С чего начать?
С энергии! Наведение порядка в документах — процесс энергозатратный, поэтому прежде чем начать убедитесь, что вы в ресурсе и настроении это делать.
Желательно, чтобы в этот момент вам никто не мешал и не отвлекал вопросами и разговорами. Вам нужно сконцентрироваться!
Не забывайте делать перерыв каждые 2-3 часа, если процесс затянулся.
Первый этап — расхламление
Соберите все имеющиеся документы, чеки, договора, гарантийные талоны, буклеты, листовки и остальное в одном месте.
Все нужное и актуальное — складываем в одну стопку.
Все неиспользуемое, просроченное — в другую, которая отправится на выброс.
Памятка по срокам хранения личной документации*
- Счета, квитанции об оплате — храним 3 года.
- Кредитные документы и квитанции об оплате — 3 года.
- Штрафы и квитанции об оплате ГИБДД — 2 года.
- Чеки и этикетки на одежду — 2 недели
- Чеки на бытовую технику — 1-3 года (до конца гарантийного срока)
- Документы на собственность, авто — пока они в вашем владении.
Памятка по срокам хранения рабочей документации*
*Мы перечислили не всю документацию, а только самую основную. Прежде чем выбрасывать что-то — ОБЯЗАТЕЛЬНО проверьте, сколько тот или иной документ должен храниться.
Лайфхак — хранение инструкций!
Инструкции в виде книжечек к бытовой технике часто занимают огромное количество места. Для оптимизации — вырежьте только титульную страницу и текст на русском языке, скрепите степлером и уберите в файл. Занимаемое место сократится минимум в 2 раза.
А можно вообще перевести все в электронный формат и сохранить на компьютере/телефоне, создав папку с соответствующим названием .
Второй этап — категоризация
Документы из стопки «НУЖНОЕ» распределяем по понятным для себя категориям. Например:
- медицина
- транспорт
- недвижимость
- банк
- личные документы
- учеба
- ксерокопии
- архив
С рабочей документацией — действуйте аналогично.
Все, что можно отсканировать и перевести в электронный формат — сканируйте и переводите.
Третий этап — хранение
Лучшие места для хранения:
- кабинет
- гостиная
- спальня
Обязательное условие — место должно быть труднодоступно для детей, а не для вас.
В чем хранить:
- папка-скоросшиватель
- папка с файлами
- папка с кнопками или застежкой зип-лок
- папка подвесная
- настольные или подвесные лотки вертикального или горизонтального хранения
- конверты разных размеров
- доска-органайзер
- картонные коробки/пластиковые контейнеры (подходит для рабочей документации, которую надо хранить долго)
Как поддерживать порядок
Чтобы бумажный архив снова не разросся до неприличных размеров, надо:
- Входящую документацию разбирать каждый день.
- Сразу сортировать на важное и не нужное
- Выбрасывать «спам»
- Проверять хранящиеся документы на актуальность — 1 раз в год
А как у вас обычно проходит процесс наведения порядка в документах? Поделитесь в комментариях
