Часто мы пишем письма по электронной почте второпях или параллельно занимаясь другой работой, и это приводит к определенным ошибкам. И если речь о деловой переписке, то такие ошибки могут привести к разного рода неприятным последствиям. Особенно если это письма клиентам или руководству.
Часто бывает, что вы находитесь в процессе написания письма, нажали куда-то не туда и адресату отправилось не дописанное до конца послание. С обрывком мысли и без прикрепленных файлов. Будет смотреться странно. И вы будете производить впечатление странного человека. А когда отправите вдогонку правильный вариант еще раз отвлечете клиента. Не говоря уже о том, что пока будете доделывать можете еще раз отправить незаконченное – и такое бывает.
Для того, чтобы избежать этого, я рекомендую писать такие письма не от начала к концу, а наоборот – с конца к началу.
Алгоритм следующий:
1. Сначала прикрепляем к письму нужные файлы.
Думаю, что уже понятно, почему именно так. Нет ничего хуже писать вдогонку получателю:
– Сорри, файл забыл прикрепить.
Он про вас подумает, что вы растяпа. И ему будет неудобно работать с вашими письмами, где в одном письме важный текст в теле письма, а прикрепляемый файл в другом письме.
2. Ставим подпись.
Подпись – важная часть любого послания, и часто бывает, что мы впопыхах забываем или не успеваем подписать письмо. А если это письмо клиенту с важным предложением? Он может решить, что это какой-то фейк или спам. Он не поймет от кого оно и отправит в корзину.
Поэтому сначала пишем свои Имя Фамилию, должность, компанию, контакты для связи и т.д. – всё что входит у вас в подпись к письмам. И только потом текст письма.
3. Пишем основной текст самого письма.
После того, как написали, проверяем орфографические ошибки и смотрим, что не забыли указать важные моменты. Если письмо важное, рекомендую прочитать его с конца в начало. Так вы найдете многие ошибки, которые спрячутся при чтении от начала до конца.
4. В строку «КОМУ» вписываем адресата в самый последний момент перед отправкой.
Тогда вам сложно будет случайным неловким движением отправить незаконченное письмо. Написали послание, прикрепили все нужные файлы, проверили ошибки и только после этого вписываете получателя.
Если вы пишете не новое письмо, а нажимаете «Ответить» или «Ответить всем» в полученном от кого-то письме, то у вас получатели проставятся автоматически. Тогда заходим в пункт КОМУ и копируем адреса получателей в какой-нибудь временный файл, а из строки удаляем. Пишем само письмо. Всё проверяем и перед самой отправкой вставляем из этого файла адреса получателей.
Тогда и предыдущая переписка сохранилась, и письмо не улетело раньше времени.
Если вы будете следовать этим простым правилам, то досадных ошибок в вашей почтовой коммуникации будет значительно меньше.
Если вам нравятся такие статьи, подпишитесь на мой канал , чтобы не пропустить новые публикации на эту и другие интересные темы.
