Работая на производстве или же в офисе, перед сотрудниками всегда ставятся определенные задачи, которые они должны выполнить. Однако далеко не все работники справляются со своими задачами, что заставляет руководителя задуматься об их компетентности.
Не исключено, что некоторые сотрудники действительно ленятся выполнять работу или не знают как правильно что-то сделать. Но еще одной причиной является неправильная постановка задачи со стороны руководства. Иногда руководитель может не слишком доходчиво объяснить, что именно он хочет, а бывает, когда задача ставится не компетентному в данном вопросе работнику.
Для каждого руководителя важно уметь правильно ставить задачи и при необходимости делегировать свои обязанности. Особенно важно обладать этими умениями, когда речь идет об удаленной работе, и у руководителя нет возможности контролировать каждый шаг. В данной статье вы узнаете, как правильно ставить задачи, и какого алгоритма действий придерживаться.
Каким способом может ставиться задача?
Задачи от руководителя могут быть поставлены в виде требования, просьбы, внесения предложений или же договоренностей. В каждом организации свой подход к работе в зависимости от корпоративных правил.
Озвучивание требования
Если руководитель компании часто прибегает к требованиям, это говорит о том, что он является жестким диктатором. Все его задачи ставятся конкретно в определенный срок, при этом такой начальник не будет церемониться с сотрудником, если тот не успеет выполнить задачу.
Подобный подход мешает работникам творчески подходить к решению задачи, поэтому трудятся они исключительно в узких рамках дозволенного, что не всегда приводит к хорошему результату. Сам сотрудник не готов прикладывать усилия, чтобы как-то повлиять на результат. В ходе такого подхода результат будет один — сотрудник, как и компания будут просто топтаться на месте, никак не развиваясь. Безусловно, прибегать к требованиям не так плохо, но для результативности такой способ нужно объединять с другими, только в этом случае сотрудник будет заинтересован по-настоящему в работе. Если руководитель ставит перед подчиненным сложную задачу, лучше всего использовать текстовую или видеоинструкцию, чтобы человек понял, что именно от него требуется.
Предложения, просьбы и договоренности
Если в компании сотруднику дают возможность проявить свои способности, то выбирать способ решения задачи и отвечать за полученный результат он будет самостоятельно. Ниже можно ознакомиться с примерами форм постановки задачи:
- «Елена, у меня к тебе будет просьба. Я не сильно разбирают в некоторых вопросах, не могла бы ты мне немного помочь?» Подобное предложение можно отнести к просьбе.
- «Твой отдел прекрасно справляется со своими обязанностями, но у меня есть к тебе предложение. Не мог бы ты подкорректировать отчет, чтобы мне с коллегами было понятней. Что ты думаешь по этому поводу?» В данном случае руководитель предлагает внести какие-то изменения, но не настаивает на этом.
- К договоренности можно отнести диалог между руководителем и подчиненным, когда первый говорит об идеях внесения изменений, а также советуется, как это можно реализовать.
Такой подход к постановке задач ведет к тому, что твердость руководителя несколько снижается, что приводит к увеличению шанса получить отказ. Тем не менее прибегать к требованиям следует лишь в исключительных случаях. Например, во всем известной компании Яндекс не приемлемо требовать что-то от сотрудников, их корпоративная культура предполагает исключительно договоренности.
Существует также культура творчества, однако, популярность пока она не набрала. Суть данной корпоративной культуры состоит в союзе творческих людей, которые без проблем могут самостоятельно организовать рабочий процесс и придумывать новые идеи.
Руководитель вправе самостоятельно выбирать формат поставленных задач, однако, какой бы выбор он не сделал, существует определенный алгоритм действий.
Алгоритм постановки задачи сотрудникам
Наверняка, каждому руководящему лицу приходилось расстраиваться и злиться, когда он получал результат, который полностью не совпадал с его ожиданиями. Таким образом сроки на выполнение данной работы уже давно истекли, а должного результата так и нет.
Что в этом случае делает руководитель? Начинает брать все в свои руки, исправляя наспех ошибки недобросовестного работника. Но тут стоит задуматься, действительно ли сотрудник такой нерадивый или же задача была поставлена не в соответствии с определенными требованиями? Чтобы результат всегда радовал, а руководитель не сыпал на подчиненного проклятиями, необходимо просто придерживаться определенного алгоритма действий.
