Заметили, что погрязли в текучке и сил на стратегическое развитие бизнеса не остаётся? Действующие предприниматели, резиденты бизнес-клуба «Атланты» делятся своим опытом делегирования задач помощникам.
Как решиться нанять ассистента, где его искать и как выбрать лучшего – далее.
Владимир Волобуев, основатель компании «MyGenetics»:
- В какой-то момент я перестал получать удовольствие от бизнеса. Вечером в воскресенье почти всегда пребывал в плохом настроении. Одна мысль, что завтра снова в офис и там опять придётся решать массу мелких задач, нагоняла на меня тоску.
Всё изменилось, когда в компании появился инвестор, ставший для меня ещё и ментором. Он сказал мне важную фразу: занимайся только тем, что тебе нравится и в чём ты максимально эффективен. Концентрируйся на главном.
Вам нужен ассистент, если вы ответите «да» хотя бы на два вопроса из списка ниже:
1. На работе вы утопаете в текучке: масса мелких задач не даёт заниматься стратегическим развитием компании;
2. У вас систематические завалы по дедлайнам и неуменьшающийся список «срочных и важных» дел;
3. Вы самостоятельно планируете свой график рабочих встреч и тратите время на стыковку переговоров, совещаний и деловых поездок;
4. Вы чувствуете выгорание;
5. Вам приходится заниматься задачами, которые не доставляют вам удовольствия;
6. В вашем лексиконе закрепилась фраза «нет времени». Нет времени на новые проекты, хобби, на семью. Очень часто «нет времени» - это «нет людей», которые могут подставить плечо и взять на себя часть работы, отсутствие структуры в бизнесе.
Никита Андросов, основатель digital-агентства «Ingate»:
- 12 лет назад, когда я сделал ретроспективу календаря, я понял, что 30% времени трачу на нотариусов, организацию путешествий, семейные дела и прочие ценные, но не производительные моменты жизни. Тогда я нанял своего первого помощника.
6 лет назад я осознал, что мой ассистент может быть ещё и большой поддержкой непосредственно бизнес-задачах.
Где искать помощника?
Павел Фадеев, Директор по цифровизации бизнес в «СтройТрансГаз» рассказывает, что всегда старается брать помощника из числа имеющихся сотрудников, поскольку они уже часть команды и к ним сформировано доверие: «При этом нужно понимать, что ассистент – это отдельное состояние ума, души, психологии человека».
На самом деле существует три основных варианта, где искать ассистента:
1. Здорово, если есть свой проверенный человек, которому можно полностью доверить внутреннюю кухню работы, вплоть до паролей от соцсетей;
2. Вторая поляна, на которой ищем, – текущий коллектив, доверенные сотрудники, которые уже имеют опыт и понимают ситуацию в бизнесе;
3. Если ни в ближнем кругу, ни в компании таких людей нет, размещаем вакансии или обращаемся к HR-специалистам.
Как выбрать ассистента?
ТОП-5 отличительных черт хорошего помощника:
1. Вы ему доверяете.
Бизнес-ассистент имеет доступ к огромному количеству информации, которая имеет критическое значение для бизнеса.
2. У него гибкий ум.
Ассистенту приходится решать много нестандартных задач. Нужно знать, где искать нужную руководителю информацию, у кого запрашивать данные.
3. У него высокий эмоциональный интеллект (EQ).
Огромное количество контактов с различными по уровню, статусу людей требуют серьёзной работы для правильного позиционирования себя лично, задачи, компании, руководителя.
Важна эмпатия, умение сопереживать и поддерживать.
4. Вам комфортно вместе.
Вы будете проводить вместе большую часть рабочего времени. Важно совпасть по темпераменту. Никакой предыдущий опыт и отличные рекомендации не спасут, если человек вас просто раздражает.
Какие функции выполняет бизнес-ассистент?
Тут всё зависит от ваших договорённостей и того, намерены вы передать ассистенту только бизнес-задачи, или будете давать и личные поручения.
Обычно ассистент занят следующим:
· Планирует график, встречи, переговоры;
· Готовит справочную информацию;
· Сопровождает руководителя на мероприятиях;
· Обеспечивает коммуникацию с внешними подрядчиками;
· Помогает с документами.
Екатерина Косолапова, директор сети садовых центров, питомника и студии ландшафтного дизайна «Мастера Сада»:
– Мой ассистент – настоящий универсальный солдат, каким, на мой взгляд, он и должен быть. 10-15% его рабочего времени он мой личный водитель. Он может заменить меня на мероприятиях и встречах, умеет составлять презентации, владеет базовыми навыками монтажа видео. Следит за письмами и комментариями в соцсетях, составляет график поездок, как деловых, так и личных.
Немаловажно и то, в какой сфере и на какой позиции вы работаете.
Павел Фадеев, директор по цифровизации бизнес в «СтройТрансГаз»:
- Роль и функциональная нагрузка в формате частного и корпоративного бизнеса у ассистента разная. В частном бизнесе, особенно на этапе становления компании, ассистент – это второе Я директора или собственника. Очень часто уровень и ответственность выполняемых задач, сопоставимы с задачами руководителя. Ассистент не является партнёром по бизнесу, но если он не относится к проекту как к своему, эффекта не будет.
В корпоративном мире ассистент выполняет больше представительскую функцию. От него ждут выполнения рутинной работы, он – некий фильтр входящей информации для руководителя. Влияние на деятельность компании значительно меньше, не делегируется принятие судьбоносных решений.
Талантливый бизнес-ассистент высвобождает время и помогает предпринимателю быть более эффективным. Какие повседневные задачи вы хотели бы делегировать помощнику?
