Чтобы создать систему бюджетирования, управленческого учета, начать придется с построения финансовой структуры компании. Сделать это можно, преобразовав звенья существующей в любой компании организационной структуры в центры финансовой ответственности.
Что такое финансовая структура предприятия?
Прежде, чем подробно рассказать о том, как выстроить финансовую структуру компании, стоит разобраться с определениями. В отношении термина «финансовая структура» есть определенный казус. Дело в том, что финансовая структура — это результат структурирования предприятия и информации о нем вовсе не по признаку финансовых потоков, как это нередко утверждается в учебниках, а в зависимости от характера финансовой ответственности того или иного подразделения.
Соответственно, подразделения в финансовой структуре в значительной степени совпадают со знакомыми всем организационными звеньям и называются Центрами финансовой ответственности (ЦФО).
5 типов ЦФО (центров финансовой ответственности)
В зависимости от того, что именно с финансовой точки зрения несет предприятию тот или иной центр и за что именно он отвечает, выделяется пять основных типов ЦФО:
- центры затрат (ЦЗ) — подразделения, которые для выполнения своих функциональных обязанностей потребляют различные ресурсы и таким образом влияют на затраты. Соответственно, они отвечают за их величину. Примером Центров затрат являются различные производственные подразделения и функциональные службы (цех, склад, бухгалтерия, реклама, охрана);
- центры дохода (ЦД) — отвечают за доход, который они приносят фирме в ходе своей деятельности. Для того чтобы нести ответственность за доход, подразделение должно иметь возможность влиять на его уровень. Поэтому центром дохода может быть подразделение компании, занимающееся реализацией готовой продукции, товаров и услуг (отдел продаж, склад, магазин, оптовая база, сеть агентов и т.д.);
- центры маржинального дохода (ЦМД) — несут ответственность за величину получаемого маржинального дохода (другие названия — маржинальная прибыль, брутто прибыль, чистый доход, наценка). Создаются на тех предприятиях, где есть достаточно сложные по своей структуре и, главное, деятельности подразделения, являющиеся, по сути, бизнес-направлениями.Такие подразделения осуществляют не одно производство (как центры затрат) и не одну торговлю (как центры дохода), а полный или почти полный цикл производства и реализации продукции определенной номенклатуры. Они контролируют доходы и расходы своего направления и могут отвечать за эффективность своей деятельности в целом. Мерой эффективности служат уже не доходы и затраты направления каждые по отдельности, а разница между ними;
- центры прибыли (ЦП) — отвечают перед руководством за сумму полученной прибыли. Они, как и центры маржинального дохода, контролируют и доходную, и расходную сторону своей деятельности. Но речь идет уже о доходах и затратах не отдельного направления, а всего предприятия в целом. Соответственно, центром прибыли выступает самостоятельное предприятие — как взятое обособленно, так и в составе многоуровневой структуры, например холдинга.
- центры инвестиций (ЦИ) — вершина всей финансовой структуры. Они имеют право управлять не только оборотным капиталом, иными словами отвечать за объем заработанной прибыли, но и внеоборотными активами (основными средствами и нематериальными активами), например построить новый цех, поменять устаревшее оборудование, приобрести новое программное обеспечение, а в больших масштабах -купить или продать бизнес. Центр инвестиций обязан обеспечить эффективное использование инвестиций, а значит, несет ответственность за рентабельность всех активов компании. Под инвестициями в данном случае понимается не совокупность проектов долгосрочных вложений, а весь инвестированный в предприятие капитал. Центр инвестиций — это, как правило, предприятие либо самостоятельное, либо в составе холдинга. Однако на практике центром инвестиций может быть и подразделение в составе предприятия, например региональный филиал, который сам определяет, каким составом основных средств он собирается оперировать, выполняя свою хозяйственную деятельность.
Мы сделали продукт, который поможет вам управлять финансами. Смотрите все наши услуги на сайте.
Центры ответственности нужны в первую очередь не экономистам, а менеджерам, управленцам.
Давайте посмотрим, как это работает, тем более что для функционирования финансовой структуры необходим еще один инструмент — бюджет. Дело в том, что финансовая ответственность ЦФО реализуется через исполнение бюджетов следующим образом:
- каждый ЦФО ведет свою деятельность в соответствии с бюджетом доходов и (или) расходов, запланированных на текущий период;
- основная задача ЦФО - выполнение установленных бюджетом показателей.
Если не будет бюджета и закрепленных в нем количественных значений показателей деятельности каждого ЦФО, их финансовая ответственность превратится в фикцию. И наоборот, непонятно, кто должен отвечать за исполнение бюджетов, если нет центров финансовой ответственности, да и не ясно какие операционные бюджеты должны быть созданы в компании.
Ознакомиться со статьей в нашем блоге можно здесь
Выделение центров финансовой ответственности
Несмотря на то, что иногда термины «ЦФО» и «подразделение» в различных источниках используются как синонимы, это не всегда одно и то же. Возможны три варианта образования ЦФО из подразделений:
Центр финансовой ответственности образуется из отдельного подразделения тогда, когда функционал подразделения самостоятелен и достаточен для установления единой ответственности как за выполнение функции, так и за ее финансовый результат. В этом случае для решения стоящих перед подразделением задач не требуется ни его дополнения, ни расширения в рамках финансовой структуры.