Выбор сотрудника
Прежде, чем поставить кому-то определенную задачу, необходимо убедиться в том, есть ли у конкретного работника подобный опыт. Если сотрудник является новичком, то некоторые задачи он не сможет выполнить из-за недостатка опыта, а вот для закоренелого работника все может оказаться очень простым и скучным, что вне приведет к карьерному росту и развитию.
Если руководитель все же решил попытать удачи решения задачи с новичком, то ему необходимо предоставить максимум информации и привести примеры выполнения. Таким образом, если ему необходимо будет подготовить какой-то договор, то руководитель должен предоставить похожий договор для ознакомления.
Выбор места и времени
Чтобы задача была выполнена правильно и в срок, необходимо уметь выбирать время и место для ее постановки. Не следует ставить сотруднику задачу за обедом или в момент, когда половина офиса спешно бежит по коридору на собрание. В таких моментах задача быстро «выветривается» из головы и благополучно забывается. Если же работник все же ее выполнит, то результат может оказаться совершенно противоположным ожидаемому.
Любые служебные поручения лучше всего записывать на бумаге, и уже в письменном виде передавать исполнителю. Также сегодня существует большое количество различных программ-планировщиков, которые могут помочь в постановке задачи.
Использовать разъяснения
Очень важно при постановке задачи объяснить, почему она является очень значимой. Ошибкой многих людей, занимающих руководящую должность, является то, что они не объясняют, для чего делается то или иное дело, а просто ставят задачи и сроки. Тем не менее, если руководитель сможет объяснить подчиненному важность полученного результата, тот будет более вовлечен в процесс, а также будет проявлять заинтересованность.
Например, если сотруднику поставили задачу подготовить презентацию к определенному дню, то с большей вероятностью делаться это будет неохотно. Однако если руководитель сможет объяснить для какого мероприятия это делается, в чем суть новой презентации, а также предоставить какую-то дополнительную информацию с возможностью ее использования в презентации, то отличный результат не заставит себя ждать. Когда сотрудник максимально вовлечен в процесс, он сможет найти оптимальное и оригинальное решение.
Не стоит забывать и о мотивации сотрудника. Исполнителю стоит объяснить, что в случае желаемого результата он сможет получить вознаграждение, повышение или же посоревноваться с коллегами, показав лучшие результаты.
Обозначить суть
Как уже говорилось ранее, ставить задачи нужно правильно. Если задача какая-то мелкая и незначительная, то лучше всего использовать технику установки ожиданий. Руководитель объявляет своему подчиненному, что и когда он от него ожидает. Если же задача более объемная, тогда рекомендуют использовать SMART технику. Данная техника выглядит следующим образом:
- Прежде всего руководитель ставит конкретную задачу, объясняет какой результат он ждет, а также предупреждает о конкретных сроках сдачи конечного результата.
- Далее обсуждаются основные критерии, которым должен соответствовать результат. Если речь идет об увеличении количества продаж, тогда должна оговариваться конкретная сумма. Если же перед подчиненным стоит задача поиска новых сотрудников в отдел, то у него должна быть четкая инструкция с количеством человек.
- Перед тем, как поставить определенную задачу, необходимо убедиться, что данная задача является достижимой для конкретного сотрудника. Нет смысла требовать увеличения продаж в 4 раза, если работники уже сделали все возможное, чтобы увеличить их в несколько раз. Подобные завышенные требования просто приведут к тому, что подчиненные будут относиться к работе с пренебрежением и без энтузиазма.
- Любая поставленная задача должна быть значимой. Какой смысл в постановке задачи, без выполнения которой абсолютно ничего не изменится? Именно поэтому сразу руководитель должен ответить сам себе, а стоит ли вообще выполнять данную задачу? Если ответ «нет», тогда просто не нужно тратить свое и чужое время.
- Дедлайн — залог успеха, поэтому для любой задачи необходимо ставить сроки выполнения. Даже если задача не слишком сложная, руководитель обязан предупредить сотрудника к какому дню ее необходимо выполнить. Помните, что оговаривать нужно четкие сроки, без использования слов «скоро» или «быстро».
- Достичь хороших результатов точно в срок поможет разбивание большой задачи на подзадачи. При этом сроки в данном случае оговариваются не конечной цели, а маленьких задач.
