Хороший секретарь — это правая рука руководителя, которая готовит документы, напоминает о встречах, совершает сотни дозвонов и переписок с контрагентами, заказчиками и государственными органами.
Старые шаблоны и стереотипы говорят лишь о том, что секретари нужно для красоты и вовремя принести чай или кофе, но это мнение далекое от реального положения дел. Давайте разберем, какие же требования выставляются перед секретарями и нужен ли им английский язык.
Для чего английский язык нужен секретарю и почему работодатели сейчас это требуют?
Хороший секретарь - это помощник, который будет сопровождать своего начальника на деловых встречах, протоколировать события, договоренности и организовывать мероприятия. Секретарей часто приравнивают к личным менеджерам, которым можно поручить абсолютно все: забронировать билеты, найти место для делового обеда, договориться о переносе даты подписания контракта.
Многие убеждены, что быть секретарем не престижно, хотя работники крупных компаний откровенно смеются над этим мнением. Поскольку профессия личного менеджера/секретаря важна, то каждый работодатель подбирает кандидата на эту должность исходя из собственных убеждений. Во внимание берется образование, компетенции, личные характеристики, внешний вид и знание английского языка. Иногда английский язык является одним из ключевых факторов успешного трудоустройства. Английский язык нужен секретарям для того, чтобы:
- свободно общаться с иностранными клиентами, поставщиками, заказчиками и партнерами в телефонном режиме, при устной встрече или в переписке;
- забронировать билеты/гостиницы, обеспечить трансферт при командировках;
- читать документы, договора;
- выполнять функцию переводчика, если руководитель не знает язык.
Руководители стараются найти такого универсального помощника, которому можно делегировать часть своих не очень важных дел и немного разгрузить свой плотный график. Если компания работает на международной арене или сотрудничает с иностранными контрагентами, то руководитель будет себе искать такого секретаря, который будет знать английский, а в идеале - еще несколько иностранных языка.
Преимущества знаний английского для секретаря?
Английский язык открывает горизонты, в том числе и для профессии секретаря. Если знания английского на высоком уровне, а также есть знания делопроизводства и подходящий набор личных характеристик, то человека беспроблемно возьмут на должность секретаря в престижную организацию.
Работа в международной (крупной национальной) компании со знанием английского дает такие преимущества:
- достойная зарплата, премии, подарки;
- международные командировки, которые дают возможность посмотреть страны;
- престижная должность, хорошая брендовая одежда и идеальн6ый внешний образ;
- всестороннее развитие;
- приобретение важных связей и контактов, которые могут пригодиться в будущем;
- возможность читать, писать и общаться на английском, не чувствуя какого-либо дискомфорта и смущения.
Зачастую на должность секретаря рассматривают кандидаток в возрасте от 25-40 лет, но рассматриваются резюме как мужчин, так и женщин, а управленцы, которым действительно нужны профессионалы и ответственные личные менеджеры, будут обращать на навыки и умения, но не на гендерное распределение.
На какие курсы записаться, чтобы выучить английский или можно обучаться самостоятельно?
Давайте начнем с того, что процент школ английского языка, которые готовят курс для секретарей, крайне мал. По большому счету, всю профильную лексику можно разбить на 3-4 темы и изучить всего за несколько недель, поэтому отводить под это направление целый курс весьма неэффективно.
С другой стороны, если курсы английского по делопроизводству, управлению, «деловой английский», где предоставляется вся нужная информация. Можно пройти курс по обучению с нуля или усовершенствованию навыков иностранной речи в таких школах и клубах:
- Skyeng.ru;
- Avidreaders;
- repetitoronline.com;
- EnglishDom;
- Mlacademy.ru;
- EnglishTimeParnas.
Здесь можно пройти обучение и получить внушительный объем профильной лексике для secretary (секретаря) или switchboard operator (менеджер по входящим звонкам).
Заметим, что кандидат на должность секретаря вполне может подтянуть знания по английскому самостоятельно, если у него есть достаточная мотивация и самодисциплина. Для углубления в английскую лексику секретаря, можно взять на вооружение такие методические рекомендации: «English for Secretaries. Advanced Level», «Английский язык для секретарей-референтов", «Profession Secretary».
Сколько времени займут курсы и самостоятельно обучение?
Однозначного ответа нет по ряду причин: важен исходный уровень, цель, интенсивность и периодичность занятий, способности к языкам, объем материала. Стандартно, переход между уровнями В1 и В2 занимает примерно 200-250 часов, В2-С1 - еще порядка 100-150 часов.
Если уровень знаний нулевой, то, чтобы выйти на «уверенный пользователь» понадобиться минимум 1-1,5 года при условии, что занятия будут 2-3 раза в неделю. Некоторые онлайн-школы предлагают «экспресс-курсы» или «интенсивы», позволяющие прокачать язык до нового уровня или по конкретному направлению за 8 недель. Такие курсы - хорошая альтернатива, если уровень английского средний, но нет специфических знаний (лексика менеджера, общение в офисе, в заграничных поездках и т.д.).
Также немалую роль играет требование работодателя. Многие управленцы, открывая вакансию, сразу говорят о том, что им нужен специалист с уровнем С1. Иные же допускают мысль о том, что может прийти человек на должность секретаря с уровнем В1, но в договоре прописывается, что за 3-6 месяцев работник обязан выйти на С1.
Напоследок…
Если присутствует второй вариант развития событий, то сотруднику важно находить время на работе/после нее, когда можно прокачивать свои навыки. Лучшими помощниками будут онлайн-приложения для смартфона, печатные издания британских авторов или онлайн-курсы. Усовершенствуйте свой английский и перед вами откроются новые двери!
