница.
3. Разбираем дела: на первом месте должны быть те, что одновременно являются важными, срочными и сложными. Если таких нет — то сложные и важные или важные и срочные.

4. Собираем волю в кулак и настраиваемся на серьезную работу. Четко устанавливаем себе перерыв: час пашем, пять минут отвлекаемся на соцсети, чашку кофе, короткий перекус. Перерыв лучше делать по будильнику, чтобы ненароком не залипнуть в интернете на час. Звонить никому не рекомендуется.

5. Не паникуем, сосредотачиваемся не на сроках, а на работе. Паника и нервозность полностью срывают рабочий процесс, отключают трудоспособность. Помните: вам нужно успеть не все, а максимум возможного, сделать ВСЕ задачи нереально.

6. К предыдущему: делаем, сколько получится. Работать за пределом сил больше двух дней не получится — будет страдать результат. Но кто даст гарантию, что аврал не затянется на неделю-две?

7. Не прячем голову в песок. За вас никто работу не сделает, и попытки прокрастинации в виде постоянных отвлечений от главного дела не помогут. Кроме обязательных пятиминутных перерывов, никаких «я сейчас кофе попью».

Правильно ставим сроки

Если есть возможность самостоятельно ставить дедлайны, следуйте простому правилу: +20-30% времени к сроку, за который вы обычно делаете задачу. Это позволит всегда иметь запас для непредвиденных ситуаций.

Один раз в неделю разгребаем несрочные дела, которые, накапливаясь, могут легко превратиться в аврал на работе.

Выключаем перфекциониста

1. Делегируйте полномочия. Если какую-то простенькую задачу по работе или дома может сделать коллега, освободившиеся близкие — передайте ее и забудьте.
2. Видите везде «срочность»? Пора под холодный душ. Спросите себя: а это точно аврал, или желание избавиться от незаконченных дел?
3. Старайтесь не торопить других. Чужие ресурсы также не безграничны.
4. Не полируйте одну задачу до золотого состояния. Лучше сделать больше, и с небольшой потерей качества, чем не сделать ничего. Если клиенту будет недостаточно сделанного, он об этом сообщит. Но часто перфекционисты сами перегибают палку.

Несколько лайфхаков, как остаться в строю

1. Выделять ежедневно вечернее время для отдыха. 10-15 минут на прослушивание музыки для медитации, теплая ванна, висение на турнике, приятная книга — на ваш вкус. На это время полностью отключите телефон.
2. Планировать сон. У всех есть предел, меньше которого спать нельзя и в авральный период: 8, 7, 6, 5 часов. На выходных отсыпаемся по полной программе. В будни, если вы на грани недосыпа, спите при возможности везде — в общественном транспорте, в обед и пр.
3. Экономить нервы. Есть клиенты, как аврал: они вечно истерят, негодуют, недовольничают. Лучше с такими не связываться, но если нет вариантов, то думаем, как договориться с клиентом, как заинтересовать его решением — у всех есть точки контакта. Думаем и о плохом исходе: как поступите, если что-то пойдет не так, как минимизируете потери. Проработка запасных вариантов хорошо отвлекает от нервяка и готовит вас морально к любой ситуации.
4. Выделять время на спорт, пусть и в выходные. Это встряхнет и разгрузит тело. В идеале добавить полчаса на расслабляющие упражнения или процедуры (йога, СПА, ванна).

5. Предупреждать родных и близких о том, что начинается аврал, и заручаться их поддержкой.

6. Регулярно ходить к врачам. Раз в год — профосмотр. В экстренной ситуации — немедленно. Если вы попадете в больницу, работу точно никто не доделает.

7. Поддерживать организм. Витаминно-минеральные комплексы — сезонно. Общеукрепляющие и тонизирующие средства (лимонник, женьшень) — курсами. Средства для улучшения кровообращения — во время аврала по утрам. Я во время авральных периодов пью саган-дайля — отличный сибирский чай, который хорошо прочищает мозги без всякого кофе.

8. Во время аврала, когда стресс давит на голову, выполните простое упражнение. Оглянитесь вокруг и выделите пять предметов. Прислушайтесь и отыщите четыре разных звука. Определите три осязательных ощущения, два запаха и один вкус. Упражнение великолепно помогает переключить мозг с эмоций на рациональное мышление.

Для руководителей-любителей авралов: сам себе злобный буратино

Множество организаций существует в состоянии непрерывного кризиса. Они думают, что после выхода из кризисной ситуации все организуют по-другому, но аврал проходит и ничего не меняется. Неграмотно расставленные приоритеты, неправильно выстроенные цепочки поставок, отсутствие интеграции в технических системах продажников, неверная постановка задач приводят к тому, что и простая, ежедневная рутина выполняется с невероятными усилиями. Если на работе постоянно аврал — это повод задуматься о причинах.

Иногда начальники сами создают проблемные ситуации, чтобы потом всех спасти. В некоторых компаниях активно поощряют трудоголиков и всех, кто пашет на износ. А иногда сотрудники чувствуют себя обязанными давать потрясающие, но нереальные прогнозы и обещания клиентам, а потом лезут вон из кожи, решая вопрос с невозможным дедлайном.

Что делать:

• продумать распределение ресурсов;
• отследить потенциальный максимум каждого сотрудника, планировать задачи с учетом этого;
• координировать разные отделы: сроки срываются, если правая рука работает отдельно от левой;
• упростить процедуру согласования задач и результатов;
• не поощрять безумный героизм.

Надеюсь, что моя статья поможет вам справиться с нагрянувшим авралом и предупредить дальнейшие. С вами был Антон Дурнецов, руководитель одной из крупнейших HR-компаний. До новых встреч, и не перенапрягайтесь!