При работе на рынке государственных и муниципальных закупок поставщик (подрядчик, исполнитель) осуществляет обмен документами с заказчиком посредством электронной торговой площадки (ЭТП) и функционала единой информационной системы (ЕИС). Например, через ЭТП он направляет свою заявку на участие в торгах, а в ЕИС осуществляется электронное актирование результатов исполнения контракта.
Рассмотрим, для каких целей необходим электронный документооборот (ЭДО) и какие перспективы развития ЭДО намечаются в сфере закупок
Электронный документооборот в госзакупках
Для подготовки пакета документов в бумажном формате нужно составить каждый документ вручную, распечатать и подписать его, поставить на нём печать. Затем собранные документы необходимо отправить заказчику по почте или курьером. Вся эта процедура занимает немало времени и средств.
Сегодня благодаря современным информационным системам и доступу в интернет эти проблемы можно легко решить. Так, поставщик, зарегистрированный в Едином реестре участников закупок, может участвовать в электронных торгах и обмениваться документами с заказчиком исключительно в электронной форме через ЭТП. С помощью ЕИС поставщик может:
- получать от заказчика документы по приёмке результатов исполнения контракта;
- направлять заказчику документы по приёмке.
Что даёт переход на электронный документооборот:
Высокая скорость обмена документами. Системы операторов ЭДО предназначены для работы с массивами данных, поэтому передача электронных документов по ТКС происходит практически моментально.
Удобство хранения. Электронные документы хранятся в ЕИС и на серверах оператора ЭДО и доступны для просмотра в любой момент, поэтому нет необходимости дублировать их в бумажном виде и хранить у себя. Таким образом, поставщик может сэкономить на печати и покупке канцелярских принадлежностей.
Безопасность. В подписанный электронный документ уже нельзя внести какие-либо изменения. В отличие от бумажного документа, в заверенный документ никто не сможет добавить лишний пункт. Таким образом, обеспечивается неизменность документа.
Обеспечение юридической значимости документов. Документы в электронном формате, которые подписаны с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), как и бумажные документы с собственноручной подписью и печатью обладают юридической силой.
16 марта 2021 года Госдумой был рассмотрен законопроект, направленный на упрощение и оптимизацию порядка закупок. Законопроектом предусмотрены сокращение конкурентных способов закупок, унификация процедур закупок и устранение противоречий в применении Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ. В этих целях также предлагается автоматизировать процессы с помощью ЭДО.
Согласно поправкам, предложенным в законопроекте, все этапы закупки, включая подписание документов о приёмке, должны быть полностью переведены в электронный формат.
Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись, которая необходима при работе с ЕГАИС и на госпорталах, а также для отправки электронной отчётности.
Сейчас у заказчика и поставщика уже есть право и возможность оформить электронную приёмку результатов исполнения в ЕИС, и это станет обязательным, если законопроект будет принят.
Электронный документооборот в ЕИС
С 1 января 2020 года в ЕИС работает электронное актирование — процедура приёмки товаров или услуг по госконтрактам в виде электронного документа. С мая 2021 года она стала обязательной для отдельных федеральных заказчиков.
Преимущества электронного актирования:
- Процедура приёмки для поставщиков и контролирующих ведомств полностью прозрачна. В любой момент можно увидеть, на каком этапе находится выбранный документ. В случае изменения статуса документа участники закупки получают соответствующее уведомление.
- При формировании электронных передаточных документов допускается меньше ошибок, поскольку большая часть сведений заполняется системой.
- Упрощение процесса проверки документов, меньшие объёмы документооборота в бумажном формате.
Дальнейшие перспективы приёмки в ЕИС
Создание единой системы, объединяющей ЕИС с бухучётом поставщиков и заказчиков.
Планируется, что в этой системе пользователи смогут проводить учёт товаров на основании данных из ЕИС. Кроме того, система будет блокировать денежные средства на счету заказчика после подписания документа о приёмке.
Электронное актирование в госзакупках по 223-ФЗ.
Сейчас проведение электронной приёмки доступно только заказчикам по 44-ФЗ. В перспективе такая возможность рассматривается и для заказчиков по 223-ФЗ.
Как организовать электронную приёмку по закупкам
Для организации приёмки в электронной форме в контракт должно быть включено условие об электронном актировании, а также о его применении для подтверждения поставки универсального передаточного документа, который объединяет в себе счёт-фактуру и акт.
В личном кабинете ЕИС поставщик должен настроить права и полномочия сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы о приёмке и в дальнейшем осуществлять предусмотренные контрактом действия по оформлению приёмки посредством ЭДО.
Заключив договор с оператором ЭДО, поставщик будет подключен к его системе (СЭД). Большинство операторов используют облачные технологии, позволяющие получить доступ к системе с любого устройства с доступом в интернет, без привязки к рабочему месту.
Например, для веб-сервиса Астрал.ЭДО не требуется установки специального ПО — все взаимодействия с СЭД выполняются через Единый личный кабинет пользователя на официальном сайте. В Астрал.ЭДО реализованы роуминг с крупнейшими операторами ЭДО, возможность подписывать несколько документов в один клик и набор других функций, например, блокировка, позволяющая исключить работу с нежелательными контрагентами.
Сервис можно попробовать бесплатно, все функции по исходящим будут доступны без ограничений в течение одного месяца.