За последние две недели ко мне поступило несколько обращений от предпринимателей и руководителей о том, что они хотят сменить бухгалтера на своем предприятии.
Конечно я рада взять на обслуживание новых клиентов, но я всегда уточняю что не так с прежним бухгалтером, почему ищете другую бухгалтерию. Я прошу дать доступ в бухгалтерскую программу и возможность поговорить с бухгалтером под видом аудитора.
И в результате ситуации бывают только две:
1. Бухгалтер действительно не компетентный и творит какую-то дичь подвергая компанию большому риску. И тут опасения руководителя абсолютно обоснованы. Ситуацию нужно менять как можно быстрее.
2. В бухгалтерии порядок. Нет явных причин прямо сейчас менять бухгалтера.
Во втором случае я предлагаю руководителю определить цель этих перемен. Что он ожидает от смены бухгалтера. Зачем менять хорошую бухгалтерию на хорошую бухгалтерию. В зависимости от этого я предлагаю решение. И оно не всегда связано со сменой бухгалтера. Потому что в некоторых случаях можно поменять бухгалтера, но проблему это не решит.
Вот некоторые примеры:
1. Проблема: Руководитель недоволен тем, что бухгалтеру требуется очень много времени на предоставление запрошенной информации. Даже самой простой, такой как акт сверки.
Данные: Я пообщалась с бухгалтером чтобы выяснить почему ей требуется так много времени на такую простую работу и выяснила (ШОК), что бухгалтер ведет бухгалтерию в табличках Excel. Просто руководитель не готов был нести затраты на покупку и внедрение программы 1:С, а бухгалтер не настаивал в силу своего возраста и привычки работать по «старинке». При этом отчетность формировалась корректно, сдавалась с срок, у компании не было взысканий со стороны налоговой. Кроме того, бухгалтер очень вовлечен в деятельность компании и делает гораздо больше чем требуется от бухгалтера.
Решение: Очевидно, что смена бухгалтера не решит проблему. Но автоматизировать процессы в бухгалтерии совершенно точно необходимо. А это требует затрат. Готов ли руководитель на такие изменения в своей компании? Это уже другой вопрос.
2. Проблема: Руководитель не доволен тем, что часто приходят требования на оплату пени хотя он всегда вовремя оплачивает налоги.
Данные: Я попросила выписку по расчетам с бюджетом чтобы определить в какой момент происходит начисление пени. И увидела, что часто сдаются уточненные отчеты по страховым взносам. Так как суммы взносов в корректирующем отчете были всегда больше, чем в первичном, это приводило к начислениям пени. Выяснилось, что руководитель не сообщает своевременно в бухгалтерию о кадровых изменениях на своём предприятии. Зачастую это происходит уже после начисления зарплаты и уплаты страховых взносов, а порой и после сдачи отчета. Вроде уплатили вовремя, но не полностью. Отсюда и начисления пени.
Решение: Необходимо наладить процесс своевременной передачи данных в бухгалтерию и вопрос будет решен. А бухгалтер очень терпеливый. По два-три раза переделывать каждый отчет – не каждый на это согласится.
3. Проблема: Предприниматель вообще не в курсе что происходит в бухгалтерии. Он только отвозит документы бухгалтеру и не получает в обратку никакой информации.
Данные: При более пристальном рассмотрении ситуации оказалось, что это точно какая-то дичь творится. Бухгалтер не работает в бухгалтерской программе. Отчеты и книгу доходов и расходов делает вручную. И самое поражающее – в январе приняли на работу сотрудника, но бухгалтер не делала начисления зарплаты и взносов и не сдала отчётность по взносам за 1 квартал просто потому что она была не согласна с решением предпринимателя трудоустроить сотрудника.
Решение: С таким бухгалтером нужно расставаться как можно быстрее. Предпринимателю теперь придется нести дополнительные расходы на восстановление учета за прошлый период и оплачивать штрафные санкции за несданную отчетность.
4. Проблема: Между бухгалтером и руководителем произошел личный конфликт.
Решение: Лошадь сдохла – слезь! Не нужно разбираться кто прав, а кто виноват. Нанимайте другую бухгалтерию. Психологический микроклимат в коллективе вашего предприятия важнее чем амбиции любого из ваших сотрудников.
5. Проблема: Этот случай сложно назвать проблемой. Когда я спросила предпринимателя почему он не хочет продолжать работать со своим бухгалтером, он ответил «Я её боюсь».
Решение: Смело меняйте бухгалтерию. Выбирайте ту бухгалтерию, с которой вам будет психологически комфортно работать. Помните, что бухгалтерия помогает вам развивать бизнес и реализовать ваши бизнес-идеи законным и безопасным для вас способом и предупреждает о возможных рисках. А какую степень риска вы готовы брать на себя – это ваше решение и ответственность.