Добрый день, уважаемые читатели :) Приветствую вас, на своём канале.
По опыту лет в ивент бизнесе, многие спрашивают.
Слава, как недорого организовать мероприятие и какой формат выбрать?
На этот вопрос однозначно ответить сложно, так как «недорого» понятие для всех разное. У всех разный бюджет и понимание чего они хотят. Но, хочу разобрать самый обычный вариант без эффекта «вау», но чтобы было камерно и приятно.
Изначально, советую определиться с количеством гостей и форматом вечера, а уже после этого начинать приступать к поиску площадки на которой хотите разместиться.
Выделю два формата для данного типа события:
- Фуршет - это тип мероприятия на котором подаются легкие закуски (чаще холодные, но можно и горячие) в виде канапе, порционные салаты, ягоды и фрукты, напитки и т.д. Еда раскладывается на фуршетных длинных столах, а приглашённые гости уже сами берут нужное количество угощений и могут удалиться поесть за коктейльный стол. Фуршет - мероприятие которое проводится стоя, присесть конечно тоже можно, если площадка располагает необходимой зоной и мебелью.
Также есть вариант фуршета в обнос. Будут стоять только коктейльные столики за которыми можно принимать пищу стоя, а официанты будут разносить и предлагать гостям закуски индивидуально.
- Банкет - это тип мероприятия, за которым все гости располагаются за столами. Блюда подаются в стол и порционно, в данном варианте голодным точно не останешься. Столы украшаются декором и красивой посудой. По мне это более официальный вид торжества.
Выбор площадки
Если вы планируете тихо и спокойно посидеть с гостями, поболтать о насущном, без лишнего пафоса. Советую присмотреться к камерным помещениям, с небольшим метражом для создания уюта. На данный момент их огромное количество. Площадки можно найти на агрегаторах (Bash Today, SpeedRent), а также в группах Facebook (Ищу Площадку и тд).
А если наоборот есть желание оторваться на полную, то предлагаю обратить вам своё внимание на лофты. Многие из них разрешают шумную музыку, а также работают до самой глубокой ночи.
Еда, нам нужна еда!!!
Как выбрать правильно еду и напитки? Тут конечно, лучше всего вам пообщаться со своими друзьями, узнать их предпочтения. Вы зададите вопрос: А кто это все приготовит!?
Отвечаю, вы можете найти кейтеринговую службу. Их тоже сейчас большое количество, первый ввод в поисковике и принимайтесь выбирать. Что такое кейтеринг и с чем его едят?
Кейтеринг-это выездной ресторан, который может вам предоставить обслуживания от А до Я.
Блюда высокой кухни, ювелирные канапе, мебель, а ещё поиск площадки, красивые накрытия, персонал, декор - все что вашей душе угодно.
Допустим, у вас мероприятие на 20 человек. Вы делаете запрос в службу, согласно вашим пожеланиям и бюджету подготавливают меню. Могут сделать просто доставку еды, либо полный цикл с обслуживанием. У вас будет свой личный официант, а может и пара зависит от количества персон, мебель (столы, стулья) если нужна, а также посуда.
Почему это может выйти дешевле, многие площадки разрешают принести свои напитки для праздника бесплатно. Кто-то берет пробковый сбор, это касается только тех напитков, у которых присутствует градус, а за безалкогольные с вас ничего не возьмут, либо предложат свои варианты по такой же цене как у вас, тут как договоритесь. В данном случае выйдет не плохая экономия. Здесь вы заплатите только за еду и обслуживание, а также за уединение и комфорт.
И ещё многие площадки предлагают свои услуги кейтеринга, в некоторых случаях его даже не прийдется искать.
Почему я не предлагаю кафе или ресторан?
Ресторан и кафе - это отличный вариант. Многим он нравится, в том числе и мне. Не нужно заморачиваться с поиском помещения и кейтеринг-сервиса, пришёл утвердил банкетное меню, сел за стол с гостями в назначенное время и все. Но в ресторане и кафе получить уединение не так просто. Вы можете сказать, что есть отдельные вип-зоны, но никакая вип-зона не сравнится со своим личным пространством.
Или может быть вы хотели фуршет, чтоб гости танцевали под музыку ваших предпочтений, ходили, общались и не скучали за столом? А заботливые официанты всегда бы держали наполненным ваш бокал.
В ресторане, такое может быть, но уже за другие суммы. Но чаще всего, они работаю над банкетной подачей, с фуршетной не встречал, но уверен есть и такие :)
Мой пример организации праздника для себя
В марте месяце у меня было День Рождения, с выбором места проблем не возникло. Я выбрал лофт в котором сам работаю, конечно праздновать на работе так себе вариант, но деньги прижимали, выбора было немного. Формат мероприятия был фуршет.
Стоимость площадки вышла за 6 часов - бесплатно, как сотруднику. А так в целом можно найти варианты от 1,5 тысяч и выше за час. По еде, у меня друзья не притязательные, решил заказать доставку пиццы, и купить фрукты и нарезать, а чем не кейтеринг? :) На мое количество людей, можно было заказать и канапе, вышло бы 12-20 тысяч с обслуживанием, без учёта площадки. Но это были бы классные, дорогие и вкусные канапе и официант сам бы разливал напитки, а также в эту сумму вошла бы посуда. Кстати, многие могут сделать скидку на аренду если вы выберете их кейтеринг.
Лофт располагает всем необходимым: столы, стулья, барная стойка, кулер с водой. Доплачивать за это не нужно. Из посуды, единственное что нужно было это бокалы и пару тарелок. Как правило их аренда не дорогая, 10-30 рублей за штуку, зависит от объема и самой посудины.
На площадке есть своё музыкальное оборудование, проектор - поэтому я был сам себе DJ и световик, для меня это был приоритет - я хотел только свою музыку.
По итогу, площадка бесплатно, 5000 рублей пицца, фрукты 1000 рублей, напитки 13000 рублей и посуда около 700 рублей - мероприятие на 20 человек - итого 17700.
Считаю, на такое количество вышла хорошая сумма. С учётом, что лофт находится в самом центре Москвы. Даже представить, что я заплатил за аренду лофта, то это вышло бы на 10-15 тысяч больше. Итого, в среднем на 35000-40000 тысяч человек можно устроить праздник. Ориентируюсь по Москве, в регионах уверен можно дешевле на порядок.
Расскажите в комментариях, организовывали ли вы мероприятия для себя и близких? С какими сложностями столкнулись? Также прошу написать, о чем рассказать вам и что было бы интересно про ивент сферу. С радостью поделюсь :)
