1227 подписчиков

Закрытие месяца как одна из важных задач главного бухгалтера

3 минуты

2128 прочтений

24 сентября 2021

Алгоритм проверки данных при правильном закрытии месяца в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» ред. 3

Закрытие месяца является важной процедурой, которую нужно выполнять постепенно и ежемесячно для корректного формирования бухгалтерских итогов.

Закрытие месяца в большинстве случаев выполняет главный бухгалтер, поэтому важно при подготовке к закрытию включить даты запрета изменения документов для других пользователей (Операции – Настройки пользователей и прав – Дата запрета изменения данных). Дату запрета для разных пользователей можно задавать отдельно, например, в зависимости от сроков выполнения работ.

Рассмотрим, какие этапы включает в себя подготовка и само закрытие месяца:

1) Проверка проведения начислений заработной платы, налогов и взносов по всем сотрудникам, документы по начислению должны быть проведены (Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления).

2) Анализ начислений, выполненных ручными операциями. Если используются ручные операции, то нужно проверить их проведение в журнале документов. В качестве примера использования ручных операций можно привести начисление процентов по займам, доначисление налога (Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную).

3) Проверка заполнения справочника «Контрагенты» на предмет указания ИНН (не должно выделяться красным цветом), расположение в созданных папках, если это используется. Если есть контрагенты, которые бывают и поставщиками, и покупателями, то можно их вложить в папку в зависимости от частоты использования в документах либо же вовсе оставить не в папке.

4) Контроль остатков по МПЗ. Нужно, прежде всего, понимать, включена ли настройка по использованию контроля (Администрирование – Проведение документов). Желательно, чтобы галочка не стояла, поскольку это позволит сразу видеть фактические остатки и на основании них осуществлять отгрузку или списание в производство. Если же в организации большой поток документов по реализации и только после вводят первичные документы по поступлению, тогда можно отключить контроль, но в последующем обязательно перепровести документы и проверить остатки.

Для контроля остатков следует использовать отчет «Контроль отрицательных остатков» (Склад – Отчеты).

5) Удаление помеченных объектов. Поскольку дата запрета изменения устанавливается периодически, то в случае, если мы пропустили данный шаг, в последующем для удаления объектов необходимо будет открывать период, в котором создан тот или иной объект. Многие бухгалтеры опасаются и не желают этого делать, и, таким образом, накапливают помеченные объекты в информационной базе. Поэтому рекомендуется выполнять данную операцию ежемесячно, используя именно выборочное удаление объектов (Операции – Сервис – удаление помеченных объектов).

6) Удаление дублей в программе. Рекомендуется искать и удалять дубли по контрагентам, договорам, номенклатуре. Задвоение объектов часто происходит при синхронизации с другими конфигурациями или загрузкой банковских выписок.

Для удобства данную обработку можно вытянуть в раздел Администрирование, нажав на Панель навигации и действий – Настройка навигации. И из доступных команд добавить в выбранные команды «Поиск и удаление дублей».

7) При необходимости после проверки всех участков в программе необходимо перепровести документы в «Закрытии месяца», тем самым восстановить хронологический порядок. И выполнить регламентные операции из 1, 2 и 3 этапов.

8) Анализ ОСВ с подробной аналитикой. Формируем общую оборотно-сальдовую ведомость и из нее проваливаемся в ОСВ каждого счета отдельно с включением всех группировок и показателей в форме настройки. Проверяем заполнение аналитики.

9) Проверка данных по анализу субконто (Контрагенты, Статьи затрат, Статьи движения денежных средств). На данном этапе проверяется именно заполнение аналитики в документах.

10) Закрытие месяца – 4 этап. На данном этапе выполняем закрытие 90-х счетов и рассчитываем налог на прибыль.

11) Проверка учета по налогу на прибыль и по учету НДС (Отчеты – Анализ учета по налогу на прибыль и Анализ учета по НДС).

12) Экспресс-проверка по необходимым разделам учета. Данная проверка показывает не только ошибки, но и рекомендации по их устранению.

13) После закрытия месяца и сверки ОСВ необходимо сохранить общую ОСВ в электронном формате (например, Excel).

14) Установить общую дату запрета для всех пользователей.

Для удобства и сокращения временных затрат все шаги проверки можно добавить в Избранное, откуда в дальнейшем можно будет переходить непосредственно к объектам.