Документооборот является неотъемлемой частью строительства, и организация данного процесса влияет на сроки, позволяет избежать финансовых потерь, то есть определяет качество работы и репутацию компании в целом. Необходимо понимать всю важность данного аспекта и не пренебрегать им. На каждом этапе выполнения работ, есть документы, от своевременности оформления и подписания которых, зависит возможность избежать множества проблем при вводе объекта в эксплуатацию и сдаче Заказчику.
Расскажу о каждом из них подробнее, на что стоит обратить внимание. На первоначальном этапе – это оформление «Акта приема-передачи площадки». С момента подписания данного документа Подрядчик берет на себя ответственность за строительную площадку, поэтому в данном документе важно указывать при подписании, так называемое, «Особое мнение». К примеру, на момент подписания акта Дефектная ведомость не передана, тогда в документе стоит указать «Особое мнение»: Приемка осуществляется с замечаниями, акт подписывается без предоставления дефектной ведомости. Дефектная ведомость предоставляется отдельно.
«Акт допуска на площадку» - подписание данного документа с Заказчиком включает в себя своевременное предоставление всех необходимых разрешений, приказов, допусков, удостоверений, необходимых для осуществления работ Подрядчиком. При привлечении Субподрядных организаций для выполнения определенных этапов работ им необходимо предоставить со своей стороны такие документы.
Также важным аспектом перед началом строительных работ является установка приборов учета воды и электроэнергии для учета и контроля объема ежемесячных потреблений и отнесения в расходы.
Подрядным организациям важно обратить внимание на то, чтобы проектная документация передавалась от Заказчика с отметкой «В производство работ». То есть, Заказчик передает экземпляр проектной документации со штампом «В производство работ», либо ответственные лица со стороны Заказчика отправляют проектную документацию в электронном виде, но с соответствующим сообщением в теле письма.
Это позволит избежать разногласий с Заказчиком, а также многократных переработок выполненных работ.
За 2 недели до выхода на строительную площадку составляется «График производства работ», параллельно составляется «График поставки материалов», отталкиваясь от даты окончания работ по договору, т. е. как бы в обратном порядке. Эти 2 документа являются также неотъемлемыми для всего процесса, т. к. определяют работу отдела снабжения, необходимость заранее обеспечить поставку «заказных позиций», спланировать реестр оплат финансовому отделу и избежать простоя рабочих и ИТР.
Отдел ПТО Подрядчика в свою очередь на этом этапе формирует «Лимитно-заборные карты» на основании проектной документации, а линейные сотрудники проводят обязательный подсчет фактических объемов работ.
Таким образом всесторонний контроль позволит избежать погрешностей в расчетах отдела ПТО и заказа материалов сверх потребности. Здесь важно фиксировать и сохранять все расчеты в электронном виде, как для аналитики, так и для выполнения СМР на объектах в будущем.
Приступив к строительству, обязательно стоит выполнить, так называемый «эталонный» или «показательный» объем работ. Например, «Типовой этаж» или «Типовую квартиру». Только так Подрядчик может оценить все этапы работ, выявить возможную необходимость внесения изменений в проектные решения, определить проблемные участки и принять все необходимые меры для того, чтобы избежать их в масштабах всей стройки.
Конечно, для контроля всех строительных процессов и во избежание штрафных санкций, обязательное ведение на объекте строительства всех необходимых журналов:
- «Журнал первичного инструктажа»
- «Журнал техники безопасности»
- «Журнал входного контроля»
- «Журнал производства работ»
и т.д.
Существует ряд документов, оформление которых позволяет обеспечивать первичный и последующий контроль соответствия выполнения работ проектной документации и их качество.
Это «Акт предварительной приемки выполненных работ» или «АКТ ППВР», документ отражает объем работ (по видам, единицам измерения и количеству), который в данный момент предъявляется к сдаче Заказчику и позволяет документально зафиксировать приемку Заказчиком даже мелких этапов (видов) работ.
Подрядчику также необходимо позаботиться о подписании «Актов передачи выполненных работ под дальнейшее производство работ» со смежными организациями», например, выполняющими чистовые отделочные работы и, по завершению, передающие их по акту под монтаж выключателей и розеток в квартирах. Здесь главное позаботиться, чтобы при подписании Акта указывалось «Особое мнение», как и в случае с «Актом приема-передачи площадки». То есть прописывается, что Подрядная организация согласна и принимает факт выполнения работ (монтажа) без проверки качества выполнения данных работ.
При длительном строительстве необходимо оформлять «Акты принятия выполненных работ» на основании актов ППВР за период, согласовывая с Заказчиком каждый этап работ или объем. Например, выполнение гидроизоляции перед выполнением стяжки, - для документального подтверждения факта выполнения работ и качества с Заказчиком.
«Акты скрытых работ». Форму актов лучше подготовить заранее, заполняя на объекте фактически выполненные работы по видам и ответственных лиц. Необходимо своевременно оформлять и подписывать, не забывая производить фотофиксацию. Также обязательная фотофиксация относится к выполнению работ смежными организациями и при составлении «Акта комиссионного осмотра». Данный документ оформляется при причинении ущерба, указывается объект, объем причиненного вреда (объем работ или виды), состав комиссии (желательно составление 3-х стороннего акта) и заключение или причина, по которой данный факт имеет место быть. Колоссально важно оформить данный документ, подписать и зафиксировать на фото/видео объем причиненного вреда в момент, когда это произошло, так как этот документ будет являться основанием для оформления с Заказчиком «Акта на доп. работы», без оформления «Акта комиссионного осмотра» согласование данного документа с Заказчиком может вызвать большие сложности.
Это лишь небольшая часть рекомендаций по документообороту на этапах строительства, что касается особенностей и подводных камней. Конечно, есть еще ряд обязательных документов, которые не упоминаются в этой статье.
При выполнении строительных работ важно контролировать все процессы на каждом этапе, проводить еженедельные совещания не только с ИТР, но и с Подрядными организациями, своевременно предоставлять Заказчику все необходимые документы и уведомлять обо всех возможных изменениях в сроках или процессах. Смотреть наперед, во избежание негативных сценариев и соблюдения согласованных графиков производства работ.
