Каждый архив уникален по своему, у каждого архива свои правила. Есть архивы, которые легко идут на контакт, оперативно отвечают на запросы, принимают запросы и предоставляют ответы по электронной почте.
В 2019 году мне пришлось приложить немало усилий, чтобы получить нужную мне информацию из архива ДНР. Раньше – Государственный архив Донецкой области (Украина). Теперь это государственный архив отдельного государства.
Есть хорошая новость – архив не берет деньги за свои услуги. Есть плохая новость – запросы, направленные им по электронной почте, архив не исполняет.
Что же делать тогда? Есть 2 варианта – найти исследователя на месте (но для меня это было дорого) или попробовать получить документы самостоятельно. Вариант поездки в архив я не рассматривала.
Распишу поэтапно, как я получила нужные мне документы из архива ДНР. Документов было 2 – копия актовой записи о рождении моей бабушки за 1933 г. и номер партбилета прадеда, отца моей бабушки.
Итак,
1. Уточнила в архиве о возможности направления им запроса по почте.
Получила ответ: «Направить почтой теоретически возможно, но если Вы направите письмо вне Донецкой Народной Республики, вероятность, что оно будет доставлено, низкая. Эффективнее сделать непосредственный запрос через доверенное лицо в ДНР ».
Самое важное я из ответа архива узнала – запрос мой примут.
2. Составляем запрос в свободной форме, указывая адресата, суть запроса, свои паспортные данные, ставим дату, подпись.
Архив требует подтверждение родства, поэтому я приложила все требуемые документы - простые копии. Также в запросе указала дополнительно, что документы будет получать мой представитель по доверенности.
3. Дальше письмо нужно отправить по почте. Почта из России в ДНР идет через а/я в с.Куйбышево Ростовской области.
Да сайте https://postdonbass.com/ есть руководство, как правильно указать адрес на конверте, чтобы письмо дошло до адресата.
При отправке писем в адрес архива ДНР указываем в разделе отправитель свой почтовый адрес, ФИО, все как обычно. А вот в разделе получатель пишем:
а/я 12 (Гос.Архив ДНР) с. Куйбышево, Ростовская обл., 346940 ( 283086, г.Донецк, пр. Лагутенко, 12 )
Стоимость отправки равна стоимости отправки письма по России. При отправке заказным письмом, в квитанции будет указан трек-номер. Сначала по этому треку отслеживаем письмо по России тут - https://www.pochta.ru/tracking , после того как письмо будет иметь статус «Получено» на этом сайте, начинаем его отслеживать вот тут - https://postdonbass.com/
4. Как только в отслеживании письма по ДНР появится информация о том, что письмо доставлено, можно отсчитывать 30 дней. Именно столько дней отводится регламентом работы архива, на обработку запроса и подготовку ответа.
5. По истечении этих 30 дней, можно звонить в архив. По электронной почте писать бесполезно, ответ все равно не получите. Звоните и уточняйте о результатах поиска. По телефону скажут, нашлись ли документы по вашему запросу или ничего не найдено.
6. Если документы нашлись и вы хотите их получить, то на этом этапе придется понести материальные затраты. Вариантов всего 2 – отправиться самостоятельно в архив со своим паспортом, или же обратиться к посредникам.
Посредников найти можно на форумах или поискать в интернете курьерские службы, которые работают как по территории ДНР, так и по территории РФ. Искать нужно именно в ДНР, федеральных российских курьерских служб в ДНР не представлено.
На посредника нужно оформить нотариальную доверенность. При чем не важно, кто будет выступать в роли вашего представителя в архиве – курьер, родственник, знакомый или же человек , который оказывает услуги посредника в архиве на коммерческой основе.
Для оформления доверенности нужно обратиться в нотариальную контору, при себе иметь свой паспорт и паспортные данные курьера/посредника, которому вы доверите право получения в архиве документов, адресованных вам. Стоимость оформления доверенности около 1500 р., уточняйте у нотариуса.
Далее доверенность нужно передать в курьерскую службу в ДНР или же посреднику в ДНР. Курьер/посредник с доверенностью сходит в архив и заберет заказанные документы.
Я воспользовалась услугами одной такой курьерской службы. Цена услуги у них была приемлемой. Отправляла доверенность я с водителем автобуса (на Автовокзале в Ростове есть такая услуга, которая оказывается теперь официально) и получала документы я также через водителя.
Процесс сложный и не быстрый. Мои совокупные затраты на получение 2 документов из архива ДНР составили около 5000 рублей. Основные затраты – доверенность и ее отправка из Ростова в Донецк. Тариф на передачу документов из Донецка в Ростов примерно в 2 раза был ниже.
Полученные документы позволили мне значительно продвинуться в дальнейших поисках.
_____________
Оксана
