Я расскажу о подготовке к юбилею, что было придумано и как воплощено. Может кому-то пригодится.
В 2020 году перед всемирной коронной историей в феврале у нашего директора случился юбилей.
Я, как известно, работаю помощником руководителя, прослыла творческим человеком в узких кругах нашего коллектива и на меня упал груз ответсвенности.
Было решено праздновать сам юбилей в ресторане "Смолинопарка", а иногородних гостей поселить там-же в гостинице. Гости состояли из сотрудников всех наших филиалов (6 филиалов от Краснодара до Новосибирска) и руководства фирм, с которыми у нашего директора многолетние рабочие отношения. Всего планировалось около 40 гостей.
"Смолинопарк"-это гостинично-ресторанный комплекс в поселке в черте города на берегу озера. Там есть несколько ресторанов, гостиница, домики с саунами и мангальными зонами, зимой горка, каток, ледовые фигуры, елка, напрокат коньки, тюбинги, снегоходы а летом ухоженый пляж, катамараны, летние кафе.
Программа празднования была расчитана на 2 дня: первый день ресторан, второй день выезд в боулинг, возвращение в гостиницу и баня-шашлыки.
Первое, что я сделала, это составила список приглашенных: местных и иногородних, взяла у директора их электронные почты и номера телефонов. Для высоких гостей сделала пригласительные, как смогла придумала дизайн и сваяла. Каждому лично разослала. В списке отмечала, кому послала.
Затем всех обзвонила (кого-то через секратеря), получили ли приглашение и когда можно уточнить приедет ли человек на праздник. Затем ещё раз обзванивала, уточнила кто что надумал и нужно ли будет организовать гостиницу, перелёт, встречу в аэропорту.
После этого поехали в "Смолинопарк" с директором на встречу с администратором ресторана. Обсудили меню, торт, выбрали украшение зала, заплатили предоплату за всё, включая пиротехника салюта. Затем я уже сама созванивалась, списывалась по договору, выставлению счетов, изготовлению именных карточек на столы, придумавала рассадку, и пару раз туда ещё приезжали для обсуждения расстановки столов, зоны фуршета и диджея.
Встретились с ведущим праздника (он уже вёл мероприятия у директора), тот набросал мне заданий: составить список желающих поздравить и их очередность с именами и кратким представлением каждого человека или компании, накидать на флешку побольше разных фото юбиляра, чтобы крутить их по монитору весь вечер. Договорились о фотографе. Ведущий сам прекрасно поет и играет на электрогитаре, будет еще клавишник, он-же диджей.
Дальше я занялась покупкой билетов на поезда-самолеты-автобусы. Стыковки рейсов, поиск приемлимых вариантов. Снова куча счетов, записей, чтобы ничего не упустить и не ошибиться с датами и временем.
Затем составила список иногородних, кто будет проживать в гостинице. сколько одноместных номеров бронировать, сколько двухместных. Забронировала, счета оплатили. Директора поселили на это время там-же, так он сам захотел.