Рады сообщить, что компания АППИУС оказывает методологическую поддержку заказчикам на этапе внедрения системы технического документооборота (СТДО) Appius-PLM путем адаптации специально разработанной типовой процедуры управления технической документацией под специфику работы предприятия, исходя из его сферы деятельности.
Методика управления технической документацией содержит детальную схему жизненного цикла документа применительно к СТДО Appius-PLM. Кроме того, она включает в себя подробное описание всех автоматизированных процессов и предоставляет универсальные типовые формы, в частности:
- порядок формирования дерева проектов;
- методику нумерации;
- методику присвоения номеров ревизий;
- порядок оформления главного реестра документации/накладных/писем/матрицы ответственности и их шаблоны;
- порядок разграничения прав доступа к элементам;
- требования к процессу рассмотрения документации;
- требования к процессу согласования выпускаемых документов;
- требования к порядку выдачи замечаний/формату листа замечаний;
- требования к формату документов;
- порядок взаимодействия с подрядчиком;
- требования к именам файлов.
Далее рассмотрим некоторые из этих пунктов. К примеру, структура дерева проектов в СТДО Appius-PLM отражает текущее логическое разбиение деятельности организации по проектам, объектам, подобъектам, стадиям реализации и т. п. (рис 1.).
По индивидуальному номеру документа можно легко определить его принадлежность к проекту, объекту, стадии, дисциплине и т. д.
Каждому комплекту документов номер присваивается в соответствии с единой схемой. Также возможна полистная нумерация документации. Способ идентификации документации выбирается индивидуально в соответствии с производственными особенностями организации. Пример нумерации комплекта рабочей документации и расшифровка схемы приведены в выдержке из процедуры по управлению технической документацией с помощью СТДО Appius-PLM на рисунке 2.
Перед началом выпуска документации на различных стадиях проекта каждым подрядчиком составляется главный реестр документации (ГРД) – перечень всей документации, выпускаемой подрядчиком.
ГРД представляет собой реестр в xlsx-формате, содержащий информацию для заполнения обязательных полей карточки документа (рис. 3). Перед началом работы c каждым проектом в СТДО этот перечень загружается для создания пустых карточек документации с обязательными атрибутами: номер документа, наименование документа, ревизия, ожидаемый статус, класс, планируемая дата выпуска и т. п. Создание дерева проектов может проводиться как в ручном режиме, так и с использованием специального инструмента для автоматического импорта.
ГРД может обновляться в ходе проекта в соответствии с текущими потребностями. В таком случае подрядчик обязан проинформировать о планируемом изменении и направить новую редакцию ГРД для загрузки в СТДО.
Использование накладных в СТДО также обязательно для всех документов, которыми обмениваются организация и подрядчик. Каждая передача технической документации от подрядчика и наоборот должна сопровождаться накладной.
Например, документы от подрядчика должны сопровождаться входящей накладной (рис. 4). Она может быть представлена на сетевом ресурсе в форматах pdf и xlsx. В рамках одной накладной может передаваться неограниченное количество документов. Для входящих накладных так же существуют правила нумерации (рис. 5).
Рассмотрение документации происходит по маршруту, построенному на основании предварительно загруженной в СТДО матрицы ответственности. Она содержит в себе информацию о связи между документом и специалистом. Система автоматически формирует задачи для каждого участника процесса рассмотрения в зависимости от определенной в матрице роли (рецензент, куратор, утверждающий, информируемый) и отправляет уведомления о них на электронную почту.
Далее документ рассматривается в следующей последовательности: рассмотрение рецензентами, куратором, утверждение руководителем. По завершении процесса рассмотрения СТДО автоматически формирует результаты рассмотрения документов (лист замечаний, консолидированный файл результатов рассмотрения). После рассмотрения документы и файлы результатов рассмотрения возвращаются подрядчику по исходящей накладной для отработки замечаний и выпуска новой ревизии (в случае наличия замечаний).
На типовой процедуре основана комплексная технология быстрого внедрения СТДО Appius-PLM. После утверждения руководителем организации данная методика стандартизирует и регламентирует подход к управлению технической документацией с помощью СТДО Appius-PLM на предприятии.
Она позволяет в максимально короткие сроки ввести систему в опытную эксплуатацию. На следующем этапе система будет модифицироваться под индивидуальные требования заказчика, которые выявились в процессе ее эксплуатации пользователями. Теоретические предположения для технических доработок при этом полностью исключаются.
