Всем известна прописная истина «Время – деньги!». Но кто из нас занимался оценкой того, как в действительности оценить стоимость времени? Давайте попробуем посчитать для примера, сколько же реально может терять среднестатистическая компания, которая владеет инфраструктурой видеоконференцсвязи, а также взглянем на то, как проблемы при планировании, и даже небольшие простои в начале каждой видеоконференции могут результировать в огромные финансовые потери.
Современные ВКС стали сложнее
Раньше для управления большими системами видеосвязи использовались выделенные календари, однако сегодня, в эпоху повсеместного использования систем объединенных коммуникаций (UC), таких как Microsoft Teams, Skype for Business и Google Hangouts Meet, алгоритм подключения к видеовстрече значительно усложнился. Видеотерминал Poly или Cisco не оснащен своим почтовым клиентом, он не может переходить в собрание MS Teams, Skype for Business и Google Hangouts Meet по ссылке. Для осуществления звонка, видеотерминалу необходимо передать адрес H.323 или SIP URI. Для конечного пользователя это означает, что когда он приходит в переговорную комнату, процесс подключения только начинается. К примеру, для подключения к комнате Microsoft Teams ему необходимо: достать портативное устройство с почтовым клиентом (смартфон или ноутбук), открыть почтовый клиент, найти необходимое письмо с приглашением, а также нужную именно его терминалу инструкцию, и при помощи пульта видеотерминала вручную набрать буквенно-цифровую комбинацию символов 1234567890112@domain.ru — адрес собрания.
Как упростить процесс и скорость подключения из ВКС в собрания Microsoft Teams, Skype и Hangouts Meet?
Даже опытному пользователю на эту последовательность действий необходимо выделить не менее 10-ти минут рабочего времени. В среднем на одном собрании присутствует до 10 сотрудников в должности не ниже начальника отдела. Если считать, что в эксплуатации компании находится до 30 переговорных комнат, а в день в каждой комнате проводится по одной видеовстрече, то непродуктивно затраченное время на набор неудобных комбинаций цифр, в котором к тому же легко допустить ошибку и набрать некорректный адрес, составляет около 1100 часов ежемесячно (30 переговорных х 10 сотрудников х 10 минут х 22 рабочих дня / 60 минут). Такой расчет производился исходя из допущения, что в одной переговорной комнате проходит одна видеоконференция в день, но зачастую комнаты имеют намного большую загрузку, и в них проходит до 5-6 собраний за рабочий день.
Считаем правильно!
Если учесть, что средняя заработная плата сотрудников, которые имеют статус и должность, позволяющую участвовать в видеоконференциях, составляет от 500 рублей в час, то выходит примерно 550.000 рублей в месяц косвенных потерь только на том, что планирование и подключение к видеоконференции происходит вручную. Это минимум 6.600.000 рублей из фонда оплаты труда, которые «вылетают в трубу» ежегодно!
И это далеко не все потери, вам наверняка доводилось видеть пустующие переговорные комнаты, на информационных панелях которых был статус «Занято». Это те переговорные, в которые не пришли приглашенные на видеоконференцию сотрудники. Обычно системы бронирования видеоконференций ничего не знают о фактическом присутствии людей в переговорной комнате, поэтому информация о том, что комната на самом деле пустует, не возвращается в систему. В результате, переговорные комнаты простаивают без использования, с индикацией «занято».
Это создает видимость того, что количество имеющейся инфраструктуры не соответствует реальным потребностям компании. Для владельцев бизнеса и менеджеров поступает четкий сигнал — необходимо расширить пулл доступных переговорных комнат, так как имеющее количество является недостаточным. Очевидное решение, когда поступающая аналитика использования интерпретируется неправильно, приводит к тому что финансируется строительство новых переговорных комнат. В таком случает потери с учетом увеличения аренды и бюджетов строительства новых переговорных не идут ни в какое сравнение с потерями фонда оплаты труда.
Сколько на самом деле, стоит время? Мы, вероятно, не сможем ответить на данный философский вопрос, над которым бились величайшие умы всех времен и народов. Но сколько вы сможете сэкономить денег, внедрив с нашей помощью систему управления видеоконференцией Synergy of Things, мы вам точно скажем. И подсчитав затраты вместе с вашей компанией, поможем избежать финансовых потерь в будущем.