Так, отдел маркетинга осуществляет всю деятельность на предприятии по рыночным исследованиям и он же становится ЦФО затрат (ЦЗ) «Маркетинг», несущим ответственность за уровень затрат на свою деятельность.
Аналогично может выступать в роли одного ЦФО любое подразделение предприятия, выполняющее свою функцию и самостоятельно управляющее своей группой затрат или доходов.
Подразделение финансовой структуры создается за счет объединения нескольких подразделений в следующих случаях.
- Во-первых, когда есть несколько подразделений с однотипными видами доходов и/или затрат. Их уместно объединить в общий ЦФО для удобства управления такой группой. Например, бухгалтерия, финансовый отдел, касса объединяются в ЦЗ «Финансы». Отказ от объединения чреват нежелательными последствиями. Так, отсутствие связи между валютным отделом и кассой банка приводит к тому, что клиент не может получить обмененную валюту нужными купюрами.
- Во-вторых, объединение подразделений в одно ЦФО оправдано, если есть несколько подразделений, выполняющих взаимосвязанный комплекс работ. Например, отделы главного энергетика, механика, метрологии, осуществляющие комплексное обслуживание производства. Их все тоже логично объединить в один ЦЗ «Инфраструктура». В этом случае, если использовать разные центры ответственности, можно прийти к тому, что механики будут работать хорошо, а электрики — плохо. К тому же неизбежны потери времени из-за несогласованности сроков проведения работ.
- В-третьих, есть несколько подразделений, объединенных технологической цепочкой - результаты труда одного являются исходным материалом для следующего и т. д. Например, заготовительный цех, обрабатывающий цех и сборочный цех, причем готовая продукция появляется только на выходе из последнего — полуфабрикаты отсутствуют. Для этих подразделений имеет значение только конечный результат, и если он не будет получен в означенный срок, наличие промежуточного результата положения дел не спасет. Поэтому такую группу тоже логично свести в один ЦЗ «Производство» с целью объединения процесса и ответственности за получение готовой продукции в одном центре. В то же время наличие годных к реализации полуфабрикатов служит сигналом к формированию нескольких ЦФО, даже если эти полуфабрикаты до сих пор отдельно не реализовывались.
- Наконец, в-четвертых, объединение подразделений в одном ЦФО оправдано, если есть несколько структурных единиц, осуществляющих разные функции, но получающих общий конечный результат только в одном из них. Например: отдел продаж, отдел маркетинга и отдел рекламы. Все три отдела обеспечивают получение дохода (каждый — своими средствами), который формируется в отделе продаж. Здесь имеет смысл объединить три отдела в один ЦД «Коммерция», чтобы все рычаги воздействия и получения дохода находились в едином ведении. Это прекрасный способ предотвращения дебатов о том, «кто не умеет продавать», а кто «дает негодную рекламу».
ЦФО образуется путем выделения из одного подразделения двух (или более) частей, каждая из которых получает статус отдельного центра финансовой ответственности. Это оправдано в тех случаях, когда есть подразделение, которое в силу своей специфики выполняет работу для нескольких структурных единиц компании.
Построение финансовой структуры
При создании финансовой структуры, отталкиваться стоит от организационной структуры компании, которую предстоит преобразовать следующим образом:
- во-первых - каждое подразделение «диагностируется» по критерию финансовой ответственности, т. е. по виду финансового показателя (доход, расход, маржинальный доход, прибыль, рентабельность), которые они способны контролировать, и им присваивается статус соответствующего ЦФО;
- во-вторых - финансовая структура выстраивается из ЦФО, которые, подобно подразделениям в оргструктуре, увязываются в определенную иерархию.
Самый верхний уровень — центр инвестиций. Это либо предприятие, либо головная компания многоуровневой корпорации. В него входят все остальные центры.
Второй уровень — это центр прибыли. Если речь идет не о холдинге, то предприятие становится центром прибыли самому себе.
Если же мы имеем несколько предприятий, которые входят в группы, то каждое из них — центром прибыли.
Идем дальше. Каждый центр прибыли должен иметь свои центры дохода и центры затрат или включать в себя центры маржинального дохода - третий уровень.
В том случае, если на третьем уровне есть ЦМД, следующий - четвертый уровень — занимают входящие в него ЦД и ЦЗ.
Сами центры дохода могут иметь свою внутреннюю иерархию (пятый уровень), например, центр дохода «Коммерция» имеет два подчиненных ЦФО дохода: ЦФО продаж региона «А» и ЦФО продаж региона «Б». Аналогичную вложенность могут иметь и центры затрат. Например, ЦФО затрат «Производство» может включать в себя ЦФО затрат «Литейный» и ЦФО затрат «Механический».
К общефирменным относятся те подразделения (ЦФО), которые оказывают различного рода услуги сразу нескольким ЦМД (бухгалтерия, отдел кадров, логистика, охрана и т. д.) и отвечают за стоимость этих услуг. Например, общефирменный центр затрат «Административный» может включать в себя ЦФО затрат «Учет», «Безопасность», «АСУ», «АХО» и т. д.
Приглашаем к нам на сайт узнать больше о продукте для автоматизации управления финансами.