Убедиться в понимании задачи
Иногда сотрудник может до конца не понять поставленную задачу, но при этом он боится задать лишний вопрос, надеясь, что в процессе разберется сам. Что в итоге получает руководитель? Совершенно другой результат! Чтобы подобного не произошло, необходимо убедиться в том, что подчиненный действительно понял основную суть того, что от него требуется. Начальник может переспросить у работника, как именно он понял задачу, какие методы он будет применять для ее выполнения, а также нужна ли ему чья-то помощь, и как он видит результат? Помните, что задавать вопрос о том, все ли сотруднику понятно, необходимо так, чтобы он не мог ответить на него только «да» или «нет».
Предоставление ресурсов
Нельзя требовать от работника выполнения задачи, при этом ничего нему не предоставив. Руководитель обязан предложить материальные, информационные или человеческие ресурсы, которые помогут выполнить задачу максимально быстро и точно. При выполнении рабочих задач исполнителю могут потребоваться не только дополнительные материалы, но и помощник.
Контроль процесса и результата
Чтобы выполнение поставленной задачи проходило в срок, а руководитель не бегал за сотрудником с вопросами о том, как обстоят дела, лучше всего, чтобы исполнитель подготавливал отчеты в строго оговоренное время.
Данный отчет может предоставляться в устной форме или же быть написанным. Идеальный интервал предоставления отчетности — неделя. За это время можно проделать большое количество работы и найти необходимую информацию. В некоторых офисах принято еженедельно предоставлять отчет на коллективном собрании. На них каждый из сотрудников по очереди озвучивают о том, что им уже удалось сделать, какие задачи находятся в работе, а за какие они только планируют взяться.
На сегодняшний день в офисах также есть доступ к различным программам-планировщикам, через которые можно контролировать работу сотрудника. В этих программах задача, которую не успевает решить работник светится красным цветом, что сигнализирует о задержке. В данном случае у руководителя есть возможность помочь подчиненному решить проблему.
Обратная связь
Чтобы добиться максимально эффективного выполнения поставленных задач, руководитель должен давать содержательную обратную связь. В случае, если руководитель остался недоволен проделанной работой сотрудника, необходимо указать четко на допущенные ошибки, а не обобщать.
Отличным вариантом работы над ошибками станет их запись в блокнот или электронный носитель. Очень важно разобрать наиболее частые ошибки сотрудника, чтобы в дальнейшем он обращал на них внимание и старался не допускать. Не следует с пренебрежением и агрессией исправлять ошибки, а лучше просто подбодрить сотрудника. Если же задача выполнена хорошо, а претензии к работе подчиненного отсутствуют, его необходимо похвалить.
Главной ошибкой многих руководителей является то, что они относятся к хорошо выполненной работе как к должному. Однако очень важно вовремя подбодрить, дать совет, помочь в решении проблемы или же просто предоставить необходимые материалы. Если руководитель хочет, чтобы подчиненный хорошо выполнял свою работу, он должен максимально четко объяснить, чего он ждет от человека.
Исходя из вышеописанного, следует сделать вывод о том, что сотрудники не могут читать мысли своего руководителя, и тот должен это понимать. Далеко не всегда сотрудник, которому была поставлена какая-то задача подойдет для уточнения информации. Многие сотрудники просто постесняются задавать вопросы руководителю, чтобы не выглядеть в его глазах глупыми. Именно поэтому важно четко и понятно ставить задачи, а также предоставлять дополнительную информацию исполнителю.
Примеры правильной постановки задач
Изначально все руководители могут допускать ошибки в постановке задач, но со временем опыт берет вверх, что приводит к отличным результатам. Предлагаем вам ознакомиться с правильными примерами постановки задач:
- Поставить перед менеджером задачу опросить всех клиентов компании, при этом устанавливается срок 2 недели, и выдается список готовых вопросов.
- Сделать запрос аналитику, чтобы он промониторил посещаемость сайта за последние 6 месяцев.
- Поручить работнику создать мобильную версию журнала до конца текущего месяца.
- Увеличить оборот в продажах в 2 раза за 3 месяца.
Только если руководитель будет четко объяснять поставленные задачи, а сотрудники будут внимательно его слушать, не отказываясь от помощи, будет проведена командная работа, которая очень быстро приведет компанию к успеху.
