Под эгидой "резать косты" компании рассматривают разные варианты как сэкономить на персонале. Удаленка? Перевод подразделений компании в регионы? Набор фрилансеров под решение отдельных задач?
У всех этих способов есть как положительные, так и отрицательные стороны.
Рассмотрим один из них подробнее - столь популярный сейчас перевод бэк - офиса в регионы.
С первого взгляда выгода очевидна - ведь заработная плата региональных сотрудников ниже на 30-50%. И аренда офисов в регионах дешевле в разы. Не буду приводить цифры, т.к. разброс цен очень велик и зависит от классности офиса, от его месторасположения (город, район) и, конечно, от выбранного региона. Но факт экономии однозначно будет!
В целом выгода налицо!
Однако в этой бочке меда есть своя ложка дегтя и, увы, не одна.
Данный выбор выглядит радужным и выгодным только для тех, кто еще не опробовал его на практике.
Итак, о минусах перевода офисов в регионы и о дополнительных затратах о которых вы, вероятно, не знаете и, соответственно, их не учитываете:
1. Производительность труда сотрудников в регионах. Она окажется ниже на 10-40%, чем у их столичных коллег. Связано это с тем, что многие проактивные сотрудники мигрируют в крупные города, где для них открывается реальный выбор и возможности для роста по карьерной лестнице. Конечно, уезжают не все! Но тех, кто остался, закрыть потребности всех "переехавших" компаний не хватит. Может даже и на одну вашу не хватит.
Это не Москва, где есть выбор, где люди живут, чтобы работать. У людей в регионах другая психология, рвать жилы на работе большинство из них не будет.
Это обязательно надо учесть при расчете численности регионального штата.
2. Затраты на руководителя регионального офиса. Зачастую компания вынуждена взять эдакого надсмотрщика - "экспата", для того, чтобы держать работу в региональном офисе под контролем.
3. Расходы на установку системы видеонаблюдения. Даже некрупные бизнесы стали устанавливать в удаленных офисах видеосистемы, чтобы в любой момент можно было убедиться, что сотрудники работают. Звучит, конечно, слегка кощунственно. Однако, уровень дисциплины и качества работы в удаленном офисе - прямо пропорционален удаленности его от головного. Вообщем, чем дальше от головного офиса - тем хуже.
4. Проблемы с коммуникациями. Региональный офис варится в собственном соку. Регламенты, приказы, положения -все это сотрудники головного офиса должны не забыть протранслировать в удаленный, иначе он начинает отставать от головного и жить своей жизнью.
5. Расходы на почтовые услуги и связь. Описи и пачки документов курсирующие между офисами. Документы, как правило, имеют свойство теряться даже в рамках одного офиса, а уж при пересылке...
Да и увеличение расходов на связь стоит учесть.
И не забывайте про разницу в часовых поясах!
6. Потери времени. Сборные совещания, на которых связь у удаленного офиса "отваливается" - увы, даже в нашу цифровую эпоху это остается реальностью. Стоимость ожидания сотрудников головного офиса, пока проблема с подключением будет ликвидирована, может исчисляться в тысячах. Удивлены? А посчитайте фонд оплаты труда руководителей, сидящих в ожидании? Грубо: 10 -15 чел с зп 100 000 -200 000 рублей + налоги с ФОТ - 1 минута такого "круглого стола" стоит в среднем больше 250 рублей... Да и совещания с представителями удаленных офисов по статистике длятся дольше по времени.
7. Расходы на открытие юр лица. При наличии стационарного офиса в регионе, вы обязаны открыть там обособленное подразделение или юридическое лицо. Ведение и того, и другого будет стоить вашей компании дополнительных денег.
Вообщем, прежде, чем открывать региональный офис, я рекомендую тщательно просчитать дополнительные затраты ( см п. 1-7 ) и сопоставить их с ожидаемой экономией.
А какой же выход, спросите вы?
Знакомые, неудачно "зашедшие" в регион, закрыли там юридическое лицо и заключили договор аутсорсинга на ведение бухгалтерского учета, сдачу отчетности и ведение управленческой отчетности.
Работают, довольны.
Экономия составила около 40% от прежних расходов.
Аутсорсинговая компания построила работу таким образом:
1. Были определены участки и обязанности, которые должны остаться в офисе. На эти участки был подобран персонал из числа сотрудников офиса и со стороны.
2. Остальные функции аутсорсинговая компания ведет удаленно.
3. Контроль сотрудников бэк- офиса, оставшихся в офисе, аутсорсинговая компания оставила за собой.
4. Еженедельно куратор компании приезжает в офис на короткую планерку, докладывает о результатах деятельности, отвечает на вопросы, консультирует. Легальная оптимизация налогообложения и сокращение рисков позволили сократить расходы на примерно 25%.
5. Раз в месяц финансист аутсорсеров презентует финансовую отчетность компании учредителям, отчетность сопровождается аналитической запиской.
Основные управленческие отчеты были автоматизированы, поэтому теперь они готовы на 1.5 недели быстрее, чем раньше.
Визуализированная отчетность с удобной детализацией вкупе с комментариями аналитика предоставляет собственникам реальную картину работы, причины проблем и является базой для принятия управленческих решений.
Если для вас вопрос экономии актуален- могу поделиться контактом аутсорсинговой компании.
А отчетность у знакомых теперь выглядит так:
Принимайте взвешенные решения, Господа!
... И продолжение следует!
