Задач у секретаря/офис-менеджера/ассистента предостаточно ,и все они бывают из разных сфер, поэтому сегодня я решила обсудить лайфхаки, позволяющие быстрее решать поставленные задачи, без потери эффективности.
Стоит отметить, что человек я по натуре ленивый, а значит хочу сделать все быстро, но качественно, чтоб переделывать не пришлось =)
Первое что приходит мне на ум, это оптимизация процессов, например таких как почтовые отправки. На заре моей карьеры мой функционал был очень органичен: прием и распределение звонков и отправка корреспонденции. Я должна была вести подробный электронный реестр отправок с указанием адреса, получателя и содержимого, конверты заполнялись от руки, и так эта система и существовала до момента, когда мне принесли 400 актов сверок, которые необходимо было занести в реестр, оформить на каждый документ конверт с уведомлением и отправить. Прикинув сколько времени у меня уйдет на это если я буду работать по старинке, в голове возник план действий! Т.к. в электронном реестре были адреса и данные получателя, я наловчилась копированием из exel в word переносить эти данные, и, засунув конверт в принтер, печатать адреса сразу на конверте. Следом в принтер засовывала уведомление, и вуаля!, адрес печатался и на нем. Для того чтобы указывать отправителя, т.е. нашу компанию, я собрала самонаборный штамп. Таким образом я в несколько раз сократила время обработки одного письма, и существенно ускорила отправку. Поистине лень - двигатель прогресса! =)
Мытье посуды. Дома у меня лет 10 посудомойка, но устроившись в новую компанию, мне приходилось мыть чашки после гостей и руководителей самой. О, как мне это не нравилось! Особенно в те дни, когда был аврал на работе. Почти год я преодолевала себя и наконец купила небольшую посудомоечную машину в офис! Это было счастье, и огромное облегчение в работе.
В Бизнес центре наша компания занимает целый этаж, который закрывается железной магнитной дверью, которую можно открыть картой. На протяжении целого года я бегала каждый день десятки раз из одного конца холла в другой, так как приходили курьеры, гости, и забывчивые коллеги (на которых под конец я стала срываться: "я не швейцар!"). В один особенно напряженный день ,когда меня разрывали в разные стороны и я без конца бегала открывать дверь, у меня почти случилась истерика. Я позвонила и потребовала, чтобы как то решили эту проблему. В итоге мне поставили видеодомофон. Счастью не было предела =)
Какие выводы можно сделать? По максимуму облегчайте себе жизнь! Полезно остановиться и задуматься: что сделало бы мою работу комфортнее и легче? И воплощать идеи в жизнь.
А какие лайфхаки есть у вас?